这是第一次有几个提交实现了许多内部网设计的可用性指南和最佳实践,我们已经在我们的网站上介绍过以前的内部网设计年刊和内部网可用性测试报告。我们直到2001年底才开始公布这些报告;考虑到重新设计大型内部网的周转时间,我们以前的建议现在才开始影响实际的项目是可以理解的。

这是在奖项的性质,只有少数获奖者可以选出表扬,但今年的内部网设计比赛证明,现在可以找到优秀的内部网。一年比一年难选出优胜者,更难的是无法承认许多没有进入前十的伟大设计。

赢家

2003年十大最佳内部网是:

  • Amadeus全球旅游分销公司,西班牙
  • 德士
  • 设计事务公司,一个网页设计机构
  • 菲格工程集团,专业的桥梁咨询公司
  • 富士通西门子电脑,德国
  • 品牌战略咨询公司Landor Associates
  • 梅奥诊所,一个非营利性医疗中心
  • 英国北泰恩塞德学院
  • 美国海岸警卫队
  • 美联银行,美国第五大银行

我们还为2001年的加拿大银橙公司(silverorange)颁发了荣誉奖,表彰其对之前获奖的内部网的出色重新设计。

赢得特点

今年的大多数赢家都是拥有数万员工的大公司,不过我们没有一家超过10万的公司去年。大公司能够负担内部网可用性方面的大量投资,因为它们的内部网可用性ROI当他们的许多员工变得更有效率时,公司就会得到提升。

不过,好的设计并不总是需要大笔预算。我们的获奖者包括三家相当小的咨询公司,其中只有一家拥有“不公平”的优势,作为一万博官网manbetx下载个网页设计机构。这样的知识密集型公司从一个设计良好的内部网所带来的增加的交流和增强的意识中获益不成比例。

北泰国地区学院提供了良好的内联网更加依赖的终极证据,使命的遗嘱,人才,明确的使命,以及对可用性的承诺而不是拥有奢侈的资金。这次获胜的内联网支持300名员工和15,000名学生由一个人设计和开发的——亚当·利普特——他可能是今年设计大赛的真正英雄。

世界各地都发现了良好的内联网。2001 - 2003年的三十名获奖者分发布如下(对于跨国组织,我们计算总部的地点):

  • 美国:57%
  • 加拿大:10%
  • 欧洲:27%
    • 德国:3%
    • 西班牙:3%
    • 瑞典:7%
    • 瑞士:7%
    • U.K.:7%
  • 澳大利亚:7%

我们已经有几个来自亚洲和拉丁美洲的亚军,但还没有一个来自这些地区的冠军。

合并可以产生良好的内部网

今年10个获奖的内部网中有3个是公司合并的结果。合并通常对被收购方和被收购方的员工来说都是非常有压力的,所以一开始可能会对能够产生好的内部网感到困惑。我想到了四种解释:

  • 合并后,很明显需要做点什么创建一个新的、统一的内部网。因此,资源通常用于或多或少的全新设计,这种设计要求超越前两个内部网的“照常营业”。
  • 合并内联网可以绘制合并前内部网的最佳特性和思想。相比之下,一般的公司内部网团队只有自己的设计作为灵感。需要让内部网设计者接触到其他好的设计是我们发布的主要原因局域网设计一年生植物。)
  • 新合并的组织将不断变化不牢固的领域以及为了满足根深蒂固的政治利益必须采取的措施。许多最严重的内部网可用性问题源于内部网团队无法否决单个部门的狭隘利益。
  • 合并后公司的首席执行官通常会建立一个公司明确的一家公司计划创建一个单一的企业文化,鼓励所有员工致力于新的组织。这个执行指令要求内部网团队尝试创建一个集成的、一致的用户体验。

显然,我们不建议您仅仅为了获得更好的内部网而经历公司合并的剧变,但值得尝试寻找在现有组织中获得类似好处的方法。

从逻辑上讲,合并可能需要一个相当匆忙的“第一天”设计,可以在合并生效的瞬间推出,让员工快速了解新公司的身份和政策。有一个两阶段战略通常是好的,它明确地将第一天内部网作为临时解决方案,并为长期内部网的以用户为中心的设计留出更多时间。

