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并购后的内部网设计manbetx官方网站手机版

通过 卡拉·佩尼斯11月4日2018

简介:为一个新扩张的组织建立内部网需要同理心,平衡,而且常常对高层管理有一些抵触。


为什么合并会带来伟大的内部网

当合并或收购发生时,管理层和员工变得疯狂并不罕见,不安,和混乱。所以,真正伟大的内部网可能在合并后出现,这似乎令人困惑。但他们确实如此。事实上,每年,请我们的局域网设计年度manbetx官方网站手机版该奖项包括由合并或收购推动的显著设计。manbetx官方网站手机版

对此有合理的解释。主要是,内部网团队以积极因素组成的舰队对抗变化和不确定性的浪潮,其中包括:

  • 经验丰富的团队成员。合并后的内部网团队通常包括有内部网经验和研究他们的员工是如何工作的。这个合并的团队带来了关于内部网的广泛知识,并利用了每个组件子团队的优势。例如,一个小组的专长可能是企业沟通,而另一个就是它。这些团队并不把彼此视为对手;相反,他们认识到彼此的技能和资产,并在朝着共同目标努力时相互补充。
  • 两个或两个以上的内部网设计来学习和窃取想法。manbetx官方网站手机版多个组织带来多个内部网。每一个都会成功,不成功的设计manbetx官方网站手机版团队可以学习,请学习、并借鉴——只采用“合并”的最佳特性和思想内部网。
  • 明确管理层的指示。最高级别的管理人员为新组织和内部网制定目标。例如,“成为一家公司”指导方针将包括朝着单一的企业文化努力,鼓励和使所有员工理解并在实现目标方面富有成效。这种执行计划为内部网团队提供了一些目标,因为它试图创建一个新的,积极的员工体验,包括管理层定义的身份和政策。
  • 现实的目标。团队也知道他们需要特定的,重新设计的可实现的目标。manbetx官方网站手机版在合并后的环境中,好的目标,比如“统一组织,促进合作,支持生产力,和提高搜索”在短时间内是不容易实现的。因此,团队通常有两个阶段策略明确认识到这些困难:

1)“第一天内部网解决方案”是一种过渡性服务,只专注于满足目标的最紧迫需求,并为团队提供长期规划的时间,研究,以及一个新的内部网的用户体验设计。万博官网manbetx下载

2)最终的内部网解决方案建立在第一阶段收集的结果之上。

  • 为内部网团队提供更多的自由。高层管理者通常在合并后有紧迫的决定要做,因此,他们可能会远离日常生活,详细的内部网设计决策。manbetx官方网站手机版这种管理注意力的缺乏使得内部网团队能够挖掘和工作,消除(尽管是暂时的)一些与内部网设计相关的政治因素,manbetx官方网站手机版最大限度地减少高层管理人员用户体验设计技巧万博官网manbetx下载尝试设计内部网UI。manbetx官方网站手机版

4的事情不要这样做在合并后的内部网上

公司在合并后以各种方式进行内部网设计:一些公司深思熟虑地设定长期和短期目标,manbetx官方网站手机版而其他人则一头扎进去,没有充分考虑后果。内部网团队不一定要为合并后的组织或甚至内部网定义方向。相反,这些都是由管理层决定的,人力资源专业人士,企业公关专家,或者这些组的组合。内部网团队做到了,然而,决定如何在内部网中执行和打包信息和特性。

以下是内部网团队应该采用的4种方法避免合并后。

第一条避免策略:清除所有证据并隐藏原因

我从商学院学到的最重要的一点是很难激励员工,但要使他们变得更消极是非常容易的。设计内部网或在内部网上生成内容的每个人都有权降低员工的工作积极性。manbetx官方网站手机版一个无辜的特征删除,链接名称可以被认为包含一个团队,但不包含另一个团队,或者一篇关于某个地点而不是另一个地点的新闻文章都可能导致误解,甚至引起恐慌。在你称员工过于敏感之前,想象一下如果你已经担心你的工作安全,你会有什么感觉,然后您的访问权限你每天使用的应用程序突然被拒绝了,没有任何解释。

