遥远的工作坊可以感觉像一个崇高的事业。您不仅要磨练您的促进技能,而且数字设置呈现出新的后勤挑战和技术考虑。精心挑选的一组工具可以减轻远程研讨会提出的一些主要困难:

  • 人们不是完全从事或觉得他们的意见无关紧要。
    在与许多人的电话会议期间,它很容易。如果一个研讨会没有完全沉浸,思维可能会开始徘徊,参与者可以开始多任务处理而不是贡献,作为电子邮件或社交媒体磁媒体转移注意力。
  • 新工具可能是令人生畏和减少参与。
    特别是如果将工具被视为“设计”工具,人们可能会觉得他们被要求在他们指定的责任之外执行工作。即使参与者可能愿意为研讨会做出贡献,他们也可能不想花时间学习一个新工具。
  • 人们没有时间做一个长长的研讨会或会议。
    会议疲劳可以使其充满挑战,以便在日历上获取另一个研讨会,特别是在遥远的时候。有时,队伍必须在议程的工作中加入现有会议的议程结束。在这些情况下,没有大量的时间来过渡到您的工作坊活动的完美技术设置。

What You Need

在开始研究或测试任何工具之前,第一个要问的问题是:这个研讨会会是同步或异步?该问题的答案将影响您应该在工具中查找的功能。

Synchronous workshops(即,每个人同时参加的Live Sessions)有利于获得快速有效的活动。对于这些,您需要:

  • Time on the calendar
  • Videoconferencing:在您的日历邀请中,您应该包含视频会议信息,因此人们可以互相看到并实时通信。(视频源也会增加问责制,防止人们从多任务处理。)
  • 协作工具:您需要一个地方来收集见解和观察以及人们在实时或尽可能接近实时贡献自己的贡献。

Asynchronous workshops(人们会独立贡献,their own time) are best suited for teams who have too many competing meetings or for workshops where a quick outcome isn’t necessary. For these, you will need:

  • 应该完成项目的截止日期:拖延是非活性协作的祸根。如果你能明天一直这样做,你永远不会让它完成 - 没有截止日期。
  • 协作工具:您仍然需要一个人可以提交他们的见解和观察的地方。版本控制(或查看更改历史的能力)很重要。

That said, the common denominator in all remote UX workshops is the数字协同工具创建集体输出。在本文中,我们讨论这种类型的工具。

数字协作工具中要考虑的功能

根据您运行的工作室类型,您将有不同的目标和不同类型的UX可交付成果生产。以下是各种类型的研讨会所需的工具功能。

Generative Workshops

活动:亲和力图,同理心映射,,需要陈述
目标:生成并组织大量的贡献(观察,想法,见解)

寻找功能:

  • 在视觉上组织大量的“平面”信息
    These workshops involve generating a lot of information with little-to-no hierarchy. You will want a way to organize and make sense of this information without assigning priorities. Therefore, avoid list-based applications, and instead, opt for applications which can create webbed diagrams showing relationships between items (maps, diagrams, charts).
  • 易于修改,重新定位和编辑
    编辑或修改图表更难,图表更改越改为“最终”。因此,人们会感到焦虑或贡献。为了鼓励创造力和大量的贡献,使用一个可以快速,轻松地修改,重新定位或重新填写任何项目或项目组的工具。应用程序拖拉功能特别适用于此目的。

Examples of applications (by tool complexity):

  • 低复杂性:谷歌绘图,谷歌幻灯片,Microsoft PowerPoint(Office 365)
  • Medium complexity:Visio,素描
  • 高复杂性:壁画,miro.

