设计思维研讨会可以作为聘请团队的巨大机会,学习和创新您的产品和服务,并使设计过程中的民主化。由于地理限制或不便,我们可以远程进行您以前不会涉及的参与者。也就是说,通过进行远程会议来源的后勤挑战可以脱轨,有时甚至在他们开始之前。

这里有3个常见的缺陷,以避免在规划和运行下一个UX研讨会时避免。

糟糕的选择(或准备)工具

不要:选择一个数字协作工具,因为着名的设计团队使用它。

做:使用您的团队舒适且能够使用的工具提前准备文件。

具有高学习曲线或整个组织不一致的工具将防止完全和不间断的协作。特别是如果您试图建立买入并进行案例设计思维难以学习(和/或昂贵的)工具可以使整个过程变得似乎无法进入新手。代替,选择协作工具该团队已经在研讨会期间使用并将生活工件或现有的工作跟踪工具(如JIRA / Trello / Asana)使用。为文物添加或贡献更容易,人们愿意贡献的可能性越大。不要依赖研讨会录制或聊天成绩单作为车间的充分文档。录音可能无法捕获较小的团体讨论中发生的事情 - 即使这些被记录,听,说,每次15分钟的5次录音会增加75分钟,人们必须倾听(并且可能不会)。可以保存聊天成绩单,但这些通常是难以理解或阅读的长期和不提高的文本。相反,跟踪亮点并将跟踪待办事项分配给团队成员。

研究和测试工具的限制。某些工具有一个帽子,可以一次使用单个文档的用户数。这是在远程研讨会的中间发现这个限制的糟糕时间。您可能需要提前准备和填充多个车间文件副本,然后双重检查文件权限,以确保每个人都能够在车间期间访问它们。

如果您的小组大(大于10人),您将需要一个会议工具,可以将主群体分为3-5的较小组,以使其不太恐吓(或破坏性)贡献。您的会议软件(例如Zoom的“Buschout”房间)可以支持较小的群组,或者您可能需要创建由计时员控制的单独会议室。即使您打算与一些与会者一起做一位内在的研讨会,也不使用数字协作工具,考虑制作一个人将远程参加100%遥控器。这样做确保了平等的参与和参与所有与会者。否则,一个偏远与会者将具有严重恶化的经验,并且可能比积极参与者更具观察者。

不适应议程以适应组织需求

不要:通过跨越较短研讨会的兴趣或使您的团队进行不切实际的议程和时间表,通过跨越队伍建造或预热而与研讨会活动进行切割

做:为每个研讨会活动施加额外的时间,为团队建设和预热和计划制作时间。如果您的团队没有时间进行同步会话,则运行异步车间。

即使热身他们可能会感到“蓬松”,他们在讲习班促进方面发挥着重要作用。他们帮助建立了一个“安全”的分享空间,使人们能够更加诚实。他们也会让人们熟悉这些工具。最终,Harmups促进了未来的建设性谈话和平稳的沟通,又可以加快决策。

预热的例子:

  • 你感觉如何,作为一个比喻(例如,如果你的感情是天气,你会是什么 - 阳光,阴天等?)
  • 向练习板添加一个有趣的图像
  • 分享办公室技能或才能(例如,办公室“超级大国”)
  • 一些无关和乐趣的东西(例如,非工作兴趣和爱好)
  • 有关的东西,但低赌注和容易(例如,你今天对什么兴奋)

在远程研讨会方面短暂并不一定更好。是的,“缩放疲劳”是真实的,但是工作坊活动一般需要更长时间才能做到更长时间。如果分配的时间太短,人们可能不想觉得他们进展或贡献。相反,为了避免缩放疲劳,考虑制作研讨会感觉每15-20分钟切换任务和格式更短。(请记住,任务交换会增加总需要时间)。

也就是说,您不必在Zoom上专注一整天,以在一次会议中完成所有研讨会活动。如果一个长时间的工作室不适合上下文,确定您的目标,并将15-20分钟的一个或多个现有会议献给一个适当的研讨会活动。

最后,如果你的团队很忙,或者冲突的时间表可以防止实时研讨会发生,利用非接种时间运行活动的异步版本。您可以使用电子邮件,讨论论坛或公司消息平台,如松弛或团队来收集反馈。

未能管理和强化期望

不要:假设每个人都将遵循会议说明或完全参加。

做:显然(并冗续)在研讨会之前,在研讨会,邀请函和口头提醒的研讨会之前,期间和之后传达期望和目标。

特别是在更加成熟或调整到遥控工作的组织中,让每个人都充分承诺迎接车间可能是一个很大的挑战。参与者可能会在会议期间对Multitask假设它可以是可以的,也可以通过保持视频关闭来“隐藏”。如果您的组织未习惯于为所有会议进行视频,您可能必须在研讨会邀请和随访中反复地明确地说出这一期望,以便与会者相应地计划。

如果在远程研讨会期间存在利益相关者,请提前清除其作用。他们会观察吗?如果是这样,他们的存在可能会劝阻在一个小组中共享,因此您可能希望将它们从那些小组讨论中脱离。

协调人应该准备通过举例来领导团队,也可以通过在视频和音频上进行视频和音频并分享他们的屏幕来通过每项活动来散步。由于研讨会与会者在突破或小组会议期间可能无法轻松访问辅导员,分享清晰,书面的活动说明。

请记住,当人们使用数字伪影时,有一个共同的期望,即伪影是最终的选秀,必须看起来很完美。因此,它有助于使用其他形状或笔记填充协作文件以一种故意凌乱的方式消除完美的期望。故意使用像漫画的SAN或绘画弯曲的线条这样的荒谬字体可以帮助管理该期望。

结论

作为参与者努力在虚拟会议中努力的努力,难以运行一个远程研讨会。在传统的工作室设置中考虑更多的移动碎片和物流,以及许多竞争优先事项和义务。但是,如果您计划良好,并避免常见的陷阱,您将拥有一个引人入胜的,有影响力和成功的研讨会。