一些组织决定隐藏页面,部分,或整个内部网,不向员工说明。他们基本上清除了老公司的所有证据,特征,术语,品牌,项目,政策,工作,还有人。

不要不解释原因就把东西拿走。员工会感到困惑,不知道该去哪里。更不用说你的行为可能会被理解为专横或无礼,可能会使人有一种失落感

#2.避免策略:一切照旧

没有企业通信组的组织有时将通信责任留给内部网团队,他可能擅长也可能不擅长这项工作。有些团队什么也不做,只是遵循“一切如常”的原则咒语。当工作和组织完全改变但内部网不承认时,人们觉得似乎有某种隐秘的阴谋,而不是简单的疏忽或沟通瘫痪。

保持多个内部网不关闭含蓄地告诉员工,任何一个内部网都是有效的,都会导致流程重复,应用,政策,以及其他类型的内容。如果人们遵循了错误的流程或根据错误的信息采取行动,其后果可能是灾难性的。相反,做一个完整的内容盘点与审核尽快。很可能每个内部网都有一些重叠的特性和类型内容可以编辑和组合。同时,通过团队讨论和确定组合的信息体系结构用户调查

注意,从长远来看,有多个内部网可能是可以的,如果内容是在一个地方编写和维护的,然后是交联。但是有多个内部网的决定应该得到很好的分析,而不仅仅是一种不作为。(有些组织通过创建一个主网来解决知道应该使用哪个内部网的问题门户公司里每个人的页面。从那里,人们可以访问存储在任何内部网或任何应用程序中的更深层的链接。但是,更多的时候,组织发现设计和维护一个主内部网是最有效和最有效的。manbetx官方网站手机版

3 .避免策略:随意选择一个内部网作为认可的内部网

仅仅因为一家大公司收购了一家小公司,这并不意味着它的内部网更好。要求被收购公司的员工切换到新的内部网可能会导致这种情况生产力损失和沮丧。强迫他们使用不太好的内部网会让他们觉得自己回到黑暗时代-新雇主与雇员关系的开端并不乐观。

例如,也许被收购公司的内部网是高度协作的,与社交功能以及生动的使用,但是,母公司的内部网没有社会特征。让员工切换到母公司的内部网会减少协作的可能性,分享,学习,在公司里有自己的声音。在删除这样的功能之前要仔细考虑。相反,为每个人提供这些功能。

还请记住,匆忙拼凑的合并后的新内部网可能与当前的内部网一样糟糕,甚至更糟。

人们不应该被迫切换到比原来的内部网更糟糕的内部网。如果没有办法适应更好的内部网(或其功能),然后,至少:

  • 传达这只是一个暂时的解决方案
  • 打开帮助台接受更多呼叫
  • 在内部网上提供书面帮助以避免一些帮助电话

避免策略4:对内部网和面向公众的网站实施相同的规则

品牌而且变更管理可以而且应该在内部和外部网站上有所不同。媒体,宣传,面向公众的网站上的内容可能与内部网上的内容完全不同。

与个人相关的功能和内容,而术语和品牌相关内容是并购后最敏感的。例如,品牌团队可能会要求收购公司的外部网站上根本没有提到品牌名称。然而,内部网不需要这样。例如,假设获得的品牌顶点替换为走鹃。内部网,作家们应该可以自由地提及这个被抛弃的品牌的名字,把它称为“过去的样子”顶点”或作为”走鹃(以前称为Acme)。”一些内部网使用后一种措辞取得了成功,而且,随着时间的推移,完全去掉括号。保留旧名称一段时间是个好主意,因为这是许多员工认识品牌的方式。

合并后的内部网面临的挑战

未选中,员工面临的这些常见问题可能会导致员工士气低落和离职:

  • 不了解新业务或组织的新任务
  • 不知道合并后发生了什么变化
  • 被忽视的感觉
  • 不认识或不认识新同事
  • 关于裁员和换工作的猜测
  • 新系统的不确定性,过程,和人民
  • 不知道去哪里获取信息(或者哪个内部网是“正确的”)一个)

成功合并后内部网的原则和特点

无论组织的执行团队是沟通的灯塔,还是守口如瓶,内部网团队的目标应该是在合并后的内部网中尽可能地做好工作。与管理层合作,规划资源和基础设施,最后是基于这些基本原则的特性:

