今天的Intranet门户网站位于企业宇宙的震中。它们提供了实用性和可用性,为员工成功的所有或大多数必需品。流行的企业门户网站产品包括通过移动设备和家庭计算机,整合和访问企业应用程序以及员工的通信车辆。随着组织向数字工作场所的英寸,Intranet门户网站开始作为公司轮的中心,提供信息和应用程序的辐条,这些信息和应用程序多样化且越来越分散的劳动力。

并非所有组织都达到了所有企业应用程序的梦想,通常是由于资源限制和安全问题。很明显,最多至少分享这个目标,并且在道路上,即使有些人只是几乎没有离开车道,也可以朝着那方面移动。

在更新我们的Intranet Portals报告在这是我们的第五版,大多数组织希望为其员工提供最佳的工具和经验,仍然很明显。但并非所有组织都有时间或专业知识。较小的设计团队,高级管理层的支持必须开始对大型内联网门户的工作,知道在他们的工作会产生相当大的结果之前需要数月或数年。尽管存在这种现实,但有很多课程可以从努力仍然适度的公司中学到。

报告中包含的门户网站

在这项最新的研究中,我们观察了16个组织的内部网门户,追踪了一条贯穿全球的连接内部网最佳实践的线路,从美国中心地带堪萨斯州的奥拉斯特市,一直到白俄罗斯的市政设计和调查统一企业“Minskinzhproekt”。最近的案例研究包括:

  • 卡勒基金会
  • 奥拉斯市,堪萨斯州
  • 可口可乐企业有限公司
  • 消费者金融保护局(CFPB)
  • FDC Solutions,Inc。
  • 这句话的意思是:“夫琅和费- gesellschaft zur Forderung。
  • 夫琅和费海因里希赫兹研究所
  • 市政设计与调查统一企业“MinskinzhProekt”
  • 国家档案和记录管理局(NARA)
  • 北亚利桑那大学(NAU)
  • 棕榈滩县县委委员会
  • 持久系统有限公司
  • 资源数据,Inc。
  • 认为互助银行
  • 运输部(加拿大)
  • 雅拉国际asa

我们对Intranet门户网站的建议现在是基于83门户案例研究

治理变得更加分散

作为企业门户的成熟和成长,需要更多结构化,但分散的门户治理。门户团队正在学习,因为Intranet门户触及组织的所有层,所以治理也是如此。新案例研究揭示了对分散或矩阵治理模型的举动,而不是过去几年,治理更集中 - 被企业门户所有者创造,沟通和策划。

有些组织发现自己创建治理,其中一旦没有,其他人则肉体谷物更具体地进行了他们门户治理结构的具体细节,以适应整个组织的触摸点。

例如,Carle Foundation创建了一种正式灵活的治理结构,具有定义的角色,职责和工作流程。治理团队从组织的各个层面吸取,并为员工从整个组织的几乎每个运营区域分配了任务。从高级赞助商到个人内容贡献者,每个人都在确保内部网门户的维护和持续发展方面发挥作用。

与门户开发的大多数方面一样,治理是马拉松而不是短跑,门户团队认识到,治理必须不断发展,门户也是如此。

SharePoint可能非常有效,但存在其他好的技术选择

许多组织很高兴地报告,包括开源工具在内的各种工具正在满足他们的需求。并不是每个人都有必要集成和支持大型、复杂的内部网门户解决方案(如SharePoint)。但是随着技术的成熟,进入壁垒降低了,有更多的门户技术可供选择。

这不是Intranet门户设计的新概念。2000年我们第一次开始学习内部网时,开源很大。直到2008年我们看到SharePoint站稳脚跟了吗?即使是那一年,我们的10局域网设计年度赢家使用41个不同的产品,用于其Intranet技术平台。在我们的最近(2014年)内联网设计年度,5个中的5个赢家使用sharepoint。在我们的Intranet行为 - 研究研究,组织使用大约20个不同的门户软件工具。因此,从未缺乏可以生产有价值的门户网站的Intranet门户技术。今天的不同之处在于技术已经进入了一个相当不良的团队在没有先进的设计团队的情况下创建一个高度职能的门户的一点。

加拿大奥拉斯(堪萨斯州),加拿大运输部和美国档案馆和记录管理局(奈良)是一些不同规模的组织的少数例子,选择在Drupal框架上建造他们的门户。这些组织看到一个开源解决方案和随附的工具,更灵活,更好地获得足够的需求。

