Menu Close

仅内容迁移不是一种有效的内容策略

通过 Kara Perniceon April 5,二千零一十五

总结:虽然相当受欢迎,“提升和转移”不是可行的内容策略。这是一种由恐惧助长的愚蠢行为,资源有限,缺乏经验,和政治。有更好的方法来确保高质量的内部网内容,两位获奖设计师提供了他们的见解,manbetx官方网站手机版证明一个聪明的态度会有很大的不同。


“升降”是什么?Why It Happens,为什么它没有效果

内容迁移(也称为“提升和转移”)发生在内容仅从当前内部网移动到新设计而不进行任何深思熟虑的编辑时,manbetx官方网站手机版重组,归档,或者删除。是的,this seems pretty lazy,但在你将“升降和换档”称为冷漠之前,要知道,许多负责内部网重新设计的人绝不是懒惰的,而是被有效的内容策略所困扰。manbetx官方网站手机版重新manbetx官方网站手机版设计内部网是一项艰巨的任务;移除moving,and editing content can be one of the most frightening responsibilities.此外,除了与内容纠缠之外,还有很多其他的活动,设计师们可以证明自己的工作是正当的,manbetx官方网站手机版例如:遵循表达内容愿景的声乐团队和强大团队的建议,派生特征集,或者专注于品牌和visual look.

但未经处理的内容会过时,所以电流content is perfect而应该保持不变的是非常低的。如果重新设计了内部网用户界面和品牌,manbetx官方网站手机版内容至少需要同样的关注,可能更多。

事实上,赢家在2015内部网设计年度manbetx官方网站手机版conducted thorough content inventories and audits to improve content assets before including them in the new intranet manbetx官方网站手机版design.威瑞森,例如,通过消除冗余,消除了50%的人力资源内容,过时的,以及一些琐碎的信息,并在需要时整合其余的信息。

Consider Content Evaluation to Be an Opportunity,不是惩罚

假设你正在设计一个新的内部网,manbetx官方网站手机版but you don't know how many topics or pages you have,没有用户或分析数据,没有任何反馈你的内容有多有效是。在这种情况下,很容易陷入绝望的深渊。但不一定是那样的,Alicia Backlund说,五级解决方案产品策略师,a Kansas-based web strategy and manbetx官方网站手机版design firm.(backlund以前是赢得内部网团队来自全国电信公司Sprint,将无线产品和服务带给5500万客户。)相反,她建议改变你的观点,把重新设计当作一个积极的前景。manbetx官方网站手机版

"Chances are,你有相当多的内容,没有用户或所有者在很长一段时间内看过。每个人都会这样,”她说。“内部网的重新设计是一个很好的manbetx官方网站手机版理由和机会,仔细查看您的内容,只移动有意义的内容。”

Backlund shares this opportunistic attitude with another winning intranet manbetx官方网站手机版designer,Kunaal Kapoor.Kapoor是总部位于美国和英国的SharePoint和UX咨询公司的业务开发和客户伙伴关系副总裁,万博官网manbetx下载BrightStarr;他在康菲石油公司的内部网工作,世界上最大的独立勘探和生产公司。

卡普尔这样描述,“内容清单为您提供了为未来设计的机会。manbetx官方网站手机版看看这个机会。意识形态需要成为任何重新设计的第一步也是最重要的一步。manbetx官方网站手机版“我认为创造这种文化比使用任何特定的工具都重要。”

Aliciabacklund和Kunaalkapor

两位获奖的内部网设计师:(左)Alicia Backlmanbetx官方网站手机版und,Product Strategist at Level Five Solutions; (right) Kunaal Kapoor,VP of Business Development and Client Partnerships at BrightStarr.

了解员工的能力

你怎么找出要编辑的内容,移动,然后移除?第一,don't skimp on the用户研究并将用户信息传达给整个内部网团队。两位设计师manbetx官方网站手机版都建议从真正了解员工需要什么开始,想要,然后去做。“我认为康菲公司内部网的成功主要是因为用户对设计团队很熟悉,”Kapoor说。manbetx官方网站手机版“最终用户在人物角色或者故事。内部网之所以如此成功,是因为有足够的终端用户代表。公司努力不把重点放在技术上。内部网更以用户为中心,而不是以技术为中心。”

他继续说,"From a content inventory standpoint,what is critical is understanding what people do,和内容作者交谈,”Kapoor说。Looking for commonalities among the users and for repetitive tasks can be informative and drive content choices,也是。他继续说,“如果某些内容在人们和他们每月处理的周期性内容之间很常见,就像开支报告一样,它有助于创建模板,identify forms,combine some into one,并使其可搜索,以便快速定位。”