  • 尊重员工对任何变化保持透明。放松他们的思想,让他们感觉尽可能的安全。
  • 沟通公司的经营方式现在。任务声明有变吗?业务目标是否发生变化?该组织是否会涉足新市场或细分市场?文化是什么?销售团队现在将如何销售?解释公司的计划是什么(例如,重振我们的移动通信战略,以便利用我们新收购的Acme资产)。
  • 解释如何使用内联网短期内(例如,“使用过渡页面要查找所有更新的策略,人力资源信息,和销售工具”)。
  • 团结起来鼓励组织和个人之间的交流。
  • 介绍人员和团队彼此之间。
  • 能够找到正确的信息通过主页,全球导航,搜索,和目录。

合并后的推荐功能

在每一个合并后的内部网中,没有一组功能是有用的。然而,以下项目可以帮助组织和员工在组织同质化的过程中完成轮班:

  • 通讯簿。员工通讯录是大多数内部网的杀手级应用程序,而且在合并后非常重要,这样员工就可以联系到合适的同事。包括员工简介文档,其中包含有关人员技能和知识的信息。此外,显示每个人在整个组织层次结构中所处位置的组织结构图对大型组织尤其有用。
  • 企业新闻。分享新闻在公司层面,从最高层的管理者和集中的团队,可以帮助所有员工感觉他们是同一个组织的一部分。它还让员工了解最重要的事情,传达尊重。
  • 来自管理层的视频消息。视频增加了文字缺失的个人感觉。你不能看备忘录的眼睛。随着来自公司各个部门的团队逐渐了解他们的领导者以及公司的新方向,来自管理者的个人视频信息可能是鼓舞人心的。而且,与现场会议的公告不同,视频可以在任何时间观看多次,如果需要的话。视频信息可以证明经理们非常关心他们的下属,花时间和他们交流。
  • 来自组织各部门的消息。确保即使是小的团队和努力也能在新闻中被提及,这会让人们感到被包括在内,并教会员工有关组织的所有方面。这类新闻也能激发人们对正在进行的项目的兴趣,并能激发合作。
  • 文章建议。要求员工对新闻文章和项目提出建议。manbetx官网手机登陆一个简单的“建议文章主题”表单(要求主题,为什么会有趣,可以从整个组织中产生各种各样的想法,并帮助员工感到参与其中。另外,这是一个学习和解决与人们真正相关的问题的好机会。
  • 社会特征。以在线社区的形式进行社交分享,墙壁,评论字段,喜欢,或者团队空间使团队能够非正式地交流和学习,从而促进合作文化。(然而,在你被社会特征迷住之前,确保用户生成的内容可以通过内部网的主导航菜单查找和搜索。)
  • 监控论坛或匿名邮件。如果有根本性的改变(比如裁员,移动,组合团队)发生,人类需要一个出口来讨论它们。鼓励在内部网上的公共论坛上讨论的好处是,所有问题都可以被问一次并回答一次,在一个地方。本论坛的工作人员可以接受培训,了解如何最好地回答问题和消除顾虑。此外,论坛的建立是为了让组织关心员工,并希望他们得到通知。但是,记得,没有正确的反应和指导,或者没有员工恰当地回应评论,这样的论坛可能会破坏士气和管理团队的信誉。更不用说,如果员工对福利做出回应,公司可能会面临法律问题,政策,裁员是不正确的。最后,有些员工害怕在公共场合问一个被指控的问题。在这种情况下,另一种解决方案可能涉及一个匿名表单,该表单被私人路由到一个训练有素的员工团队,或者一个电子邮件地址,员工可以将私人问题发送到该电子邮件地址。
  • 搜索。A全站搜索在内部网的每一个角落都能搜索到,在全球导航可能出现故障的地方放松一下。研究内部网和应用程序UI中使用的术语和常用术语。然后在元数据中为这些元素添加同义词环,这样即使他们是成功的,人们也会成功搜索退休的任期或产品。为了精炼这些术语,考虑tree-testing你的标签和结构。
  • 缩略词词典。每家公司都有自己的缩写。提供任何人都可以搜索的wiki,浏览、并帮助所有员工学习这些首字母的微妙语言。
缩写词列表及其含义,上面有一个搜索字段,和所有缩略词的链接在页面的左侧。
我们2018年内部网设计年度获奖者之一,manbetx官方网站手机版联合国世界粮食计划署(WFP),提供首字母缩略词搜索,一个关键的功能,为新员工和经验丰富的员工一样。
  • 员工,项目,和团队的聚光灯。通过简短的介绍员工和团队,关于他们的书面(或视频)片段。例如,每周展示一张员工照片,并附上简短的描述(例如,“认识Maria Borelli,电信经理,在ACME工作3年)。图片和标题已经说明了一个小故事。然后点击链接可能会打开一个描述她的工作和团队的页面,位置,还有几句引言。或者描述一个团队——它的成员,项目,角色。一定要从整个组织中抽取样本,所以没有人觉得被忽视。
  • 管理部分。只为管理人员创建内部网的一部分。一旦通过登录验证,向管理者提供他们所需的信息,以便在合并的转换阶段进行最佳导航。
  • 短期的“过渡”内部网或页面。“桥”页,仪表盘,和门户可以是一个很好的过渡工具,引导员工到正确的地方,即使内部网团队正在设计一个新的内部网。manbetx官方网站手机版尤其是当最相关的信息来自不同的来源时,一个桥接页面可以消除不必要的搜索和加重,可以增加用户信心。同时,当新内容还没有归属(因为正在设计一个新的内部网)时,它可能暂时驻留在一个转换站点上。manbetx官方网站手机版使用过渡区域来提升正确的,最更新的内容。为这个临时站点的淘汰设置一个时间限制(这样它就不会成为主要的内部网,这是因为设计团队的惰性)。manbetx官方网站手机版
  • 全球导航。通过全球导航菜单。避免使用品牌术语用于日常任务。例如,贸易“JT学习中心”“培训”,和“以你的方式相遇”“会议室安排”。组织并选择菜单中的术语任务或话题,不是通过组织结构
  • 易于使用。企业合并后的员工可能会感到焦虑。每天早上经常与他们打招呼的内部网现在可能已经不复存在了。这种变化和失落感会给员工增加压力。通过使新的内部网易于使用,可以避免这种压力。

