菜单 关闭

小公司应该有内部网吗?

通过 卡拉佩尼斯9月13日,二千零一十五

总结:拥有稳定员工基础的小型组织,信息和政策的系统化存储,轻松沟通和合作的员工可能还不需要投资内部网。但即使是小公司也很快超过了电子邮件,社会饲料,以及文件共享解决方案。


自2010以来,50个获奖组织中有12个在我们内部网设计年鉴manbetx官方网站手机版拥有2000名或更少的员工,有一个,赞誉,只有200个内部网用户。(请参阅本文的结尾部分了解这些获奖者的名单。)对于小家伙来说,占这组获奖者总数的24%并不算太差。但是员工少于1000人的组织往往放弃创建内部网。许多小组织都与电子邮件耶默,和A文件存储系统.在短期内,这些都能很好地发挥作用。然而,随着更多信息的添加和时间的推移,依靠这些工具访问公司的知识库会变得非常丑陋和脱节。缺乏全球性-搜索功能和不知道谁使用什么或何时可以删除文档会显著影响员工的工作效率。

采购成本,部署,对于较小的组织来说,维护大型解决方案(如SharePoint)是不允许的。自从在2010-2015年度企业内部网设计年度报告中,12家小型企业中有5家在SharePoint上运行。manbetx官方网站手机版,我们知道这是可以成功完成的。仍然,其他“开箱即用”的内部网解决方案可能更便宜、更轻,对小型组织更具吸引力。但是,不管你读什么,永远记住没有好的内部网是真正的交钥匙。.manbetx官方网站手机版设计,发展,定制,维护,治理是任何内部网设计所必需的元素。manbetx官方网站手机版

如果从我们多年来分析的数千个内部网得出一个结论,一个未经修改的交钥匙用户体验将不合格,不管它在哪里使用。每个公司都很特别,因此,没有一个企业内部网的设计可以直接在任何地方发挥作用。manbetx官方网站手机版你可以,然而,寻找一个初始设计的软件,它是一个很好的定制基础,而不需要改变一切。manbetx官方网站手机版

这个员工人数只是一个因素这应该有助于就是否有一个内部网做出一个好的决定。即使你只有25名员工,如果您的组织中存在以下任何一种情况,则内部网可能会带来实质性的好处:

  • 多个办公地点
  • 相当大比例的劳动力在远程或公路上工作
  • 计划雇用许多新员工
  • 员工流动率高
  • 并购
  • 内部沟通不畅
  • 电子邮件收件箱堵塞
  • 关于在哪里找到最新信息的困惑,政策,客户信息,销售甲板,法律要求,行业指南,公告,等等。

多个办公地点

当所有员工一起在一个办公楼工作时,特定的文化形式。这种文化可能包括咖啡厅的玩笑,常见笑话,午餐时的亲密关系,有时甚至在隔间墙壁上大喊大叫。但一旦有了多个办公室,沟通需要适应。内部网可以帮助解决这个问题,通过社交功能和团队空间鼓励员工沟通。(事实上,对员工间沟通的研究表明,在同一栋建筑中,与其他员工在同一楼层进行沟通的次数多于与其他员工在同一楼层进行沟通的次数。这就是说,我们仍然认为,跨多个楼层的办公空间不足以推荐内部网。)

员工关心他们的工作空间,想知道那里发生了什么。适用于特定位置的信息,如会议室日程安排,自助餐厅菜单,或(物理)出版物库应易于访问和更新。内部网是查找所有这些信息的一站式位置,或者按其角色对登录用户进行个性化设置,或通过每个办公室位置的菜单链接访问。

远程工作的劳动力

当面发言可以提高工作效率并鼓励合作。在线墙源和其他社交工具也可以做到这一点。但是,关于特定项目或主题的开放式交流并不总是很适合于墙式提要。内部网系统可以提供更好的协作工具,轻松链接到其他信息,文件,和在那个项目上工作。例如,在休伦咨询集团,顾问们经常在客户所在地工作,但需要找到其他顾问的信息。休伦的内部网使得这个信息很容易在网站上的任何地方访问。

Bennet Jones LLP的律师和高级经理经常在家工作,尤其是在晚上,在周末,当他们旅行的时候。然后他们使用内部网访问最新的法律裁决,政策,更多的是让他们的业务在下班后继续运转。

国家地理学会鼓励从偏远地区移动使用内部网,当出差时,甚至在组织主校区(华盛顿,D.C.)移动网站提供对员工目录的访问,新闻,以及社会特征。

雇佣更多员工

新员工通常不知道他们刚加入的公司是怎么做的。他们需要学习人,过程,工具和术语。弄清楚去哪里找这些东西会浪费他们很多时间,延长他们的入职流程。一个好的内部网可以帮助新员工高效地了解组织。事实上,许多内部网提供诸如新员工登机帮助新员工更快地提高生产力。这里的信息可以让他们对自己正在做的事情更有信心。当你想结识新同事时,它也能帮助你打破僵局。即使是一家小公司,除非你们每天早上都能见面,并且有机会亲自向每个同事和流程介绍新员工,在内部网上做这件事是非常积极的。