Backlund agrees that knowing员工需要什么是一个伟大的内部网的基石。"Employers have good reasons for wanting to communicate certain messages to their employees,and employees have equally important reasons to continually try to cut through the noise and focus on only those things they have to know to get their job done," she says.“这就是好的地方,扎实的可用性基础开始发挥作用。如果它对用户很重要,迁移它,of course.如果这对公司很重要,同上。”

可用性测试种族志研究,甚至调查也可以帮助你了解你的用户。

确定哪些页面未被访问以及访问原因

像许多优秀的内部网设计师一样,manbetx官方网站手机版巴克隆德提出页面流量is a good barometer to determine content's importance.“有一些非常明显的方法可以启动有关移动内容的决策过程,例如,页面流量,”她说。“只有0.0005%的用户群(其中一半可能是您,弄清楚这一页到底说了些什么)显然可以引起一些特别的注意。”

Backlund cautions that analytics cannot be considered in a vacuum.“小心点。数字并不总是能说明一切。Maybe the traffic is low because the page is difficult to find.也许一个高流量页面并不能真正回答所有点击它的用户的问题。”

通常有两个主要无法访问内容的原因:1)没有帮助,2)很难在菜单中找到,搜索结果,or on pages.Kapoor says that "making sure users are able to get to the content easily using search or the navigation or icons" is obligatory.

分析以下项目以提高内容的可查找性或可发现性:

  • 内容的元数据
  • 链接的名称和位置,菜单项,or search results leading to the content
  • 相关链接和内嵌链接

backlund敦促将页面访问数据与用户研究结合起来:“唯一确定[数据意味着什么]的方法是,真正了解您的用户及其目标,唯一的办法就是通过不断的努力。The better you get to know your users through regular conversations,testing,和反馈,你对内容对他们来说意味着什么更有信心。”

考虑只访问很短时间的页面

对于人们通常只访问一会儿的页面,consider why this might be happening.Understand whether:

  • Employees realize they are in the right place.
  • 这些信息是有用的和准确的。
  • 在交互几秒钟后,页面实际上是成功的。(For example,用户通常在页面上查找电话号码,他们马上就能在页面的顶部看到。)

Some common offenders to look for,理解,修改:

  • Page title应该是可见的和描述性的,and should match the terms used in the链接到那一页。
  • 标题和副标题也应该是可见的和描述性的。
  • 上面的信息折叠应该会有所帮助,有趣的,应与页面标题匹配,有好信息线索.
  • 绘图必须是相关和有趣.库存艺术品或不相关的图片可能会使员工反感。
  • Language应该是可以理解的,没有行话。(但是,您可以使用属于组织文化的术语,但请注意,并非所有employees了解所有的流行语。)

Evaluate Content Attributes

您可能会尝试使用快捷方式并随机删除内容,指望那些错过某件事的员工会向你抱怨。This is a risky game to play (though some would argue is better than leaving outdated content on the intranet).Better is to look at particular criteria for deciding which content to remove.

将以下5个属性作为指导,为存档内容提供安全网。

Content-Attributes Guide Based on Criteria

  1. Accuracy:是真的吗?这是正确的吗?这是最新的信息吗?
  2. 新鲜度(年龄):它是什么时候创建的?上次编辑是什么时候?
  3. 独特性:内部网上其他地方是否存在相同或类似的内容,或者被安置在另一个企业应用程序中?
  4. 对员工的重要性有必要吗?它会影响员工的工作或工作满意度吗?
  5. 对雇主的重要性:Does management want employees to have this information?

为了你有用的内容,考虑存档或删除出现以下故障的页面:

  • Not viewed by anybody(depending on the type of content,在过去的30到60天内)
  • 不使用,如果可下载,则不下载
  • 无主
  • 最近没有更新(depending on the type of content,在过去的几个月里。在这种情况下,联系所有者并询问他们是否要保留页面)

存档内容,but Secure a Safety Net

一旦确定内容无效,在确保安全网的同时,利用这个跳跃将其归档。例如,Kapoor描述了他们申请康菲公司内部网的过程,“我们围绕搜索实施了一些分析,当由于存档而找不到信息时会报告。因为这些信息毕竟是相关的,我们提供了它。”但在大多数情况下,归档是正确的做法,says Kapoor.“大多数存档内容都保存在那里。举几个例子来说,当某些内容几个月没有使用,但人们需要它的时候,它确实发生了。That content needed representation and was then included."