员工角色合并后

将员工等同于“人力资本”财务报表可接受,但内部网不接受。组织应将其员工视为人类,不仅仅是金融资产或机器人。合并后,内部网的设计和内容应采取措施manbetx官方网站手机版同情这些员工失去了朋友,正在经历巨大的变化,可能对未来感到兴奋,并对新公司承诺的机会心存感激。

一种帮助设计团队的方法manbetx官方网站手机版记住并考虑员工的不安是更新角色要包含这3个不同的元素:

  1. 焦虑关于失业的可能性,换工作,失去的同事
  2. 混乱关于在Intranet上查找信息的位置以及当前正确的信息
  3. 兴奋关于合并及其承诺

如果您没有人物角色或者没有时间更新它们,考虑至少传达三种心态,即合并后员工可能在这三种心态之间摇摆不定。每当你创造一个新的设计,manbetx官方网站手机版问问自己,在每一种心理状态下,设计是如何帮助或伤害员工的。manbetx官方网站手机版

结论:合并后内部网的策略清单

使用下面的检查表指导您完成合并后的内部网设计。manbetx官方网站手机版

  1. 了解每个内部网的优缺点。
  2. 研究员工如何使用当前的内部网。
  3. Discover(来自执行团队,人力资源部,企业沟通,以及相关的指导方针和规则:
    1. 信息(例如如何处理尚未决定的事情)
    2. 语调(如。“明确和尊重”“不轻,不开玩笑”)
    3. 如何引用已弃用的元素,例如已经退休或正在退休的产品
    4. 品牌方针是新的或改变的
    5. 工具,例如,当前员工目录存储在何处,未来他们将如何改变,以及员工在过渡期间如何使用(例如)MS Outlook联系人
  4. 为重新设计建立简明的目标。manbetx官方网站手机版
  5. 现在定义内部网团队的角色和成员,在发射时。
  6. 制定短期计划;快速产生一个临时的解决方案。
  7. 计划一个长期的解决方案:
    1. 新的内部网设计,包含每个合并组织的所有相关内容manbetx官方网站手机版
    2. 内网品牌支持组织的目标和文化
    3. 逐步淘汰过渡性的页面和特性(在合并时仅用于连接组织)
    4. 可扩展性,比如未来的合并,或者团队被彼此吸引
    5. 技术
    6. 治理
    7. 团队角色和内部网团队成员发布后

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