这些组织之间的线程是所有三个都与之相关政府有一些能力。虽然具有诈骗的大公司与SharePoint一起跳进床,但一些政府组织说SharePoint对争吵太多,因此选择另一条路径。

这些成功的例子表明了这一点Intranet门户网站不必坐在巨型门户技术平台之上,以便是全功能或有效的。有时小小是美丽的。

复杂的个性化

个性化社会工具,一旦公司内联网的可选组件,现在开始成为标准产品,这是任何全功能网站的几乎预期的组成部分。

随着企业门户网站上市的更多内容和应用程序,需要策划每个人看到的内容越来越重要,以防止员工真正不堪重负。

例如,Persistent Systems的团队在设计公司的门户时,几乎每个组件都是基于角色和位置的。这并不容易实现,因为公司的业务分析师必须创建一个角色-功能矩阵,根据角色和位置为每种类型的用户确定一个理想的主页组合。从那里,用户可以自由地进一步定制他们的体验。

不仅是基于角色的个性化的重新设计的高度优先级,它已被用户热情地接受,帮助他们仍然专注于关键行动项目,同时仍然可以让他们访问门户网站所提供的所有其余部分。

自上次版本的本报告以来,自定义也看到了一个升值,但它是针对目标焦点的自定义。我们又一次地指出,诸如颜色,主题和布局等比较轻浮的定制功能经常失败。然而,有针对性的定制功能是面向任务和简化工作流程的升值和用户均受欣赏和良好使用。

已经发现了今年报告的若干组织即使是简单的定制功能,如“我的”页面(我的网站我的链接我的工具等)帮助提升用户参与。Carle基金会、资源数据公司和加拿大运输部都报告了这些用户控制功能的良好效果。很少有组织跟踪这些特性的具体使用情况,但是有证据表明它们正在被使用,并且用户要求增强特性以继续使它们变得更好。

关于定制的这种简单发现的寓意是质量上的数量:用户控制的功能是最受欢迎的,当他们聚焦和战略时非常欢迎而不是当他们丰富而压倒性。

应用程序可以推动企业门户的采用

在此报告的前一版中,我们看到了一些具有特定,有针对性的,高度成功的应用程序的一些优秀的例子,也是整体门户使用的驱动程序。应用程序吸引用户并将其保留回来,公司开始真正了解这一点。创造创新,甚至简单但有用的工具的公司可能会经历更高的门户采用率。如果门户网站为用户提供帮助员工完成工作,他们会再次回来。

完成后,即使是基本工具(如基于技能的员工目录)也可以是用户满意度和增加门户采用的关键驱动因素。当关键申请旨在瞄准管理人员或高管时,他们在门户项目上吸引高级眼球,并转化为门户团队的胜利。许多企业门户网站团队使用应用程序来吸引人员。有用,设计精心设计的应用程序让人回来。自本报告的第一版以来,这一直如此,今天仍然存在。

资源数据,Inc。(RDI)的项目门户是一个有用的工具的一个完美的例子,让用户经常访问门户。该项目门户是一个停止项目的一站式商店,适用于相关的项目和RDI工作人员和客户工作人员可以查看/设置日历活动,检查计划,识别关键里程碑,下载项目文件,审查任务,查看项目,查看项目-cost报告,查看时间表条目,等等。链接允许RDI工作人员跳进导致工作,客户/联系数据库和其他辅助信息的营销提案。通过一个地方提供所有这些数据,项目门户网站已成为员工工作流程的不可或缺的一部分,因此公司的门户网站也是如此。

虽然应用程序推动采用,但移动可以更好地完成。Mobile实际上可以是Portal的杀手应用程序。

移动企业门户优化在即将到来缓慢,但视为重要

移动内联网和企业应用程序仍然没有几乎渗透这次手机在现实世界中享有。坏消息是这种差异从未如此明显过。一种PEW报告发现90%的美国人拥有手机,58%是智能手机。然而,只有在这里出现案例研究的组织只是针对移动体验进行了真正优化,或者提供特定于特定于任务的应用来支持日常工作。

在这份报告的上一版中,我们写道:“在防火墙之外,移动领域充满了创新,但在公司内部,移动技术的发展速度似乎很慢。在这个版本中,这只蜗牛已经加快了它的速度,慢慢地跑向移动。我们希望龟兔赛跑的寓言将对移动内部网的特性产生一些影响,并在(期待已久的)最后产生真正伟大的设计。

