与私营部门相比,公共部门面临着独特的可用性挑战。例如,在我们的可用性会议上,与会者经常会问,为什么政府机构应该关心可用性。毕竟,私营企业通常是受盈利现实的驱使;他们利用可用性来提高客户转化率,改善营销。然而,政府机构没有这种以利润为导向的动机。

那么为什么政府机构都关心可用性?答案是可用性的投资回报(ROI)可以在销售和利润的领域之外实现。如果纳税人已经资助了一个机构的使命,则转移一个微小的费用,以提高可用性,将改善整体机构表现 - 一个理想的结果。因此,任何时候政府组织的使命包括与公众或传播信息的互动,网站可用性很容易得到合理。

对于政府内部网,答案甚至更轻松:提高公务员生产力的项目至少与增加公众满意度的人一样有价值。大多数政治领导人使其明确的目标是提高政府效率,并增加内联网可用性是实现这一目标的关键途径。

赢得企业内部网

挑选内联网可用性如何提高提高公务员工作效率,我们举办了一项设计比赛,选出世界十大最佳政府内部网。

获奖者是:

  • 国防财政和会计服务(美国)
  • 英国运输部
  • Veterans事务部中大西洋医疗网络(美国)
  • 维多利亚州社区(澳大利亚)
  • 美联储银行里士满(美国)
  • 瑞典政府办公室(Regeringskansliet)
  • 伦敦地下
  • 加拿大国家研究委员会,工业研究援助计划
  • 参议院共和党会议(美国)
  • 安大略省工作场所安全和保险委员会(加拿大)

manbetx官方网站手机版尼尔森诺曼集团赞助了三个以前Intranet可用性比赛旨在查找易于使用的内联网的示例并满足用户需求。在那些获奖者中,以下政府内部全体和政府支持的内联网:

  • 美国海岸卫队
  • 美国运输部
  • 世界银行集团

在许多关于此类政府特定内部全内网上的信息的要求之后,我们决定了专注于这一特别群体的设计奖。

很明显,在世界各地的许多不同类型的组织中都可以找到好的政府内部网。除了传统的政府机构和部委之外,我们还有立法部门和半独立的公共服务部门的获胜者。

代理规模的影响

获奖者从国家到地区到州政府或政府有关的组织。唯一的当地级别的赢家是伦敦地下,伦敦并不是一个小镇。我们已经看到了大城市的其他良好的内部网上,包括纽约市,在我们的关于内部网门户的报告。然而,不幸的是,大多数地方政府似乎没有为员工产生良好的内部全体。

这一结论得到了支持,几乎所有的获奖者都是公平的大型组织,平均员工平均为5,200人。尽管如此,各机构不必巨大的内在网,也不是内联网的设计团队。事实上,我们有两个员工少于1000名员工,而两个赢得设计团队只有两个成员。

相比之下,我们上两次年度内部网设计竞赛的18个非政府获胜者平均拥有88,000名员工。庞大的沃尔玛公司是赢家之一,这使得这个数字有所倾斜。但即使我们排除沃尔玛,其余17家公司的平均规模都是3万名员工,几乎是获胜的政府机构规模的6倍。

很难解释为什么最好的公共部门内部网来自规模只有最好的私营部门内部网六分之一的组织。也许中等规模的政府机构更有动力去精简他们的管理。或者可能是最大的政府组织行动太慢,他们只是缺乏内部网的成熟度,特别是与许多大公司的统一内部网相比。

鼓励和管理内容贡献者

许多胜利的内联网都有明确的过程来管理内容贡献者,从而克服了许多内联网的祸根:内容在第一个地方陈旧,过时或从未在内部网上发表。

策略包括:

  • 确定一个领先的出版商(和支持出版商)在每个组织领域,他负责他或她的地区(伦敦地铁)的内容。
  • 培养领导出版商管理内部网,理解在线内容的可用性和可读性的原则(伦敦地铁)。
  • 对于intranet帖子,使用a简单而简单的形式鼓励员工提交信息(加拿大国家研究委员会,工业研究援助计划)。
  • 让员工轻松更新员工目录凭借有关其专业知识和特殊利益的信息,因此其他人可以快速找到专家(美国参议院共和党会议)。
  • 到期日期对于所有内容和使用软件,以自动跟踪这些日期(维多利亚人群,澳大利亚)。
  • 集中内容编辑确保其质量(U.K.运输部)。
  • 审查页面在发布之前保证遵守内联网标准(美国退伍军人事务部中大西洋医疗保健网络)。
  • 使用模板A.内容管理系统(CMS)为发布(大多数获奖者)提供一致的用户界面。
  • 依靠自动内容饲料来自外部来源,如过滤的新闻记(瑞典政府办公室)或医疗数据库(美国退伍军人事务部中大西洋医疗保健网络)。

工作流程支持

赢家中的持续主题是可用性大大改善重组内联网的信息架构专注于职位支持。也就是说,即使不同的部门提供信息,它们也分组在同一内联网区域中一起使用的内容和工具。例如,Ontario的工作场所安全和保险委员会创建了一个特殊的经理的页面具有各种形式,程序和监督员提示。同一内联网还有一个专业实践页面,用于护士案例管理人员。

与我们的获胜设计不同,许多内联网使用导航,该导航镜像“orgchart”,并根据部门结构组织其信息架构。对于许多组织来说,基于工作流的内联网结构是一个新概念。

在工作流特征级别,许多好的内联网都有一个活动日历。美国参议员共和党会议通过突出显示关键的计划投票,并通过黑莓移动设备提供远程访问信息,进一步介绍这一基本内部网组成部分。事实上,参议院共和党会议Intranet对远程访问的广泛支持,这承认参议员及其员工经常在办公室外的活动中广泛漫游。

在我们最近的可用性测试中基于网络的关于我们信息,用户经常与政府网站挣扎,因为网站的压倒性地使用首字母缩略词和内幕唱片。虽然应该在面对公开的网站上斗争这样的官僚,但它非常适合在政府内联网上使用专门的术语。例如,瑞典的政府办公室具有紧凑的导航栏,可以通过点击每个事工的一个或两个字母的缩写来直接访问个人部门的页面。虽然您不应该指望一般公众的成员点击“J”在寻找司法部时,这种缩写可以改善人们定期使用此类术语的组织内的沟通效率。

高级办公室的帮助

大多数政府组织属于在总统,总理,总督,市长或类似的顶级办事处达到峰值的层次结构。在几个情况下,这个层次结构帮助我们的赢家设计了更好的内联网。因此,对中型或甚至相当小的政府组织成功的解释可能是较大政府的一部分带来了福利。

例如,加拿大国家研究委员会的工业研究援助计划利用了看起来和感受设计指南加拿大财政部董事会为所有加拿大政府内部全体开发。这最终拯救了代理时间和金钱;没有必要重新发明轮子。

同样,维多利亚时代社区设计团队的部门开始了其项目审查其他政府内部全体研究的可用性报告在维多利亚州。在私营部门,获得其他公司的可用性研究几乎是不可能的,因为它是高度战略性的,因此是保密的。尽管传统的行政间竞争性,但所有政府部门都属于同一组织,并且应该能够从彼此的可用性报告中获取和受益。

根据此分析,我们有两个建议:

  • 政府应该发展一个整体内联网战略和一般设计指南,并应用足够的资源来确保建议的质量和可用性。他们还可能开发粗略模板和一些共享特性,但是重要的是要记住,在特定的页面模板和特性级别上,每个部门通常有不同的内部网需求。各部门应保持灵活性,使中央提供的能力适应其自身的情况。
  • 政府应该建立一个可用性报告的存储库,并协调一个系统,用于在各部门共享Intranet可用性调查结果。

