在过去的20年中,我分析了使用过程数以百计的团队创建了伟大的内部网。我已经了解到,成功的Intranet-Redesign项目在素描,特征选择或编码之前开始良好。实际上,您可以通过遵循本文中的步骤来使重新设计过程有效,平滑和用户居中。由于每个组织都有自己的文化,需求和挑战,因此使用这些步骤作为指导,并寻求以在您的环境中工作的方式修改它们的方法。

伟大的Intranet-Redesign过程的第一阶段为新设计奠定了基础。这个初始阶段涉及组装内联网团队,研究用户需求和发现改进机会,在重新设计项目的共同愿景下解决,并确保资源。

团队

  1. 任命一位领袖
  2. 组装内联网团队

发现以及当前的事态

  1. 确定内部网重新设计的催化剂
  2. 回顾、计划和做用户研究
  3. 映射组织的数字生态系统

愿景和对准

  1. 涉及到利益相关者
  2. 与Intranet的愿景有关领导和利益相关者

建立资源

  1. 分配资源
  2. 创建以用户为中心的工件,供内部网团队定期使用。
  3. 做系统和运营相关的计划
  4. 尽早宣传你的想法

团队

1.指定领导者

指定重新设计的领导者。虽然很多人可以投资在内部网中,如果没有人是负责很容易认为其他人正在完成工作。官方领导人将避免责任的扩散。

领导者负责从高层管理人员和整个组织的利益相关者那里提取许多观点,充分利用数字工作场所的工具,并保持团队的专注。

内联网领导人将:

  • 负责创建项目愿景并帮助团队维护它
  • 团结和激励团队成员
  • 保持领导和利益相关者参与和支持
  • 在需要的时候做出最后的决定,在分心和政治之后
  • 对整个组织,用户任务,业务需求,数字工具以及如何使Intranet最有效的员工角色的完整视图

新闻,公告,活动,福利,政策和系统援助通常是内联网的大部分。因此,大多数内联网拥有并由公司通信,它,人力资源或这些组合引导,这是有道理的。不太常见,内联网由Web团队或特殊的Intranet或数字工作场所团队拥有。

2.组装内联网团队

组建初始团队通常有以下三种方式:

  • 该团队已经到位了从以前的设计,那些人在团队中被加入了重新设计。很高兴从一开始就拥有一些人数,因为团队以前在Intranet上工作了,它已经有一些关于Intranet设计的见解。
  • 有人雇佣一个机构完成大部分的设计和部分的编码。机构可以带来内部网设计经验和外部视角,以激励内部网团队,并帮助其导航设计过程。在内部网设计过程中,它们特别适合填补临时需要的技能空缺。

最近10位获奖者的80%内联网设计年度比赛聘请外部机构与他们在内部网重新设计上工作。分配给每个机构的工作量不同。在某些情况下,原子能机构做了很少的工作,例如下列其中一项:敏捷的教练,想法,旅程映射创作,原型设计,可视化设计,协助IA或搜索,编码系统。在其他情况下,该机构从A到Z创造了内联网。

请注意,在精益或敏捷中工作意味着团队必须计划与外部机构的合作关系,以扩展到主要的内部网版本之外,也包括未来较小的迭代。换句话说,这种合作关系并不会在大型发布会上结束。这种类型的过程可能意味着你将需要找到额外的预算来保留一个机构。这也为与真正了解公司业务的代理机构建立长期合作伙伴关系创造了机会。(或者,如果合作伙伴关系不太合适,团队也可以尝试新的代理机构发布更轻松、更小的版本。)

  • 领导者组建内部团队以满足他们的需求。通过这种方法,需要重新设计技能鉴定,那么球队从组织内部或以匹配项目的需要之外组装。对内部雇员在内部网上工作的好处是他们将能够在释放后维持内联网,并将在项目中投资。但是,确定所需的技能可能很困难,特别是在项目的成立方面。

召集整个内部网团队可能需要一些时间,而且可能无法在重新设计的早期阶段完成。聚集一个小型的“启动团队”,拥有核心技能,如IA、搜索、内容策略、用户体验策略、交互设计、服务设计、编程、用户研究、促进研讨会,以及内部网的推广和营销。

现务状况

3.识别内联网重新设计的催化剂

为了帮助您预测工作将容易或导致摩擦的地方,首先确定Intranet-Redesign项目的原因。我遇到的常见催化剂包括:

  • 并购
  • 组织转换,如更新的战略远景或产品中的变更
  • 重塑组织或产品和服务
  • 内联网的更新/退休,或者构建了组织想要采用的新技术
  • 用户投诉或可用性问题
  • 领导的决定,以改变企业内部网,以更好地传达信息或支持员工

无论重新设计的原因是什么,所有组织都需要为重新设计完成某些步骤,以帮助和成功。重新设计的催化剂可以使过程中的步骤更难或更容易。

4.审查,计划和用户研究

审查用户研究调查结果,计划新研究,并进行新研究。另外,选择您将用于跟踪的参数改进和决定如何收集所需的信息。

回顾已有的研究成果。研究应该告知新设计的目标(不是在设计完成后才开始——或者永远不会)。在规划过程的早期查看调查结果。

无论您是丰富的用户研究还是最小的反馈,都通过审查您已经了解您现有的Intranet的有用性,有效性,效率和可用性以及它与其他内部系统的适用性的有用性,有效性,效率和可用性。分析已收集的用户反馈,并查看存在的研究差距。然后执行所需的研究。

在内部网规划阶段早期有用的一些信息包括:

  • 组织中的工作角色及其与核心业务的关系
  • 与这些角色相关的任务,因为它们与组织的目标相关(如服务设计
  • 今天这些任务是如何完成的(使用当前系统)
  • 当前的系统对员工和组织的服务有多好
  • 为什么系统工作良好
  • 在内部网撒谎的地方,支持更好的员工生产力,沟通和动机
如果您现有的研究没有涵盖员工当前的活动和需求,请运行其他研究,如发现研究,以确定改进的机会。另外,进行研究评估现有内部网的易用性为什么它工作,或者不工作。

在Intranet项目早期可能影响的一些研究方法包括:

一种。上文查询与员工
访谈用户
C。任务分析对于特定的管理任务和作业函数
天。定性用户测试当前系统
e。通过内联网接收的反馈和常规需要援助的主题的分析
f .网站分析,为调查的目的

测量您当前的内部网,以便稍后将其与重新设计进行比较并评估改进。

基准考虑使用这些方法的当前Intranet和数字工作场所系统的有效性和易用性:

一种。定量用户测试在顶级任务上
调查从用户量化的反馈,量化井,什么都没有,以及他们想要的东西
C。地点分析,用于问题识别
支持电话(人们需要帮助的电话和话题的数量)
E.在线帮助请求(有多少,关于哪些主题)

5.规划组织的数字生态系统

首先弄清楚您现在拥有的内容以及您的员工正在使用的工具,开始重新设计。从内部系统的库存开始,如存在的内部网和外网的数量其他工具人们在有效或无效地使用哪些设备,人们正在使用(以及他们将来可能使用)。

此库存将帮助Intranet团队了解新Intranet的机会,以及将哪些工具保留,更改,合并或替换在重新设计中。

愿景和对齐

6.涉及利益攸关方

在任何设计项目中,参与和与利益相关者,谁可能是你的内部开发团队,领导,或客户谁已聘请你。在设计过程的早期阶段,包括企业内部网的利益相关者的主要目的是在资源分配和项目时间上的视觉对齐和目标,并获得认同和支持。

为了识别Intranet的利益相关者,将一个利益相关者想到任何人,通过贡献和支持该项目,可以大大影响其成功,或者,如果没有参与其中,可能会显着伤害它。

考虑几种不同类型的谁可能参与了内部网的重新设计,都具有不同的目标和利益相关者的影响的:

  • 大功率影响与内部网所需的时间、金钱(预算)、资源和工具相关的许多决策的人员
  • 代表负责用户组(例如,他们管理或支持的团队或角色)
  • 主人责任在内部网上的部分,功能或内容
  • 个人用户谁负责自己的企业福祉和工作

确保利益相关者感到听到。倾听利益相关者,了解他们的需求以及他们所代表的人。但是,尽可能大多是从用户删除的一步,不要解释利益相关者州的所有成分。像参议员代表国家的公民,利益相关者代表他们的小组,并对既有既得利益应对其需求。但他们并不总是有准确的这些需求的图片。要抵消这一可能的问题,请始终补充利益相关者对用户的主张与您自己的直接研究。

