误用的研讨会是浪费时间

你有没有参加过一个完全浪费时间的研讨会?也许目标尚不清楚,活动似乎毫无意义,或者它只是没有任何成就。或者,你有没有被要求过facilitate a workshop你觉得没必要?也许你觉得你在你构成议程时随时填补了几个小时。

这些情况发生在会议和讲习班的定义和适当用途的组织上发生。在过去,我看到了很好的同事设立了研讨会,作为与利益相关者面对面的方式,假设如果我们只是在同一个房间里长时间一起聚集在一起,那就会发生魔法。这根本不是真的!如果没有预定的问题来解决,没有真正需要合作,或者没有足够的提前规划,讲习班只是浪费时间。(和更高级别的利益相关者将摒弃您的下一次邀请。)

了解研讨会和会议之间的差异可以节省每个人的时间,充分利用团队协作,避免为研讨会制造坏名声。

本文比较了讲习班和会议的区别特征,包括目的,范围,结构和每个所需的准备金额。

会议和车间的差异,范围,长度,结构和准备差异的信息图表比较
UX Workshops vs. Meetings: Meetings are for people to share information. Workshops are for solving a problem. Purpose, scope, length, structure, and preparation differ for each.

目的和范围

Meetings are a way for people to exchange information. (Think: status updates or general knowledge sharing.) In comparison, workshops are for solving problems, with a concentrated time dedicated to idea generation and hands-on activities that allow groups to achieve an actionable, predefined goal. Simply put, meetings are where things get discussed. Workshops are where things get done.

由于这种差异,会议最适合许多主题的浅层覆盖范围,而讲习班最适合深入,重点覆盖的问题。

我什么时候应该开会?

会议适当的情景是与会者的意图是创造致力于拒绝和接收信息的人。这些讨论可以涵盖多个主题,决定或行动项目不一定必须在同一收集期间定义或采取行动。常见情况会晤是合适的:

  • 项目启动:讨论了融合项目的团队成员的初始聚会,其中讨论了项目简报和角色等关键信息
  • 站起来:一个快速(通常为15分钟)的日常,字面上的跨障碍团队的封面,用于分享关于下工作流程的进展和障碍的更新
  • 回顾一下经常发生的讨论,队伍反思他们如何共同努力,并考虑如何改善流程
  • One-on-one:Dedicated time for leads or managers to meet with a direct report to discuss projects,个人成长和发展机会
  • 领导力同步:CrossFunctional领导几个聚集的聚集,以讨论进度,学习和出色的行动项目
  • UX / Design-Team会议:用户体验或设计团队成员聚在一起分享工作、知识和灵感来源
  • 设计回顾:设计团队成员提出进度和接收设计反馈

我应该什么时候开车间?

需要来自不同群体的投入和共识,或将受益于共享所有权感的情况适合于协作式、动手式的研讨会形式。我们以前写过5 common scenarios for UX workshops那including:

  • 发现研讨会:Team members and key knowledge holders converge to understand the current state and build consensus for milestones and plans for an upcoming project.
  • 移情研讨会:在设计解决方案之前,设计师、研究人员和其他利益相关者对用户需求有一个共同的理解。
  • 设计研讨会:Crossdisciplinary team members gather to rapidly generate and discuss a wide set of ideas from various perspectives.
  • 优先级举办研讨会:团队成员和其他关键决策者来gether to decide which items are most important and prioritize them.
  • 批评研讨会:角色集成到设计过程协作分析和改进设计,以便它符合其目标。

以上每个方案都受益于研讨会环境,因为人们不仅仅需要交换有关各种主题的信息;他们需要深入关注有关特定主题的信息,并根据该信息作出或制定计划或决定。

结构和格式

Because the foundational purposes for workshops and meetings differ, it makes sense that the structure of each should also differ. Often, meetings are more passive than workshops — attendees spend most of the time speaking or listening — while workshops encourage active participation in activities such assketchingbrainstorming那or artifact creation to organize and capture group progress. However, hands-on activities certainly do not need to be reserved only for workshops; in meetings they can help participants stay engaged, break out of routine ways of thinking, or encourage reserved personalities to contribute to the conversation.

研讨会有一个典型的结构

Workshops often go through a series of分歧和融合序列。在分歧活动期间,团队成员产生许多想法或产生与手头主题相关的大量贡献。研讨会促进者可以利用许多类型的活动来实现这一目标,包括timed cycles of sketching,在便签上集思广益,或者通过写脑来产生无声的想法。

不同的活动之后是趋同的活动,在这些活动中,小组确定并理解所产生的想法和投入中的模式和主题,然后确定最可行或最有潜力的想法的优先次序。方法,例如亲和力图forced ranking在这个阶段是合适的。

会议也有结构

尽管讲习班往往遵循比会议更正式的结构,但会议不是结构性的,即使我们中的一些人可能会因过去的设计不良会议而感到不同)。

Even routinely occurring meetings such as standup and one-on-one meetings benefit from structure. One effective approach to introduce a structure flexible enough to accommodate changing discussion items over time is to provide a short list of open-ended questions to contributors before the meeting.

