经过几轮intranet门户研究,我们一再达到相同的结论:

  • 什么时候?Intranet信息架构根据组织图表构建,员工很难找到自己的方式。根据人们如何使用它,而不是部门拥有它更好的信息。
  • 基于角色的个性化允许门户将信息带入集中视图中的用户,而不是强制用户导航巨大信息空间以查找单个(和分散的)位置。

内部网上的社交功能使这两种趋势更进一步,创造了“个人结构”Intranet IA.关注个人用户以及内联网上的其他人。

不管你准备好了没有,企业2.0来了

随着人们在私人生活中使用社交媒体,他们自然希望在企业内部使用类似的工具。对于在日常生活中使用这些工具的年轻工人来说尤其如此。开放式交流、协作和内容生成与使用计算机或移动电话一样,都是他们标准工具包的一部分。

那么,公司应该如何处理Web 2.0将驾驶企业2.0的日益增长的期望?

  • 服用缓慢的道路意味着公司将冒失去的工人,他们期望在外界的创新,直接反思他们在工作中的沟通方式。
  • 快的通过意味着公司必须找到克服采用这些工具的企业文化风险的方法。

如果您的组织仍然不确定与这些新兴技术有关,以及如何使他们适应其文化,您就在良好的公司中。我们学习访谈的主要发现是大多数公司都不是很远在Web2.0技术的大规模采用中,除非“思考社交软件”被认为是进步。受访者经常重复的一句话是“明年和我们谈谈”

但对于已经采取了暴跌的组织,一些事情已经清楚了。社交软件不是可以忽略的趋势。它影响人们如何互相沟通的根本性变化以及他们对他们做生意的公司。公司不能只是在沙子中绘制一条线,并说员工可以使用Web 2.0与客户进行通信,但在彼此通信时不可能使用它。

考虑到当前的经济形势,企业在许多方面都在苦苦挣扎;急于在公司内部网中添加“青少年使用的工具”可能不是当务之急。

这可以解释为什么,在我们的研究中,许多来自地下的公司的成功社交媒体倡议,基层努力. 这可能令人惊讶,因为公司经常严格控制技术计划,强迫所有员工使用标准的桌面系统,一直到强制版本的网络浏览器。地下使用现成的web2.0工具似乎有点不正常,但用户比管理人员更有可能看到工具的价值并将其转化为内部使用。

实例探究

为了找出如何在内部网上最好地利用社交功能,我们采取了惯常的方法:避开对热门事物的炒作,而是寻找在现实生活中起作用的功能。

对于这个项目,我们收集了来自6个国家的14家公司的案例研究:

  • AXA英国
  • Agilent Technologies,Inc。
  • 美国电力(AEP)
  • 英国电信
  • 国际商用机器公司
  • 英特尔
  • 强生制药研发有限责任公司。
  • OfficeNet Staples阿根廷
  • 葡萄牙电信 - Sistemas deInformação
  • 飞利浦医疗保健(Koninklijke Philips Electronics N.v.)
  • 卢比孔河项目
  • 斯普林特公司
  • Sun Microsystems,Inc。
  • 新西兰电信有限公司

我们用一些不愿透露姓名的公司的信息补充了这些案例研究。

发现

社交软件技术可能比其他任何企业内部网创新都要重要揭露公司沟通中的漏洞以及协作——有时在(通常是缓慢移动的)企业能够完全掌握(和控制)流程之前填充它们。

以下是我们研究的社交媒体举措可能会让您感到惊讶:

  • 地下工作取得了巨大的成果. 公司对地下社交软件的努力视而不见,直到它们证明了自己的价值,然后在企业内部对其进行了认可。
  • 一线工人正在推动这一愿景. 通常,高级管理人员不愿意接受企业2.0创新的可能性,因为他们在工作之外没有积极地使用这些工具。事实上,许多高级管理人员仍将此类工具视为其子女所做的事情。Enterprise2.0的一个肮脏的秘密是,你不必教或说服年轻员工使用这些工具;他们期待这些工具,并像在个人生活中一样轻松地将它们融入到工作生活中。
  • 社区是自我监管的. 当任由他们自己的设备,社区警察自己,留下很少需要严格的组织控制。而这种点对点的监管往往比老大哥的方式更有效。我们研究过的公司说,虐待在他们的社区中很少见。
  • 商业需求是主要驱动力. 尽管我们的报告讨论了特定的工具(博客、wiki等),但enterprise2.0的强大之处不在于工具,而在于这些工具所能实现的通信转变。
  • 组织必须削弱权力。使用Web 2.0技术与客户进行通信已经使许多公司认识到他们再也不能控制消息了。在使用Web 2.0工具进行内部通信时,这一点也是正确的。曾经对企业信息传递采取命令与控制模式的公司,现在发现很难维持这种立场。