坚持人与图纸从“内联网队”到“利益相关者”箭头和“用户”
有关用户需求的信息应该来自涉众和用户。

7.与Intranet Vision上的利益相关者对齐

内部网应该帮助员工达到组织的目标。让领导者陈述目标并就内部网远景达成一致将有助于团队确定工作的优先级。它还将影响领导层将向内部网投入哪些资源。为了使利益相关者保持一致,从组织领导那里了解业务,并与领导和组织内的其他利益相关者讨论远景。

一旦确定了远景,尽早在组织中寻找机会将新内部网的想法社会化。因为人改变厌恶让他们习惯重新设计的想法。这种方法可以制造兴奋感,帮助利益相关者将结果卖给他们的团队,并使招募员工参与用户研究变得更容易。在整个组织中做广告的一些想法包括:

  • 项目涉众可以使用的工具包,将设计目标传达给他们的团队
  • 为新设计计划的视频
  • 用于收集可能的名字的想法,Intranet中的较量
  • 一个“自己的页面”马拉松在其中人们在内部网上索取内容,以帮助初始内容审核

建立资源

8.分配资源

就在您讨论内联网和利益相关者的内联网目标之后,是时候获得资源了。这是指控资源负责的地步需要达成一致,以达成他们将分配的东西达成愿景。看起来的大资源经常包括时间,人物和技术。

如果以前只组装了Intranet Starter团队,现在将整个团队放在一起。

在某些情况下,预算、工具和人员资源是在创建内部网远景之前分配的。如果是这样的话,在你创建愿景的时候要考虑到这些资源,这样它就可以考虑到景观。

9.创建以用户为中心的工件,供内部网团队定期使用

许多Intranet团队成员通常只在Intranet上工作。允许这些人快速重建上下文的信息,如用户故事或者一个敏捷积压,对那些参与多个项目的人来说可以非常有帮助。

这些以用户为中心的工件可以:

  • 让Intranet团队专注于正确的用户需求
  • 帮助它做出明智的设计权衡
  • 带领他们在适当的优先工作,通过专注于用户

一些常用的以用户为中心的工件是:

一种。当前状态和未来状态旅程地图
个人
C。最佳任务
d.当前状态和未来状态服务蓝图
e。乔布斯待完成

为了鼓励使用,在他们的创建中包括团队,打印并在团队空间中发布它们 - 既有物理和在线,都会引用他们并鼓励其他人这样做,并将其作为设计评论的指南。

10.系统和运营相关的计划

与项目规划有很多关系。在此阶段决定的顶部区域是:

  • 技术和工具。考虑内部技能、对语言的控制、维护、更新、需要支持或应该替换的遗留系统,以及供应商合同。
  • 发展过程。什么是在房子里(敏捷,精益UX或瀑布)?您有哪些技能和系统或需要以支持此过程?您可以使用哪种工具来沟通和跟踪团队的计划,工作和进度?您将如何安排和计划在整个设计过程中包含用户研究和迭代设计(用户测试和更改设计以响应调查结果)?

计划A.设计系统,这通常包括品牌指南,内容指南,UI指南,UI模式库和每个UI模式的代码。拥有内联网设计系统的好处是许多 - 从而使Intranet团队的工作更快,更容易促进更好的设计和鼓励一致性在数字工作场所。

11.寻找早期宣传的机会

由于人们变得厌恶,因此让他们习惯了一个新的内联网的想法很重要。这种方法可以制造兴奋感,帮助利益相关者将结果卖给他们的团队,并使招募员工参与用户研究变得更容易。

一旦愿景决定,在整个组织上宣传它。一些想法包括:

  • 项目涉众可以使用的工具包,将设计目标传达给他们的团队
  • 为新设计计划的视频
  • 用于收集可能的名字的想法,Intranet中的较量
  • 一个“自己的页面”马拉松在其中人们在内部网上索取内容,以帮助初始内容审核

结论

本文讨论了与用户以用户为中心的Intranet-Redesign项目相关的早期工作,请在您的团队开始内容规划,草图,移动像素或编写代码之前。后续阶段涵盖活动:

  • 设计和研究
  • 发射,推广和培训
  • 测量、维护和改进

在任何这些活动可能发生之前,需要进行大量的外展,沟通和外交,以便重新设计成功和影响。该项目需要许多人的帮助,输入和支持,但通常是一个领导者向前移动过程。

Intranet团队和领导者:尽量不要感到不知所措,因为你开始重新设计。使用本指南可帮助您选择开始和取得进度的位置。知道,如本文中描述的规划步骤已经使用了多次创建伟大的内联网,您也可以这样做。