许多团队在研讨会期间使用停车场的概念和冗长的会议作为处理分散注意力或非议程项目的技术。停车场可能非常有用,但也很快成为您不想处理的问题的墓地。

定义:Aparking lot是捕获与议程无关的评论,主题或问题的地方。它在推迟(即“,”停车“)以后的其他主题时,它会侧重于立即讨论。

Illustration of a Parking Lot (An easel-size sticky note with smaller sticky notes on top.)
停车场捕获与议程无关的讨论主题。

想到一个实际的停车场 - 汽车是在会议期间出现的主题或非议程项目,并且在您能够解决这些产品之前,您可以在这些物品中占据这些产品。

物理或数字格式

停车场保真度,媒体和细节有所不同。通常以两种方式之一捕获物品:

Physically, on the wall.这种方法使用大型架构大小粘滞便笺or whiteboard as the parking lot. As non-agenda items come up, they are added on smaller sticky notes, either by the facilitator or by the person who generated that item. As the meeting progresses, items can be clustered (using, for example, affinity diagramming), based on their similarities. This format works best in workshops, where participants can generate the items and add them to the parking lot during activities or breaks.

Digitally, in meeting notes.This method uses a collaborative digital tool (for example, Google Docs) to capture parking-lot items in a bulleted list. Ideally, this document should be collaborative and accessible by all participants, not just by the meeting leader or scrum master.

无论选择的格式如何,停车场都应该协作和COCRATED。它应该是一个小组工件:所有会议与会者都应该了解停车场的工作原理以及给定项目属于那里的原因。其协作性质可确保对那些从停车场衍生的下一步骤的买入和问责制。它还防止了停车场成为不需要的讨论的墓地。

停车场的好处

Parking lots works especially well with:

  • 倾向于从手头主题偏离的参与者
  • 是抽象和复杂的主题,因此可能具有范围蠕变

有效使用的停车场:

Keeps conversation on topic.For example, if we are discussing user needs and a colleague keeps mentioning a way to address it, we would put that idea in the parking lot so we don’t lose it, but we would keep the conversation focused on needs, rather than solutions.

Captures questions or assumptions for future research.在研讨会期间,您可以保留停车场以获得关于研究的问题或假设。然后,停车场可以向新的研究计划作为车间跟踪通知,但在车间本身期间不会停止进展。同样,停车场可以通过延迟对威胁要压倒更大的图像的相关问题来避免“兔洞”。

Outlines action items for followup.在会议或研讨会期间创建的停车场可以作为下一步的概要。由于它们被添加到停车场,主题可以立即指定为带有所有者和时间线的动作项目。这种方法会减少会议期间所需的时间或研讨会遍历所需的时间量,因为已经捕获并分配了未来的DOS。

停车场的缺点

如果没有正确使用,停车位可以做得超过良好的危害:

Dismissive in nature.首先,他们可能是一个呈现一个想法的同事的大侮辱,只能把它放在停车场,永不回归。我已经在那里自己:当一位同事说“好的时,我要把它放在停车场,让我们继续前进,”你可能会觉得你的同事不关心你的贡献。这种反应可能会破坏团队动态并减少整体参与。

下一步缺乏共识。停车场的另一个常见缺陷永远不会从贡献的项目中获取明确的行动计划。停车场应提供未来讨论,研究或会议的轮廓。如果他们没有通知未来的行动,那么他们只会成为一种善意告诉别人他们的贡献毫无价值的方式。

停车场建议

To combat these drawbacks, use these 5 best practices:

1. Allot dedicated time, ahead of the meeting, to tackle the parking lot.

如果在停车场,participants will know that there is already dedicated time to discuss it. The parking lot time can be the last 20–30 minutes of a meeting (for example, schedule the meeting to be 1.5 hours, instead of the original 1 hour) or a separate followup parking lot meeting 1-2 days after the original meeting. This approach negates friction that can surface when the author of an idea feels it is pertinent and discussion-worthy.

2.介绍明确的停车场目的和规则。

即使同事知道停车场是什么,简要介绍概念,地面规则和目的。这样做的预期,创造了共享语言,和素瓜参与者正确使用停车场。例如:

“我们今天将使用停车场的概念。这是因为我们可以在分配的时间内完成我们的目标,但如果自然地提出,则不会丢失其他想法,问题或相关主题。“

随着离题项目被提升,口头迅速识别,超出会议范围。对于灰色区域的物品,时间框对话:如果讨论继续分配时间,将其移动到停车场,并在会议后询问关键贡献者完成对话。

3.按照您完成停车场。

随着物品被添加到停车场,使用亲和力图to cluster similar items (for example, group all items that are development-centric, and group all items that are design-centric). This approach helps organize, then potentially address items quickly and efficiently at the end of the meeting, by topic, if time permits. If time runs out, each cluster can be assigned as a to-do to the correct audience subgroup — with each subgroup having to follow up on their assigned cluster and email next steps to the larger group.

集群停车场的示例
亲和图可以用于将类似物品分组在停车场中。

4.分配所有者和时间表。

For each item in the parking lot, assign a specific to-do and a timeline. For example, if the parking lot item is the research question “What about input from others in the household?”, you want to decide 1) how that question will be answered and 2) who will be responsible for doing it. Think “万维网。“:who什么什么时候

Todo Post-Its直接连接到停车场的示例。
致DOS,行动项目和所有者可以写在粘滞便笺上,并直接连接到停车场的原始项目。这样做提供了下一步的概述;轮廓可以数字化并通过会议分钟发送。

5.在会议票据中包括停车场到DOS。

总是在会议上包含停车场。通过这种方式,新的想法,切向评论或问题不会丢失,而是共享,也可以由所有参与者提到。这种方法使每个人都对物品和与他们相关联的后续步骤都会受到公开负责。

结论

让你自己的停车场方法- 根据您的需求和背景,根据需要调整上述指南。迭代您如何向其他人,格式和主题介绍停车场的格式(例如,尝试介绍一个单独的研究 - 问题停车场,只会捕获对数据本身的打开问题或假设)。

当正确使用时,停车位可以不仅仅是文档超出范围的想法和问题。它们是一个有形的工件,最终有助于建立共同的基础,提高研讨会内的生产力,并有助于团队之间共享问责制。