员工流动率高

当人们离开公司时,他们的知识留给他们,除非已记录在案,并且可以访问,可找到的,可供其他员工使用。如果信息在离职员工的电子邮件中,本地计算机,或分散在各种网络驱动器上,只有最有动机的同事才能将所有这些信息汇集在一起并解码个人笔记。

内部网可以使共享知识变得容易和系统化,并且每天都能获得这些知识。

并购

当公司合并并被收购时,企业需要找到简化流程的方法,识别并了解与之合作的人,消除重复的过程和努力,和所有人交流。保持不同的系统可以培养出不受欢迎的“我们对他们”和“这就是我们“做吧”的态度。统一系统和流程,同时,从两个(或多个)业务中获得最好的结果可以产生一个更好的系统——一个更好的内部网,促进统一和核心业务价值和目标。

世纪之交由于QWEST在2000年收购了USWEST,合并后不久合并了两家公司的内部网。这些年来,内部网的设计被重复,manbetx官方网站手机版数据库和模板在整个站点中创建了更好的一致性。当非程序设计人员可以添加内容时,信息丰富的内容会爆炸。2010,Centurylink的内部网,manbetx官方网站手机版在识别用户最常访问的内容之后设计,是其中之一我们的内部网设计年度获奖者manbetx官方网站手机版.

内部沟通不畅

员工需要一个能够以安全和可查找的方式有条不紊地共享信息的地方。员工应该知道他们应该分享什么,并拥有沟通项目信息的工具和方法,政策,或团队,以及新闻,和通知。

公告和新闻让员工了解发生的事情,可以培养一种兴奋和团结的感觉。它们能让人们感到被尊重,就好像它们对组织来说足够重要,可以被告知特定的努力。员工通常在企业内部网的主页上开始工作日,阅读新闻,了解企业和整个行业的情况。事实上,阅读企业新闻是用户在大多数内部网中所做的第二大热门任务。(你知道最流行的吗?答案在本文末尾。)

电子邮件收件箱堵塞

在没有良好的内部网的情况下,员工们常常转向发送关于每一个话题的大量电子邮件,从新总统到休息室免费赠送软脆饼。这个问题太多了,我们研究中的用户经常抱怨电子邮件太多。媒体的紧迫感会分散员工的真正优先权,太多的电子邮件需要时间和压力来处理甚至归档,重要信息可能丢失或难以定位,而且很容易发现错误的信息,并错过一封以后更改或更正信息的电子邮件。

因为不喜欢误用的电子邮件,我们的设计年度获奖者之manbetx官方网站手机版一,KLICK健康,重点是创建一个由任务定制工具组成的内部网系统,该系统将在一个地方解决公司的所有业务需求,这样就消除了以前的邮件发送。

Bennett-Jones LLP鼓励用户将其内部网上的博客视为电子邮件对话的替代品。在他们这样的法律环境中,人们可以阅读关于重要案例的博客对话,新立法,最佳实践,以及新的先例。这些是完全可搜索的,条目永远不会消失。

Accolade公司内部网的一位用户的反馈是,内部网允许他少发邮件,看看他的同事在做什么,浏览公司新闻,查找所需信息,与同事交流。

关于在哪里查找最新信息的困惑

文件共享解决方案,如Box,Dropbox,埃格尼特谷歌硬盘很受欢迎,有很多有用的功能。但找到了正确的方向,大多数最新信息仍然是大多数文件共享系统的问题。关于在哪里找到最新政策的困惑,客户信息,销售甲板,法律要求,行业指南,公告,等等,可能是非常耗时和有害的。一个好的内部网可以帮助员工避免这些陷阱。Accolade内部网的另一位用户指出,内部网使他能够以一种非常简单的方式共享信息:他不再需要发送文档或将它们保存在本地存储中;更确切地说,信息在一个地方被保存和访问。内部网还可以将信息定位到特定的受众。

在一个工具中组合信息意味着创建一个IA搜索为了那个工具。即使是在内容很少的小型组织中,这两者都不是一项快速或轻松的工作,重要信息的可访问性和可搜索性是值得的。

前进

考虑您当前的工具和系统及其与员工效率在您开始创建内部网的过程之前,业务需求也是如此。如果你决定建立一个内部网,不要先选择工具或功能。写出符合的目标企业目标员工需求.然后得到利益相关者的认可。

小公司获奖名单

二千零一十五

  • 赞誉,200用户
  • KLICK健康,大约400个用户
  • 沙特阿拉伯食品药品管理局,2000用户

二千零一十四

  • 国家地理学会,约1500名全职员工用户(加上众多承包商,实习生,以及国际合作伙伴)
  • 三叉神经20用户

二千零一十三

  • Acorda疗法,股份有限公司。,350用户
  • Luzerner Kantonalbank公司,1000用户

二千零一十二

  • 世纪银行业务,大约2000个用户
  • 活人,股份有限公司。,550用户

二千零一十一

  • 贝内特·琼斯律师事务所925用户
  • Mota Engil Engenharia e Constru_o,S.A.500用户

二千零一十

  • 休伦咨询集团,大约2000个用户

有关小型企业优秀内部网的更多信息,请购买我们的报告:

2010-2015年最佳小型组织内部网

回答我们的谜语:在大多数内部网中,最流行的功能是什么?这个员工目录是杀手级应用程序,和查找有关员工的信息是最常见的任务。