工作流支持

Intranets正在改变文档存储库,以成为工作支持工具。今年的许多胜利者已经改变了他们的信息架构(IA),由文件如何(通常是公司的部门结构)到由用户任务决定的文件。但工作支持趋势远远超过IA。

Landor的内部网上的客户关系管理特性是工作流支持的一个很好的例子。该系统跟踪当前的项目,并提供访问丰富的案例历史记录和过去品牌开发的可视化资产。该系统还可以跟踪客户通信、谁在做什么工作,并与销售团队应用程序集成,以跟踪潜在的未来项目以及整个销售过程中的成败。

监控工具比比皆是,让内联网用户一目了然地跟踪重要事件。实例范围从设计重要的“绿色黄色编码项目阶段,到Mayo Clinic的各种设施床的指标”的床可用性,到海岸警卫队的当前力量保护条件的指标。当任务需要它时,趋势是让信息到达用户,而不是让它在等待用户在需要时跟踪它。

这种趋势很容易描述,但很难实现。当人们需要时,要真正地给他们带来他们需要的东西,就需要对他们的工作有深刻的理解。为了交付,内部网团队必须比平时更广泛地分析任务。在过去,IA是内部网设计的主要关注点:为大型内部网上的数百万页开发分类法并不容易。虽然内部网项目的内部信息系统仍然是一个问题,但重点可能会转向更传统的对工作行为的理解,无论是在个人层面,还是在工作组和协作层面。设计焦点的变化将推动可用性活动的相关变化,更多地使用像实地研究这样的方法。

几个项目明确提出减少电子邮件金额并在某些区域取代它,比如依附循环。电子邮件是一种非常非正式的协作技术。没有条理是有好处的,但电子邮件通常会变得一团糟,没人能找到任何东西,尤其是在项目的后期。相比之下,许多今年胜出的内部网已经开始进行显式集成合作工具。讨论组正变得越来越普遍,因为它们结合了一定程度的非正式性和持久性、可搜索性和一点结构。内部网讨论组还有一个更大的优势:它们可以在项目区域或其他目标内部网部分的上下文中提供。

自助服务内容管理

大多数获胜的内联网都认识到为员工提供简单的工具来添加和维护内容的重要性。内联网由内容货币生活,包含大量专业信息,这些信息源于广泛各种部门和团队。人们可以越来越关注自己的内容创作,内容越多是最新的。

几位获奖者建立了特别的支持复杂内容管理任务的向导,例如创建新项目的支持区域。一般来说,我不太相信向导是一种用户界面机制,因为它们强制用户使用非常有限的交互风格,并降低了界面的灵活性和功能。然而,对于不经常执行的复杂任务,向导有其作用。其中一名获胜者用了一个小时完成了一个向导。在认识到这太单调乏味之后,设计人员重新设计了一个明显更短的向导。如果您使用向导,最好提供允许您稍后修改结果和调整高级区域的特性。

大多数获胜的内部网选择了一种更面向应用程序的方法来进行日常内容管理,例如添加新闻项或让员工更新目录列表。对于这样的任务,向导的作用太大了。

公司在与广泛发布的自助技术支持相关的批准流程中变化。一些公司要求通过指定的经理或审核委员会明确批准。其他人将最重要的功能限制为特殊的“Power Users”,然后可以将更多本地化的更新权限分配给他们组中的其他用户。

强制或指导一致性

许多获奖者通过使用内容管理系统确保了统一的外观和感觉和一致的用户界面(CMS)从模板生成所有页面。其他人创建了详细的用户界面标准,即部门必须在设计其内联网区域。

一致性对大型内联网仍然是一个挑战,但年复一年,我们看到了更统一设计的趋势。

技术平台

这里唯一的结论是没有结论。每个获奖者都使用不同的平台来构建他们的内联网,大多数团队都有需要严重定制或编写自己的软件加载项。Intranet技术尚未成熟。

一半的获奖者使用了某种变体的微软技术作为主要的平台组件。这是我们第一次看到微软如此广泛的使用,传统上人们认为它不够健壮,无法提供企业级的解决方案。然而,与此同时,我们看到了一个相反的趋势:一些获胜的项目放弃了专有的服务器和平台,转而支持开源工具这提供了额外的灵活性,更低的成本和长期稳定的感知相对于商业产品。

