误用的研讨会是浪费时间

你曾经参加了一个研讨会,惠吗ete waste of time? Maybe the goal wasn’t clear, the activities seemed meaningless, or it just didn’t feel like anything was getting accomplished. Or, have you ever been asked to促进研讨会你觉得没必要?也许你觉得你在你构成议程时随时填补了几个小时。

These situations happen at organizations where the definitions and appropriate uses of meetings and workshops are unclear. In the past, I’ve seen well-meaning colleagues set up workshops as a way to get face to face with stakeholders, assuming that magic will happen if we simply gather everyone together in the same room for a long period of time. That’s simply not true! If there’s no predefined problem to solve, no real need for collaboration, or no adequate advance planning, workshops are just a waste of time. (And higher-level stakeholders will spurn your next invitation.)

了解讲习班和会议之间的差异可以挽救每个人的时间,充分利用小组合作,避免为研讨会创造糟糕的声誉。

本文比较了讲习班和会议的区别特征,包括目的,范围,结构和每个所需的准备金额。

会议和车间的差异,范围,长度,结构和准备差异的信息图表比较
UX研讨会与会议:会议是为了人们分享信息。研讨会用于解决问题。目的,范围,长度,结构和准备情况各不同。

目的和范围

会议是人们交换信息的一种方式。(想:状态更新或一般知识共享。)相比之下,研讨会用于解决问题,具有集中时间,专注于允许群体实现可行,预定义的目标的思想和实践的活动。简单地说,会议是在讨论的地方。研讨会是事情完成的地方。

由于这种差异,会议最适合许多主题的浅层覆盖范围,而讲习班最适合深入,重点覆盖的问题。

我什么时候应该开会?

会议适当的情景是与会者的意图是创造致力于拒绝和接收信息的人。这些讨论可以涵盖多个主题,决定或行动项目不一定必须在同一收集期间定义或采取行动。常见情况meetings是合适的:

  • Project Taploff:讨论了融合项目的团队成员的初始聚会,其中讨论了项目简报和角色等关键信息
  • 站起来:一个快速(通常为15分钟)的日常,字面上的跨障碍团队的封面,用于分享关于下工作流程的进展和障碍的更新
  • RetrospectiveA regularly occurring discussion where teams reflect on how they work together and consider ways to improve their processes
  • 一对一:致力于领导或经理的时间与直接报告会面以讨论项目,个人成长那和development opportunities
  • 领导力同步:CrossFunctional领导几个聚集的聚集,以讨论进度,学习和出色的行动项目
  • UX/design-team meeting:UX或设计团队成员聚集在一起分享工作,知识和灵感来源
  • 设计回顾:设计团队成员提出进度和接收设计反馈

我应该什么时候有研讨会?

需要各种群体或者从共享所有权中受益的投入和共识的情况适用于协作的实践车间格式。我们以前写过5 UX研讨会的常见方案, 包括:

  • Discovery workshops:团队成员和关键知识持有人融合以了解当前的国家,并为即将到来的项目的计划和计划建立共识。
  • 移情研讨会:设计师,研究人员和其他利益相关者在设计解决方案之前为用户需求创造了共同的理解。
  • 设计研讨会:跨学科团队成员聚集迅速生成并从各种角度讨论广泛的想法。
  • 优先级举办研讨会:团队成员和其他主要决策者聚集在一起,决定哪些物品最重要,并优先考虑它们。
  • 批评研讨会:Roles integral to the design process collaborate to analyze and improve a design so that it meets its objectives.

Each of the above scenarios benefits from a workshop setting, because people don’t simply need to exchange information about a variety of topics; they need to focus deeply on information regarding a specific topic, and act upon or make a plan or decision with that information, as well.

Structure and Format

因为研讨会和会议的基础目的不同,所以每个人都应该有所不同。通常,会议比讲习班更加被动 - 与会者大部分时间都在讲话或倾听 - 而讲习班鼓励积极参与活动素描头脑风暴或组织和捕获组进度的工件创建。但是,实践活动当然不需要仅保留工作坊;在会议上,他们可以帮助参与者保持订婚,突破常规的思维方式,或鼓励保留人物为谈话做出贡献。

Workshops Have a Typical Structure

研讨会经常通过一系列diverge-and-convergesequences. During diverge activities, team members produce many ideas or generate a large number of contributions relevant to the topic at hand. Workshop facilitators can make use of many types of activities to accomplish this goal, including定时循环的素描,通过智能头脑对粘滞便笺进行头脑风暴,或者通过智能制作生成静音。

融合活动之后的分歧活动随后,群组识别并在所生成的想法和投入内识别和对模式和主题感,然后工作,优先考虑最可行或最高潜力的想法。方法如affinity diagramming强迫排名are appropriate during this stage.

会议也有结构

Even though workshops tend to follow a more formalized structure than meetings, meetings are not structureless (even though some of us may feel differently from having attended poorly designed meetings in the past).

甚至经常发生的会议,如起点和一对一的会议中受益于结构。一种有效的方法来引入结构的灵活性足以满足不断变化的讨论项目,以便在会议前向贡献者提供简短的开放式问题。

例如,传统的日常立宪使用一系列问题来确保对话持续停留。参与者可能仅限回答:

  • What did you accomplish yesterday?
  • 你今天在努力工作吗?
  • 你的方式是什么障碍?