不是只是关于工具,但是工具确实很重要

人们本能地抓住细节来阐释宽泛的概念。在Web 2.0中,工具才是最重要的。当有人说“Web 2.0”时,他们通常会立即在后面加上这样的词博客,维基,或标记,甚至是品牌喜欢脸谱网,推特,维基百科,或YouTube.。但事实上,社会软件并不是真的关于工具。是关于工具让用户做什么以及业务问题工具地址。

在我们所有的案例研究中,一个统一的发现是,只有当工具被设计用来解决确定的业务需求时,组织才能成功地运用社交媒体和协作技术。不同的公司有不同的优先级,使用不同的内部沟通形式;并不是每个公司都需要每种工具。虽然选择支持这种需求的工具听上去很明显,但它与技术拜物教背道而驰,而这种拜物教正是关于最新互联网时尚的讨论的特征。

所以,不是说:“x在网络上很热,让我们在内部网上得到它,”说:“我们需要完成y;可以帮助我们吗?”

拍摄此透视后,此后的工具明显遵循,必须在整个内部网上用户体验中适当地集成。因此,在实际项目中,团队专注于调整工具和构建它们之间的建筑连接。一个持有社交软件的旧课程是,一堆独立的工具将提供断开的用户体验,导致员工浪费在环境之间移动的过度时间。十多年来,我们已经谈到了对统一的内联网用户体验,一致的设计和组织的特征,而不是技术。仍然是真的。

温和引导用户,整合社交功能

虽然有些用户会迫不及待地为自己的利益而采用社区功能,但其他用户则会持怀疑态度,需要指导。一个成功的方法是避免将新工具宣传为新工具。相反,很简单将它们集成到现有的内部网中,让用户自然地遇到它们。

例如,您可以将现有的书签(或“快速链接”)功能转换为社会共享的书签功能,而无需很大的粉丝。或者,而不是使用可怕的术语“RSS” - 我们知道混淆了很多人-温和地将一个现有的新闻列表转换为一个新闻feed与适当的编辑功能,用户可以逐渐发现。很重要的一点是,在这些feed中预先填充相关信息;如果你给用户提供一个空白屏幕来进行定制,他们通常会遇到社交媒体上的写作障碍。幸运的是,为内部网设计社交媒体可以让你在承担类似任务的网络设计师面前占得先机:你对员工和他们的工作有足够的了解,可以预先选择他们可能感兴趣的内容。

重要的是将社交功能与主内联网相结合避免给用户增加双重负担. 例如,不要强迫用户同时更新他们的个人资料或照片员工目录还有一个类似facebook的社交连接工具。

也就是说,我们的一些案例研究成功实施了分阶段方法,最初将社交功能与主内联网分开,因为它们的设计和感觉不同。最终,这些特性应该被集成,理想的情况是作为重新设计整个门户的更大项目的一部分。

预算也很重要社区管理-不是控制对话,而是引导对话。指定的社区管理人员应担任主持人和主持人。它们也能重新点燃缓慢的区域。最终,通过掌握脉搏,社区管理者也会知道什么时候该停止某件事的工作,而不是在某件事上拖得太久。

集成不仅仅是一个技术问题,也是一个组织问题。例如,如果一个结论在论坛中形成,那么它需要从口头转移到行动。仅仅积累知识是不够的;你需要一个反馈循环,将经验教训带回销售、市场和其他负责完成任务的团队。捕捉趋势可以像给关键利益相关者的简短报告那样简单,但是反馈循环应该是某人明确的工作分配,否则它们可能不会发生。

与敞开的互联网一样,有很大的参与不等式在企业社区中:一些员工参加了很多,而其他员工主要是潜伏的。因此,重要的是基于张贴和使用的组合来重视社区,因为那些潜伏的人也受益。您的企业2.0倡议应归功于这些员工基于增加的知识和理解,这些员工对公司的贡献。

在某些情况下,即使是一些积极的贡献者也可以为组织的其他部分增加大量价值。在我们的案例研究中,这通常是标记或评级系统的情况,这显着提高了臭名昭着的结果的结果优先级的质量AIntanet搜索。传统的相关性评分方法在规模较小的大多数内部网中并不适用:例如,只有在涉及大量链接的情况下,计数链接才有效。但是,即使只有少数员工用给定的关键字标记页面,该页面也可能会在您的组织上下文中为该查询生成良好的搜索结果。

在以前的内部网可用性研究中,我们发现提供一个,统一搜索跨越所有内部网资源。这一发现也适用于社交内部网的功能:它们应该作为整个内部网搜索的一部分进行搜索,而不是为每个社交工具配备单独的搜索引擎。根据实现的不同,集成搜索的需求可能成为反对外包或托管社交软件的有力论据,因为许多SaaS服务不支持联合搜索。