Evaluative Workshops

活动:点投票,prioritization matrices,backlog prioritization
目标:Narrow down, assess, and prioritize a set of items

寻找功能:

  • Voting capabilities:
    • 确保投票不仅是可能的,而且是民主的。
      虽然投票可以在许多方面(通过注释或评论,将上升,形状为标记),但您应该确保投票真正民主 - 基于角色或资历,它们不会因尺寸,形状,颜色或重要性而变化。
    • Depending on the subject matter, you may want anonymity.
      如果一个话题是敏感或高赌注,匿名可能是维持团队和谐并避免报复的重要性。您可能需要合并其他工具(例如调查或表格)以确保匿名。
  • 优先级能力:
    • 可视化结果的优先事项。(例如,矩阵格式或分数列表)
      This capability will allow teams to visualize the priorities established by voting. However, keep in mind that, if you are limited on time, you can have participants cast votes or provide input via other means, then that input can be placed into a matrix format after the workshop and updated asynchronously. If you’re using a backlog to manage work, consider incorporating it into the workshop, if appropriate. As votes or evaluations come in, you can update the backlog to reflect the input from your team, thus increasing efficiency and removing redundancy in deliverables.

Examples of applications (by tool complexity):

  • 低复杂性:调查工具(如Surveymonkey,CrowdSignal或Google表格);
  • Medium complexity:讨论板或社交应用程序(Yammer,Google Groups,Slack)或您管理积压的工具
  • 高复杂性:壁画,MIRO(两者都有优先级矩阵模板);谷歌绘图,谷歌幻灯片,Microsoft PowerPoint(Office 365)(这将要求您在开始之前创建模板)

映射研讨会

活动:旅程映射,体验映射,业务流程建模符号(BPMN),服务蓝图
目标:Map a user journey or business process across a series of steps or phases

寻找功能:

  • 快速对齐并添加行/列
    映射时,您将需要一个可以快速对齐项目的工具,并在添加新对象时保持对齐。出于这个原因,电子表格是一个令人惊讶的好工具:它对您进行所有对齐和移动,同时保持您的团队专注于地图的内容,而不是在地图的设计上。
  • Nest objects inside each other (i.e., scaling service blueprints and journey maps)
    This capability is not crucial for real-time workshops, as it can eat up valuable time, but it can make a big difference in asynchronous workshops because it helps provide context and enables people to reference related research and other deliverables.

Examples of applications (by tool complexity):

  • 低复杂性:Google Sheets,Microsoft Excel(Office 365)
  • Medium complexity:Visio,素描
  • 高复杂性:壁画,互相,miro

影响您选择协作工具的因素

对于远程工作坊,无需固化 - 您在工具中的选择将根据工作坊活动而有所不同,而是根据您的组织需求。以下因素将帮助您确定哪种工具对您的工作室和团队最有意义。

同步与异步

As stated earlier, synchronous workshops require participants to be present, and actively participate during a scheduled session. Thus, having multiple contributors provide input and edit in real-time will be a higher-priority feature than a nice template that nests deliverables.

另一方面,运行异步车间将意味着参与者将以很少的上下文或设置显示到工作坊工具,因此他们需要能够与其他可交付成本的链接建立该上下文,或者使用注释或评论提问或澄清他们的思想代替现场讨论。

工具复杂性

一些工具具有令人难以置信的UX图表功能和模板 - 但很复杂,难以学习。如果您的团队具有增加研讨会数量和映射活动的长期目标,那么它值得学习这些工具的时间投资。那种时间的投资可以加强产出的质量。

However, if you do not have time and most people on your team do not currently use these tools, it may be more work than it’s worth to train everyone so they can participate in a workshop. Especially if you are just starting to do remote workshops, you should limit any barriers to participating. This approach will help you get buy-in early and will bring momentum to your UX workshopping practice. When in doubt, the best tools to start with are those that you and your team already know how to use.

Budget

在没有资金的情况下,您可以轻松为您和您的团队提供通用的生产力应用程序。在那里有Google Suite和Microsoft Office模板,用于共同UX可交付成果。但是,随着您的交付成果变得更加复杂,在没有专门工具的情况下创建它们所需的时间将增加(时间是您的组织在您创建可交付成果而不是您最初被聘用的技能的金钱 - 金钱。

结论

You don’t have to rely only on in-person workshops to generate and evaluate insights or to map a complex process. You also don’t have to shell out a ton of money to start making these happen. Chances are that the best tool for your remote workshop happens to be one you’ve been using all along. Keep it simple and remember: the most important step of remote workshopping is to start doing it!