当然,搜索未找到已存档内容的用户有负面体验,whose impact we cannot quantify.然而,卡普尔说这是两种邪恶中较小的一种。他说:“我认为客户经常关心归档内容。”但是,如果你是有根据的猜测,在大多数情况下,隐藏可疑内容是值得冒险的。卡普尔说:“如果设计隐藏了不相关的信息,那么最终用户就更容易理解了。manbetx官方网站手机版把它放回去比把所有的信息都给用户要容易得多。”

安全网的一个重要组成部分是确保内部网团队的联系信息可见并可用。因此,in the event particular content is missing,员工可以立即报告问题,主动渠道。

实施保持有效内容的方法

With multiple intranets,协作空间,团队空间,以及项目区域,企业内部网内容会很快变得笨拙.一开始是一个好主意,让每个人都有办法为他们的团队创造一个分享和交谈的地方,但最终可能会有一个更不熟悉的地方,metadata-poor page,不包括在搜索中或航行.卡普尔说:“治理创造了谁拥有什么的模式,在支持和培训方面至关重要。”

Implement systems for keeping content fresh.这些应该是常规的,计划的活动,systematic processes,以及内容管理系统中的归纳形式。以下是这些领域的一些想法。

活动

  • Set up分析学 跟踪页面编辑和访问。自动检查以识别过时的内容并采取行动,比如联系业主,归档,or removing it.
  • 编译内容集这是众所周知的需要和重要,并计划一个策略来提高这些信息的可视性。You can elevate these items in search results,包括在全球范围内航行,并包含指向相关内容.(短期内,对于特定的查询,例如“最佳匹配”和菜单中的其他关键位置,这些可能需要在SERP上进行硬编码。以及相关链接。)
  • 创建治理模型支持分类和tagging在内容创建时。
  • 提供培训和支持用于创建新内容。

CMS and Intranet Features

  • 自动为所有内容添加日期:当它被创建时,上次更新时。
  • 启用员工“内容分级”(stars or other scales) and comments on all pages.回顾,analyze,寻找趋势,解决问题;将调查结果传递给内容所有者。
  • 显示内容所有者—name,面对,以及所有页面上的联系信息。Benefits of doing this include:
    • 巩固业主跟踪和更新内容的责任。
    • Enable other employees to give feedback to the right person.
    • 对所有者施加一些社会压力,以保持信息的准确性和有用性。(如果“内容所有者”并非真正归属于内容,您还可能希望显示内部网团队成员的信息。)
  • 如果没有已知的所有者,显示联系人信息如果内容被错误删除,内部网团队中的人员可以将其备份。
  • 在CMS,at the creation phase,建议(或强制)标记和分类所有内容。向所有者解释,当有完整的元数据与内容关联时,更容易找到内容。
  • 在创作时,建议(或强制)业主研究内容是否已经存在on the intranet.如果确实如此,协调重复。至少,crosslink between the two topics.

Backlund stresses the importance of publishing a particular piece of information in one place,但是从其他适用的地方链接到它。她解释说,“内部网最困难的事情之一是,不像网络,对于一个问题,通常只有一个正确答案来源:一份人力资源部的文件,详述了今年的假期。一个升级客户投诉的流程。因此,一个来源必须既准确又可查找。同一信息的多个副本充满了冲突信息的机会。但是只有一个区域的链接会增加用户根本找不到答案的风险。所以,确保你有一个单一的记录来源,但是在上下文中放置链接,这样您的用户(希望,您的内部网搜索引擎)可以在所有正确的位置找到它。”

如果需要,请咨询专家。

如果你的内部网页面的蜘蛛感觉更像狼蛛,这可能有助于转向专业人士,says Kapoor.“很多时候,当涉及到建立内部网时,内容库存起着至关重要的作用。我们推荐的是与一个或多个完成了内容清单的合作伙伴或人员进行接触。And when working with a partner,work collaboratively."

Summary

最吸引人的内部网有新鲜的内容,准确的,并且支持。To get there,系统地决定哪些内容属于内部网,并实施计划使其保持最新。不要寻找神奇的公式或完美的工具来制作内容清单,审计,以及成功或无痛的决定。更确切地说,遵循backlund和kapoor的建议,保持一个积极的视角来带领你度过难关。

Kapoor says a mistake that a lot of organizations make is that "they consider a new intranet manbetx官方网站手机版design to be a migration rather than fixing the issues [such as] duplication,或者噪音。“他建议你”把它当作一个机会,正在创建新版本,以及新的用户体验万博官manbetx官方网站手机版网manbetx下载设计,使内部网上的信息更加相关。”

巴克伦律师事务所,“如果可能的话,花点时间问问自己,“内容是否简洁,objective,尽可能的扫描?我们能花5分钟时间来做些大的改进吗?”如果你能,去做吧!”

不是害怕或害怕内容评估,把它看作是让事情变得正确的终极机会。如果你开始放弃并转向“提升和换档”,pivot your viewpoint to "uplift" instead.

更多来自获奖设计师的建议,manbetx官方网站手机版or to get a closer look at this year's10个获胜的内部网,purchasethis year's Intranet manbetx官方网站手机版Design Annual report.