Content-Is-King 2.0

对于几乎所有的Enterprise2.0工具,内容是最重要的。工具本身什么都不是价值来自其内容的实力. 一个空的wiki可能是一个孤独的地方,也很难向用户推销。但是,当用户遇到一个以他们可以构建的内容为种子的环境时,他们会很快意识到工具的价值。

除了在社交工具中植入早期内容外,还应该让用户更容易从现有的知识库和PC应用程序中导入内容。

一个训练的TAD

通常,您应该设计员工可以轻松使用而无需特殊培训的社交工具。除了以下可用性指南之外,您还可以通过在开放互联网上模拟流行的设计来实现这一目标。例如,您的评级尺度可能遵循亚马逊和Netflix中已知的五星级系统。

与此同时,您不能认为所有员工都将熟悉社交网络服务。对于某些人来说,在Intranet上引入这样的工具将是他们对这类用户界面的第一次曝光。例如,虽然Twitter在关心这样的事情的人中,但它仍然有少于一亿用户 - 与互联网上的16亿人相比,这没有任何东西。因此,如果您介绍Yammer,则这还不足以说这是“企业的推特”。将其解释为“微博”将对许多员工,尤其是较大的员工提供更少的帮助。您需要简化的培训材料来帮助未突出的了解如何使用这些服务。

问题不是如何操纵用户界面(假设它根据可用性原则设计)。主要培训问题是如何从新工具中获得业务价值。此外,即使是使用大量使用社交工具的人也可以从培训对公司使用的适当行为准则中受益。

开放式沟通?

广泛使用内部社交媒体打破沟通障碍. 这听起来不错,但它可能会威胁到习惯于垄断信息和通信的人们。具有讽刺意味的是,企业沟通部门有时会抵制向更广泛的沟通转移。然而,他们最好是找到增加新媒体价值的方法,而不是试图压制它。

企业传播必须适应为了社交媒体的实时文化,而且变得比过去更积极。批准需要日期或数周的程序需要戏剧性的精简,或者故事将自己逃跑。然而,商业和组织变革是它的最重要的,而不仅仅是“2.0”工具本身。

在实施intranet协作工具之前,必须考虑公司文化。如果人们强烈地信奉“知识就是力量”的信条而不愿意分享,那么分享技术显然会失败。

传统主义高管可以令人尚不安,以便自由讨论公司策略。但是放松对内联网的信息控制是一种控制更大风险的一种方式:员工将在互联网广播社交媒体上泄漏豆类。当人们有内部媒体时,他们会在外面发布他们的问题和评论。

随着其增长,用户生成的内部网内容可以帮助员工解决他们的许多问题。然而,“官方”内容对国家官方政策和立场的作用仍然存在。你不应该将这两种内容分开——例如,提供单一联合内部网搜索的指导原则比以往任何时候都更加相关。但是,您的设计应该反映不同类型内容的不同状态,将官方信息标记为这样,并可能使用颜色编码,以便于对serp(搜索引擎结果页)和其他列表进行扫描。

就像堵塞的排水沟一样,互联网上充斥着不恰当的帖子。你想在你的内网上放这样的垃圾吗?即使是不具攻击性的网络帖子,也常常是陈词滥调,浪费了人们宝贵的时间。当这段时间是你员工的工作时间时,你的第一个冲动可能是关闭沟通以防垃圾。幸运的是,在我们所研究的公司里,垃圾信息似乎并不是一个问题。

开放式互联网和企业社交网络的最大区别在于,人们在工作中使用公司的功能(或至少与同事交流),从而保留他们的职业身份。这就限制了亵渎行为,鼓励了建设性的贡献。事实上,禁止匿名是所有组织在实施社交网络时应该采取的第一步之一。(我们的研究中的一家公司最初允许匿名帖子迅速扭转了这一政策。)除此之外,我们的大多数案例研究都有一个相当轻微的治理触感。

事情需要时间

...特别是在企业层面上。我们在初始研究中采访的大多数人都说,“明年回来”如果我们希望他们公司使用社会特征的案例研究。在车库中的众所周知,众所周知,这是一个在车库中的众所周知,似乎在瞬间创造并发射了一个非常成功的网站。当然,我们从未听过那些尝试这种情况的人并无法获得任何牵引力。在企业中,扔在墙上的特色是一个坏主意“看看什么棍子”,因为失败和下降的意大利面扰乱了员工的生产力。

当您考虑成功适应企业2.0工具时需要要更改的组织它的方式,很明显为什么这些项目不会过夜。是的,飞行员实施可以在几天内生活,但有用和广泛使用所需的政治和文化变化需要更长时间。

虽然没有单一的答案,但通过我们的案例研究,对于社交网络项目来说,3-5年似乎是一个常见的时间表. 这是一个让你想起法国将军的好时机:当被告知新栽的树要一百年才能长高时,他说:“最好现在就开始。”

完整报告

全部内联网社交功能研究项目报告可供下载。(此链接指向报告的更新版本,基于额外的研究在书面写作后进行。)