在另一个例子中,经理可能会提出直接报告,为重复一对一的会议准备一项议程,在一组问题的框架内构建:

  • 你的快乐怎么样?
  • Where do you need support?
  • 对你来说是什么令人兴奋的,或者你现在有什么愿望?
  • Do you have any feedback for me?

Even open-ended frameworks like these provide a structure that helps meeting attendees understand the purpose of the meeting, prepare to make the best use of the time allotted, and guide the discussion.

规划和准备

计划会议肯定需要准备:可能会有展示幻灯片,以创建,议程或会议纲要,以及非结果会议,您甚至可能要做一些小型竞选活动,以便邀请将出现。

但与讲习班所需的编制和规划相比,大多数会议腭所需的准备款。工作坊的持续时间更长,并且具有增加的复杂性,如需要计划和经营的动手活动,有形的材料和收集的工具以及额外的买入与研讨会支持者和与会者建立有关研讨会的目的以及他们出席的重要性。

与会议相比,讲习班的最耗时的准备活动之一正在设计研讨会并在正式的详细议程中捕捉结构。

When创建研讨会议程,从清晰的目标开始,倒退以发展您的活动序列,而不是直接跳上列出要包含的所有方法。考虑首先填写一个研讨会简介,如下面的研讨会目标,您需要回答,理想的与会者和环境所需的关键问题,以及您对成功的定义。

研讨会的屏幕截图简要模板,具有在研讨会,与会者和成功指标中写作的领域
一个例子template为讲习班简报,帮助研讨会协调人捕捉重点目标和目标。

以下会议和研讨会准备的清单并不全面,但它们为每个聚会的准备差异提供了差异。在考虑下一个研讨会上的准备和规划时间以及您是否可以在时间表内进行实际计划并提供有用的讲习班时,请将它们作为起始地点。

清单:准备会议与研讨会

会议准备

Workshop Preparation

目的

  • 确定并记录会议的目的。
  • Identify and document the purpose of the workshop.
  • 完成研讨会简介,以确保手头的情景适合研讨会。

与会者

  • 通过电子邮件识别和邀请相关与会者。
  • 确定将能够提供研讨会期间所需信息的与会者。确保您拥有知识持有人和决策者。
  • 在邀请与会者之前,讨论每个人与每个参与者的讲习班目的以及每个人与每个参与者的相关性。
  • Invite attendees and confirm attendance. Show gratitude!

Structure

  • 创建讨论主题或会议大纲列表,以提供给与会者。(更长的,更广泛的会议可能需要为每个主题分配时间限制。)
  • 确定与您的研讨会目标保持一致的讨论或活动,并创建活动如何将活动串起来(例如,一项活动的输出将用作下一步的输入?)。
  • 计划每次锻炼介绍,运行和汇报的分配多少时间。(考虑为每个人进行模拟运行。)
  • Create a formalized agenda to circulate with the team.
  • Plan for back-and-forth with key stakeholders or cofacilitators to align on the agenda and ensure support for the included activities.
  • 创建一个详细的执行文档,列出您自己的其他详细信息(例如,每个活动所需的材料和理想的时间)。

环境

  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • 预订物理或数字会议空间。
  • 确保技术设备(例如,投影仪,手机等)提前正常运行。
  • Consider how the physical space will support your workshop goals (e.g., a workshop in a regularly used conference room suggests formality; an offsite space or creative space sets a different expectation).
  • 确保有足够的楼层空间,用于发布组工件的墙壁空间。

材料

  • Create presentation slides, if necessary.
  • 如有必要,创建讲义。
  • 创建研讨会幻灯片,以帮助参与者在研讨会期间保持一个地方感,并为每项活动提供指示和视觉参考。
  • 如有必要,创建讲义。
  • 打印以前分发的,每个与会者的最终确定的议程。
  • 收集并组织每项活动所需的有形材料和工具。

跟进

  • 通过电子邮件跟进,分享分享时间或会议票据和关键决策。
  • Note action items and responsible parties.
  • 创造关键见解的合成,实现的目标,以及做出的决定。
  • Note action items and responsible parties.
  • 捕获并包括局部协作和活动输出的照片。
  • Create and send an evaluation sheet for attendees to rate the success of the workshop.
  • Create and fill out a self-evaluation and reflection sheet to note areas of optimization or things to do differently next time.
  • 现在放松一下。你做得很好!

Define UX Workshops vs. Meetings Specifically for Your Team

与相关团队成员坐下并明确定义您自己的团体或组织的会议和研讨会之间的差异是一个有用的活动。

Consider gathering to discuss, agree upon and document the differences between meetings and workshops as defined by factors such as:

  • 目的和范围
  • 典型的会话长度
  • 生产内部成本
  • 客户的成本(如果在机构,咨询或作为自由职业者工作)
  • 需要材料
  • 需要角色
  • Preparation required
  • 需要会后活动

您可以帮助您的团队制定共享语言和共享的理解,这可以防止人们轻盈地建议或呼吁研讨会,而不会完全理解有效的研讨会所需的承诺和周到规划的程度。