误用的研讨会是浪费时间

你是否曾参加过完全是浪费时间的研讨会?也许是目标不明确,活动似乎没有意义,或者只是感觉没有完成任何事情。或者,你有没有被要求促进研讨会你觉得没必要?也许你觉得你在你构成议程时随时填补了几个小时。

这些情况发生在会议和讲习班的定义和适当使用不明确的组织中。在过去,我看到一些善意的同事设立研讨会,作为与利益相关者面对面的一种方式,假设只要我们把所有人都聚在一个房间里很长一段时间,奇迹就会发生。这根本不是真的!如果没有预定义的问题需要解决,没有真正的协作需求,或者没有充分的事先计划,那么研讨会就是在浪费时间。(更高级别的利益相关者会拒绝你的下一次邀请。)

了解研讨会和会议之间的区别可以节省每个人的时间,最大限度地利用小组合作,并避免为研讨会创造坏名声。

本文比较了讲习班和会议的区别特征,包括目的,范围,结构和每个所需的准备金额。

会议和车间的差异,范围,长度,结构和准备差异的信息图表比较
UX研讨会vs.会议:会议是让人们分享信息的。研讨会是为了解决问题。目的、范围、长度、结构和准备各不相同。

目的和范围

会议是人们交流信息的一种方式。(想想:状态更新或常识分享。)相比之下,研讨会是为了解决问题,集中时间用于产生想法和实践活动,让小组实现可执行的、预先设定的目标。简单地说,会议是讨论事情的地方。研讨会是做事情的地方。

由于这种差异,会议最适合许多主题的浅层覆盖范围,而讲习班最适合深入,重点覆盖的问题。

我什么时候应该开会?

会议适当的情景是与会者的意图是创造致力于拒绝和接收信息的人。这些讨论可以涵盖多个主题,决定或行动项目不一定必须在同一收集期间定义或采取行动。常见情况会议是合适的:

  • 项目开始:讨论了融合项目的团队成员的初始聚会,其中讨论了项目简报和角色等关键信息
  • 站立会议:一个快速(通常为15分钟)的日常,字面上的跨障碍团队的封面,用于分享关于下工作流程的进展和障碍的更新
  • 回顾一种经常发生的讨论,在讨论中,团队反思他们如何一起工作,并考虑如何改进他们的过程
  • 一对一:给领导或经理与直接下属讨论项目的时间,个人成长,以及发展机会
  • 领导同步:CrossFunctional领导几个聚集的聚集,以讨论进度,学习和出色的行动项目
  • 用户体验/设计团队会议:用户体验或设计团队成员聚在一起分享工作、知识和灵感来源
  • 设计回顾:设计团队成员提出进度和接收设计反馈

我应该什么时候开研讨会?

需要来自不同群体的输入和共识,或者可以从共享所有权的感觉中获益的情况适合于协作的、实际操作的研讨会形式。我们之前写过UX工作坊的5个常见场景,包括:

  • 发现车间:团队成员和关键知识持有者聚集在一起,了解当前的状态,并为即将到来的项目的里程碑和计划建立共识。
  • 移情研讨会:设计师、研究人员和其他利益相关者在设计解决方案之前对用户需求有共同的理解。
  • 设计研讨会:跨学科的团队成员聚集在一起,从不同的角度迅速产生和讨论一系列广泛的想法。
  • 优先级举办研讨会:团队成员和其他主要决策者聚集在一起,决定哪些物品最重要,并优先考虑它们。
  • 批评研讨会:设计过程中不可或缺的角色合作分析和改进设计,使其达到目标。

上述每个场景都受益于研讨会设置,因为人们不仅仅需要交换关于各种主题的信息;他们需要深入关注与特定主题相关的信息,并根据这些信息采取行动或制定计划或决定。

结构和格式

因为研讨会和会议的基本目的不同,所以每个会议的结构也应该不同。通常情况下,会议比研讨会要被动得多——与会者大部分时间都是在说或听——而研讨会鼓励积极参与诸如草图头脑风暴,或工件创建来组织和捕获组的进展。但是,实践活动当然不需要只保留在研讨会上;在会议中,他们可以帮助参与者保持专注,打破常规的思维方式,或鼓励矜持的人参与谈话。

车间具有典型的结构

研讨会通常要经过一系列的diverge-and-converge序列。在不同的活动中,团队成员会产生许多与当前主题相关的想法或大量贡献。研讨会主持人可以利用多种活动来实现这一目标,包括画草图的时间周期,在便利贴上进行头脑风暴,或者通过大脑写作来产生安静的想法。

发散性活动之后是聚合性活动,在聚合性活动中,小组确定并理解生成的想法和输入中的模式和主题,然后努力对最可行或对他们最有潜力的想法进行优先排序。方法如亲和力图表强制排名在这个阶段是合适的。

会议也有结构

尽管研讨会倾向于遵循一个比会议更正式的结构,会议并不是没有结构的(即使我们中的一些人可能会感觉不同于过去参加设计糟糕的会议)。

即使是像站立会议和一对一会议这样的常规会议也得益于组织。引入足够灵活的结构以适应随时间变化的讨论项目的一个有效方法是在会议前向贡献者提供一个简短的开放式问题列表。

例如,传统的日常立宪使用一系列问题来确保对话持续停留。参与者可能仅限回答:

  • 你昨天完成了什么?
  • 你今天在忙什么?
  • 在你的道路上有什么障碍?

