许多团队在研讨会期间使用停车场的概念和冗长的会议作为处理分散注意力或非议程项目的技术。停车场可能非常有用,但也很快成为您不想处理的问题的墓地。

定义: 一种停车场is a place to capture comments, topics, or questions that are not related to the agenda. It keeps the focus on the immediate discussion while deferring (i.e., “parking”) other topics for later.

停车场的例证(一个与小的稠粘的笔记与在上面的小稠粘的笔记。)
停车场捕获与议程无关的讨论主题。

想到一个实际的停车场 - 汽车是在会议期间出现的主题或非议程项目,并且在您能够解决这些产品之前,您可以在这些物品中占据这些产品。

Physical or Digital Format

停车场保真度,媒体和细节有所不同。通常以两种方式之一捕获物品:

身体上,在墙上。This method uses a large, easel-size粘滞便笺或白板作为停车场。由于非议程项目出现,它们由促进者或生成该项目的人添加在较小的粘滞便笺上。随着会议的进展,可以基于其相似之处群集(例如,使用例如亲和图)。此格式在讲习班中最佳地工作,参与者可以在活动或休息期间将其添加到停车场。

数字地,在会议笔记中。此方法使用协作数字工具(例如,Google文档)来捕获项目符号列表中的停车批次。理想情况下,本文件应由所有参与者协作,不仅仅是会议领导者或Scrum大师。

Regardless of the format chosen, a parking lot should be collaborative and cocreated. It should be a小组工件:所有会议与会者都应该了解停车场的工作原理以及给定项目属于那里的原因。其协作性质可确保对那些从停车场衍生的下一步骤的买入和问责制。它还防止了停车场成为不需要的讨论的墓地。

Benefits of a Parking Lot

停车场尤其适合:

  • participants who are prone to stray from the topic at hand
  • 是抽象和复杂的主题,因此可能具有范围蠕变

有效使用的停车场:

保持对话主题。For example, if we are discussing user needs and a colleague keeps mentioning a way to address it, we would put that idea in the parking lot so we don’t lose it, but we would keep the conversation focused on needs, rather than solutions.

为未来的研究捕获问题或假设。在研讨会期间,你可以保持一个停车场questions or assumptions made about research. The parking lot could then inform a new research plan as workshop followup, but not halt progress during the workshop itself. Similarly, the parking lot can avoid “rabbit holing” by deferring overly detailed discussion of an otherwise relevant issue that threatens to overwhelm the bigger picture.

概述操作项的操作项。在会议或研讨会期间创建的停车场可以作为下一步的概要。由于它们被添加到停车场,主题可以立即指定为带有所有者和时间线的动作项目。这种方法会减少会议期间所需的时间或研讨会遍历所需的时间量,因为已经捕获并分配了未来的DOS。

Drawbacks of a Parking Lot

Parking lots can do more harm than good if not used correctly:

驳斥本质上。First, they can be a big insult to a fellow colleague who presents an idea, only to have it put in the parking lot and never returned to. I’ve been there myself: when a colleague says “Okay, I’m going to put that in the parking lot and let’s move on,” you may feel that your colleague doesn’t care about your contribution. Such a response could ruin team dynamic and decrease overall participation.

Lack of consensus around next steps.停车场的另一个常见缺陷永远不会从贡献的项目中获取明确的行动计划。停车场应提供未来讨论,研究或会议的轮廓。如果他们没有通知未来的行动,那么他们只会成为一种善意告诉别人他们的贡献毫无价值的方式。

停车场建议

要打击这些缺点,请使用这5个最佳实践:

1.分配致力于会议前的时间,以解决停车场。

如果在停车场进入某些东西,参与者将知道已经致力于讨论它。停车场时间可以是会议的最后20-30分钟(例如,安排会议为1.5小时,而不是原来的1小时)或在原始会议后1-2天的单独跟踪停车场会议。当一个想法的作者感觉到它是相关和讨论的时,这种方法否定了可以表面的摩擦。

2. Introduce clear parking lot purpose and rules.

Even if colleagues know what a parking lot is, briefly introduce the concept, ground rules, and purpose. Doing so sets expectations, creates a shared language, andprimesparticipants to use the parking lot correctly. For example:

“我们今天将使用停车场的概念。这是因为我们可以在分配的时间内完成我们的目标,但如果自然地提出,则不会丢失其他想法,问题或相关主题。“

随着离题项目被提升,口头迅速识别,超出会议范围。对于灰色区域的物品,时间框对话:如果讨论继续分配时间,将其移动到停车场,并在会议后询问关键贡献者完成对话。

3. Organize the parking lot as you go.

As items are added to the parking lot, use亲和力图群集类似的项目(例如,将开发中心的所有项目组组,以及将设计为中心的所有项目)。这种方法有助于组织,然后在会议结束时潜在地在会议结束时快速有效地解决项目,如果时间允许。如果时间耗尽,则每个群集都可以分配为正确的受众子组 - 每个子组都必须在其分配的群集上跟进,并将下一个步骤进行电子邮件到更大的组。

Example of a clustered parking lot
亲和图可以用于将类似物品分组在停车场中。

4. Assign owners and timelines.

对于停车场中的每个项目,分配特定的DO和时间轴。例如,如果停车场是研究问题“家庭中其他人的输入呢?”,你想决定1)该问题如何回答,2)谁将负责这样做。想想“W.W.W。”:WHOdoes什么,什么时候

Todo Post-Its直接连接到停车场的示例。
致DOS,行动项目和所有者可以写在粘滞便笺上,并直接连接到停车场的原始项目。这样做提供了下一步的概述;轮廓可以数字化并通过会议分钟发送。

5.在会议票据中包括停车场到DOS。

Always include the parking lot in the meeting minutes. In this way new ideas, tangential comments, or questions are not lost, but rather shared and can be referred to by all participants. This approach makes everyone publicly accountable for the items and the next steps associated with them.

结论

Make the parking lot method your own— adapt the above guidelines as needed, depending on your needs and context. Iterate on how you introduce it to others, the format, and theme of the parking lot (for example, try introducing a separate research-questions parking lot that will capture only open questions or assumptions about the data itself).

当正确使用时,停车位可以不仅仅是文档超出范围的想法和问题。它们是一个有形的工件,最终有助于建立共同的基础,提高研讨会内的生产力,并有助于团队之间共享问责制。