虽然大多数国家和国家没有这样的活动,但他们的福利已经报告 - 甚至由只刚刚开始思考跨内网作为跨政府项目的组织。

技术

不幸的是,技术混乱继续统治Intranet实现。十个获奖者共使用了一定数量的一九九不同的软件解决方案来运行他们的内联网。这令人难以置信:我们无处可适用,我们可以根据可用性推荐一些好的内联网包。目前,似乎有使用技术与Intranet的质量之间无关系。换句话说,当涉及到内部网软件时,这是一个问题如何它被使用了,而不是哪一个你买的包裹。

获奖者的五个最常用的技术是Microsoft SQL(60%),微软IIS(40%),ColdFusion(30%),Lotus Notes(20%)和羽毛(20%)。

可用性的方法

获胜队伍的平均人数3.4不同的可用性方法在重新设计期间。这是我们2003年年度设计竞赛的获奖者使用的2.7种方法的优点。一般来说,组合多种可用性方法是有益的,因为每个人都为最终设计质量做出了自己的贡献。

政府内联网团队的一个原因是比其他类型的网站更具可用性方法是他们经常必须强调可访问性对于残疾用户。几个获胜的设计甚至对残疾员工进行了实际的可访问性测试,这是私营部门很少完成的东西。由于测试或所需的指导方针,其中一些获奖者对其设计进行了良好的变化,以增加可访问性。伦敦地下最令人印象深刻地拥有特殊的可访问模式,克服了视觉受损用户的许多可访问性问题。

相当恰当,用户测试是最常见的可用性方法,并在70%的获胜项目中使用。这些项目使用了许多变体,包括旧Intranet设计的测试,纸质原型或线框测试新设计,以及新设计的后实施测试。所有都是推荐的步骤。至少30%的团队使用的其他方法包括分析服务器日志文件,启发式评估/专家评论,卡排序,可访问性测试和现场研究/语境观察。

指标的改进

与许多最好的私营企业内部网相比,胜出的政府内部网似乎能更好地跟踪其项目的指标,这可能反映了政府机构密切关注支出并在适当的地方定义流程的趋势。

正如人们所预料的那样,美国国防财政和会计服务,作为一个优秀的会计,收集了最广泛的指标在他们的内部网重新设计的财务影响,计算总数节省200名员工。特定的内部网区域实现了可用度量的令人印象深刻的改进,包括人力资源(HR)页面,在哪里生产率增加300%在重新设计之后。更重要的是,原子能机构的管理层认识到Intranet对本组织的整体生产力的战略贡献。例如,目前正在进行的计划将减少从四十五天到二十一天生成会计报告所需的时间;该项目涉及200多项任务。这种真正雄心勃勃的事业远远超出重新设计各个页面,甚至将内联网概念化为独立实体。

强调“小的可用性”- 针对“快速获胜”改进的特定内联网元素 - 也很重要,因为它可以为组织产生立即投资回报率。例如,U.K.交通部节省了130,000英镑(228,000美元),通过将员工通讯转移到内部网。有趣的是,许多组织注意到“小的可用性”的其他好处,比如在对内部网进行了小的改进之后,提高了内部网用户的士气。

然而,最大的内联网福利来自利用Intranet进行业务流程再造。Ontario的工作场所安全和保险委员会,例如,从十六个电子表格中的统一信息进入一个单一内联网工具,显着提高了案例工作者性能。

分析获奖者表明,最大的绩效收益来自于最终将良好的内部全体交付给以前在悲惨的组织的组织。例如,伦敦地下增加了员工访问数量从每周1000人增长到每周7万人,这令人震惊涨幅为6900%。但是,请注意,将Intranet增加100%至200%的增加是改善可用性的更常见结果。

如果你有一个糟糕的内联网,那么员工逃跑或标签是无用的,这是一个外卖:不要绝望。而不是放弃内联网,认为它是改善的主要候选人。事实上,基于我们所看到的项目,您通常可以期待一个可用性重新设计到多次intranet使用。因此,您可以将重新设计的内部网定位为提高员工生产力的工具,引导他们尊重内部网,并最终为内部网及其成功做出贡献。