在另一个例子中,经理可能会提出直接报告,为重复一对一的会议准备一项议程,在一组问题的框架内构建:

  • 你的幸福呢?
  • 你在哪里需要支持?
  • 对你来说什么是激动人心的,或者你现在有什么抱负?
  • 你对我有什么意见吗?

甚至像这样的开放式框架也提供了一种结构,帮助与会者理解会议的目的,准备充分利用分配的时间,并指导讨论。

规划和准备

计划一场会议当然需要准备:可能要制作演示幻灯片,起草议程或会议大纲,对于非常规会议,你甚至需要做一些宣传活动,以便被邀请者能够到场。

但是,与讲习班所需的准备和规划相比,大多数会议所需的准备工作就相形见绌了。研讨会的持续时间更长,并且增加了复杂性,比如需要计划和运行的动手活动,有形的物质以及收集工具,以及与研讨会支持者和与会者建立关于研讨会的目的和他们出席的重要性的额外支持。

与会议相比,讲习班最耗时的准备活动之一是设计讲习班,并在正式、详细的议程中捕捉结构。

创建研讨会议程从一个明确的目标开始,然后逆向工作来发展你的活动序列,而不是直接列出你想要纳入的所有方法。首先考虑填写一份研讨会简报,如下面的,以捕捉研讨会的目标,你需要回答的关键问题,理想的与会者和环境,以及你对成功的定义。

研讨会简要模板的截图,包含了研讨会目标、参与者和成功指标的写作区域
一个例子模板为讲习班简报,帮助研讨会协调人捕捉重点目标和目标。

以下会议和研讨会准备的清单并不全面,但它们为每个聚会的准备差异提供了差异。在考虑下一个研讨会上的准备和规划时间以及您是否可以在时间表内进行实际计划并提供有用的讲习班时,请将它们作为起始地点。

清单:准备会议与研讨会

会议准备工作

车间准备

目的

  • 确定并记录会议的目的。
  • 确定并记录研讨会的目的。
  • 完成一份研讨会简报,以确保手头的情景适合研讨会。

与会者

  • 通过电子邮件确认并邀请相关与会者。
  • 确定将能够提供研讨会期间所需信息的与会者。确保您拥有知识持有人和决策者。
  • 如果可能的话,在邀请参与者之前,与每个参与者亲自讨论研讨会的目的和每个人出席的相关性。
  • 邀请与会者并确认出席。表明感激之情!

结构

  • 创建一个讨论主题列表或会议大纲提供给与会者。(更长的、更广泛的会议可能需要为每个议题设定时间限制。)
  • 确定与您的研讨会目标保持一致的讨论或活动,并创建活动如何将活动串起来(例如,一项活动的输出将用作下一步的输入?)。
  • 计划每次锻炼介绍,运行和汇报的分配多少时间。(考虑为每个人进行模拟运行。)
  • 创建一个正式的议程与团队沟通。
  • 计划好与关键利益相关者或合作促进者的反复交流,以便在议程上保持一致,并确保对包括的活动的支持。
  • 为自己创建一个详细的执行文件,列出额外的细节(例如,每项活动所需的材料和理想的时间)。

环境

  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • 考虑实际空间如何支持你的研讨会目标(例如,在常规使用的会议室举行研讨会意味着正式;一个异地的空间或创造性的空间设定了不同的期望)。
  • 确保有足够的地板空间进行体育活动,有足够的墙壁空间张贴团体文物。

材料

  • 如有必要,制作演示幻灯片。
  • 如果有必要,制作讲义。
  • 创建研讨会幻灯片,帮助参与者在研讨会期间保持地点感,并为每个活动提供指导和视觉参考。
  • 如果有必要,制作讲义。
  • 打印以前分发的,每个与会者的最终确定的议程。
  • 收集和组织每项活动所需的有形材料和工具。

跟踪

  • 通过电子邮件跟进,分享会议纪要和关键决定。
  • 注意行动项目和责任方。
  • 创建一个综合的关键见解,完成的目标和作出的决定。
  • 注意行动项目和责任方。
  • 捕捉并包括即时协作和活动输出的照片。
  • 创建并发送一份评估表,供与会者评估研讨会的成功程度。
  • 创建并填写一份自我评估和反思表,记下下次要做的优化或不同的事情。
  • 现在放松一下。你做得很好!

为你的团队定义UX研讨会和会议

与相关团队成员坐下并明确定义您自己的团体或组织的会议和研讨会之间的差异是一个有用的活动。

考虑召开会议,讨论、商定和记录会议和讲习班之间的差异,这些差异由以下因素定义:

  • 目的和范围
  • 典型的会话长度
  • 内部生产成本
  • 给客户的成本(如果是在代理公司、咨询公司或自由职业者)
  • 需要材料
  • 角色要求
  • 准备需要
  • 热身活动要求

您将帮助您的团队开发一种共享的语言和共享的理解,以防止人们轻率地建议或要求举办研讨会,而没有充分了解承诺的水平和周到的计划,有效的研讨会需要。