例如,传统的日常立宪使用一系列问题来确保对话持续停留。参与者可能仅限回答:

  • 你昨天完成了什么?
  • What are you working on today?
  • 你的路上有什么障碍?

在另一个例子中,经理可能会提出直接报告,为重复一对一的会议准备一项议程,在一组问题的框架内构建:

  • How’s your happiness?
  • 您需要在哪里支持?
  • What’s exciting for you, or what aspirations do you have right now?
  • 你对我有任何反馈吗?

即使是开放式框架,也可以提供一种帮助会议与会者了解会议目的的结构,准备充分利用分配的时间,并指导讨论。

规划和准备

Planning a meeting certainly requires preparation: there may be presentation slides to create, an agenda or meeting outline to draft, and, for nonroutine meetings, you may even have to do a little campaigning so that invitees will show up.

但大多数会议所需的准备工作与研讨会所需的准备和规划相比相形见绌。研讨会的持续时间更长,复杂性也更高,例如需要规划和贯穿的实践活动,有形物质和tools to gather, and additional buy-in to build with workshop supporters and attendees about the purpose of the workshop and the importance of their attendance.

与会议相比,讲习班最耗时的筹备活动之一是设计讲习班,并将其结构纳入正式、详细的议程。

什么时候creating a workshop agenda那begin with a clear goal and work backwards to develop your sequence of activities, rather than jumping straight into listing out all the methods you want to incorporate. Consider first filling out a workshop brief such as the one below to capture the workshop objective, key questions you need to answer, ideal attendees and environment, and your definition of success.

研讨会简介模板的屏幕截图,其中包含用于写入研讨会目标、与会者和成功指标的区域
一个例子模板为讲习班简报,帮助研讨会协调人捕捉重点目标和目标。

以下会议和研讨会准备的清单并不全面,但它们为每个聚会的准备差异提供了差异。在考虑下一个研讨会上的准备和规划时间以及您是否可以在时间表内进行实际计划并提供有用的讲习班时,请将它们作为起始地点。

清单:准备会议与研讨会

Meeting Preparation

研讨会准备

Purpose

  • Identify and document the purpose of the meeting.
  • 识别并记录研讨会的目的。
  • 完成车间简报,确保手头的场景适合车间。

与会者

  • 通过电子邮件确定并邀请相关与会者。
  • 确定将能够提供研讨会期间所需信息的与会者。确保您拥有知识持有人和决策者。
  • 如有可能,在邀请与会者之前,亲自与每位与会者讨论研讨会的目的和每位与会者的出席情况。
  • 邀请与会者并确认出席。表现出色!

结构

  • Create a list of discussion topics or a meeting outline to provide to attendees. (Longer, broader meetings may require assigning time limits to each topic.)
  • 确定与您的研讨会目标保持一致的讨论或活动,并创建活动如何将活动串起来(例如,一项活动的输出将用作下一步的输入?)。
  • 计划每次锻炼介绍,运行和汇报的分配多少时间。(考虑为每个人进行模拟运行。)
  • 创建一个正式的议程,与团队传播。
  • 与主要利益相关者或COFACILITATORS以议程为准,并确保支持所包含的活动。
  • 创建一份详细的执行文档,列出自己的其他细节(例如,每项活动所需的材料和理想的时间安排)。

环境

  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • 考虑到物理空间如何支持您的研讨会目标(例如,在经常使用的会议室的研讨会上表明了形式;非石头空间或创意空间设定了不同的期望)。
  • 确保有足够的地面空间用于物理活动,墙壁空间用于张贴组工件。

材料

  • 如有必要,创建演示幻灯片。
  • Create handouts, if necessary.
  • 制作研讨会幻灯片,帮助参与者在研讨会期间保持位置感,并为每项活动提供说明和视觉参考。
  • Create handouts, if necessary.
  • 打印以前分发的,每个与会者的最终确定的议程。
  • 收集和组织每项活动所需的有形材料和工具。

改善效果追踪

  • Follow up via email to share minutes or meeting notes and key decisions made.
  • 注意行动项目和负责任各方。
  • 综合关键见解、完成的目标和做出的决策。
  • 注意行动项目和负责任各方。
  • Capture and include photographs of in-the-moment collaboration and activity outputs.
  • 为参加者创建并发送评估表,以评估研讨会的成功。
  • 创建和填写自我评估和反思表,以注意下次不同的优化领域。
  • 现在放松一下。你做得很好!

为您的团队专门定义UX研讨会与会议

与相关团队成员坐下并明确定义您自己的团体或组织的会议和研讨会之间的差异是一个有用的活动。

考虑收集讨论,同意并记录由因素定义的会议和研讨会之间的差异:

  • 目的和范围
  • Typical session length
  • 内部生产成本
  • 客户成本(如果在机构、咨询公司或自由职业者工作)
  • 需要材料
  • Roles required
  • 准备准备
  • 所需的会后活动

You’ll help your team develop a shared language and a shared understanding that prevents people from flippantly suggesting or calling for workshops without fully understanding the level of commitment and thoughtful planning that effective workshops require.