几个项目选择统一技术支持他们的内部网和外部网,有时甚至在统一解决方案中添加外部网站。统一允许用户更新一次信息,并将其反映在多个系统中。设计者通常添加过滤,以确保内部信息停留在内部网上,并且只有与客户端相关的信息发布在客户端的外网站点上。

随着内部网从一个精巧的部件(用户可以在其中查找休假策略)转变为必要部件(运行业务),可靠性和正常运行时间需求也随之增加。例如,如果你准备竞标一份价值数百万美元的桥梁合同,你肯定不想失去过去桥梁建设项目的照片和工程文档库。此外,增强的可用性几乎总是会导致内部网使用的大幅增加。因此,任何改进内部网的项目都应该包括加强底层硬件和软件的认真的技术努力,这两者都应该在密集的负载下进行测试。

设计过程

平均而言,赢得胜利项目他们花了12个月重新设计内部网。这大大快于我们早期设计年的两年项目。希望这种更快的转变表明,内部网的设计将不再是一个严峻的考验。

不包括合并产生的项目,新的内部网设计在以前的内部网设计平均35个月后才开始。因此,我们基本上看到重新设计项目之间的三年重新设计花了一年时间。显然,在这两年中内部网团队并没有闲着。所有的获胜者都采用了持续改进的策略,不时地进行小的改进,并持续强调将保留的部门子站点转换为标准的公司设计。

设计项目的可用性方法主要有:

用户测试新的设计原型 50%
调查(通常通过电子邮件) 40%
用户测试旧Intranet 30%
启发式评估(专家审查) 30%
卡片分类 30%
领域的研究 20%

这些数字加起来超过了100%,因为许多团队结合了多种可用性方法——这是我推荐的策略。

团队使用了其他几种方法让用户参与设计过程。其中一名获奖者采用了参与式设计,让所有员工从一组备选方案中选出他们最喜欢的设计方案,从而确定了最终的设计方案。另一个获胜者在一台登台服务器上放置了一个设计原型,并邀请了20名志愿者来测试并提供反馈。请注意,当人们实际使用功能性设计时,这种反馈比简单地查看屏幕并对其进行评论更可信。

一些获奖者特别注意在他们的可用性活动中包括来自国际的用户。这通常是通过WebEx等远程技术实现的;只有一个小组对多个国家的办事处进行了实际现场访问。国际化的考量包括确保网页在Amadeus尼日利亚办公室的下载速度足够快,以及选择导航标签。例如,对于美国以外的许多雪佛龙德士古员工来说,“白页”一词作为员工目录描述没有意义。

改善度量

内部网的可用性指标仍然很缺乏。大多数团队专注于做好工作,而不是证明他们的存在。总的来说,内部网的使用在重新设计获胜后显著增加,增长率在47%到150%之间。

由于可用性的改进,更狭义定义的使用度量显著增加。例如,梅奥诊所的搜索引擎的使用率增加了700%,因为该团队在搜索结果页面添加了更好的摘要。梅奥的内部网还使发送寻呼机信息快了20秒。考虑到梅奥诊所使用传呼的频率,这个看起来很小的节省加起来就相当于一个全职员工在一个地方工作。Landor的同事将收集和分配销售胜利、损失和追求状态的时间从30天减少到5天,任务绩效提高了500%。

尽管我想看更多投资回报率指标毫无疑问,好的内部网设计——今年的获奖者证明了这一点——可以为员工提供更好的用户体验。世界上大多数的内部网都远远没有发挥它们的潜力。因此,我相信一旦大多数公司投资于优雅和可用的内部网设计,就看到工作生活将如何改变而言,内部网时代还将到来。