然而,好消息是,那些把移动业务作为企业门户战略关键部分的组织已经兴致勃勃地这么做了,真正使移动业务成为他们门户产品的核心部分,如果不是核心的话。

持久性系统在这一努力中引发了收费。凭借其最近的门户重新设计,该公司采用移动势在必行,并以移动式设计方法将其转向头部。设计 - 团队的任务分析专注于移动用户的需求,而不是设计桌面并调整小型屏幕的门户体验,而是首先关注移动用户的需求,让桌面围绕核心移动功能扩展。

这种方法显然,在目标移动经验中,但具有使整体门户更精简和任务集中的剩余效果。其他门户团队将从持久系统的剧本中拍摄一页,以便将门户膨胀减少到用户所需事物所需的本质。

建议任何想要启动移动Intranet门户网站的人对小屏幕和移动设备使用的内容进行优先排序和优化。员工想要并开始期望他们的门户不仅可以在桌面上使用,而是在带有小型显示器和平板电脑的手机上使用。在移动设备上轻松制作时间和位置相关的任务是一个很好的开始。

关键点是从用户最重要任务的任务分析开始,优先考虑门户布局有效满足用户的需求。

有些组织正在进入企业移动部门。最近的Intranet设计年度赢家专注于移动优化的一些能力,三位获胜者占据了响应设计设计和发展他们的内联网的方法。

但在战略和执行方面,从这轮采访中找到了一个关键的发现是典型的设计团队并不是那里 - 仍然存在。许多努力走向移动企业倡议仍然“即将推出”,即使是在我们上一轮研究后三年即将到三年。

我们完全同意等待的想法,直到你能得到正确的;糟糕的移动设计对于用户来说是非常痛苦的。对于企业使用,您每分钟支付员工通过糟糕的UI浪费的每一分钟。尽管如此,我们仍然建议公司计划将内部全体销售能够迅速,而不是稍后的移动设备。随着员工越来越多地看到他们在开放互联网上的移动用户体验方面的快速改进,他们也会从他们的组织中要求它。

用户研究:一点点一切

许多人(几乎所有我们采访的那些报告版)设计团队以规范和可预测的方式对用户进行进行。此外,他们计划在将反馈应用于用户时迭代和完善他们的门户设计。

我们看到的转变不仅仅是用户研究的增加,而是增加涉及用户的迭代周期一遍又一遍,因为设计和架构演变了。设计团队现在正在采用许多类型的研究方法,从观察研究(如可用性测试)到数据挖掘(从呼叫日志和站点度量),以态度方法(如调查)。

UX研究进入调整当前的设计,并规划重新设计。更多的门户设计师通过在推出新设计之前测试和重新设计线框来实现推荐的迭代设计。

虽然预算仍然很紧张,资源也很紧张,但是团队正在寻找方法来适应一些用户研究,不仅仅是一次,而是贯穿整个项目。例如,奈良和卡尔基金会在整个项目生命周期中进行了大量的研究活动。这些活动包括:

有些研究仍然比没有人好。但这绝对是一个非常低的目标。而是争取我们报告中的门户设计师在每阶段都取得了诸如达到的报告中的设计师:一点研究。这比仅仅一个或两个更大的研究更有效。

ROI:站在更软的措施背后

作为企业门户蓬勃发展,变得更加不可或缺,成功的标准度量 -投资回报率(ROI)- 是这仍然不容易衡量。虽然一些相关的UX相关的指标,如更快的任务完成和更高的任务成功可以测量,很少发生。代替ROI.继续以无形资产来衡量,比如沟通或满足感,而不是金钱和美分。

但是不要被这些措施的剥削脱落。这些改进对于争取参与或获取信息的组织非常重要。他们最基本的配置的门户网站提供统一的位置,员工访问工具以获得工作完成,而且单独的人可能会成为以前所做的事情的巨大进步。

我们总是在进行我们的采访时询问投资回报率,在前一年中,公司有时会羞怯地羞怯,因为他们没有仔细衡量投资回报率甚至使其成为其目标之一。ROI对于获得牵引力和了解您所花费的是什么,还是值得的。尽管如此,数字的泥潭有时是非常困难或不可能实现的。

有什么重要的,无论如何,是有明确的目标和一些有形的方法来衡量改进朝着这些目标做出。

在我们的研究报告中阅读有关Intranet Portals的更多信息,“内部网门户:来自现实项目的用户体验设计经验,第五版。“