今天的内部网门户处于企业领域的中心。它们提供了实用性和可用性,为员工的成功提供了所有或大多数必需条件。流行的企业门户产品包括通过移动设备和家用计算机使用、整合和访问企业应用程序以及为员工提供的通信工具。随着组织逐渐迈向数字化工作场所,内部网门户开始成为公司车轮的中心,提供信息辐条和应用程序,服务于多样化和日益分散的工作人员。

并非所有组织都实现了对所有企业应用程序进行全面集成的梦想,这通常是由于资源限制和安全方面的考虑。很明显,大多数人至少有同样的目标,即使有些人刚刚离开车道,但他们正在路上,正在朝这个方向前进。

在更新我们的联网门户报告,随着这是我们的第五版,很明显,大多数组织都希望为他们的员工提供使用企业门户的最佳工具和体验。但并不是所有的组织都有时间或专业知识来做这件事。获得高级管理层支持较少的小型设计团队现在必须开始他们的工作,朝着一个伟大的内部网门户开始,他们知道这将需要几个月或几年的时间,他们的工作才会产生可观的结果。尽管存在这样的现实,但我们仍可以从那些努力仍不太积极的公司身上学到许多教训。

报告中包含的门户

For this latest research we looked at intranet portals in 16 organizations, tracing a line across the globe that connects intranet best practices from the City of Olathe, Kansas in America’s heartland, all the way to the Municipal Design and Survey Unitary Enterprise “Minskinzhproekt” in Belarus. The most recent case studies include the following:

  • 在卡尔基金会
  • 奥拉西市,堪萨斯州
  • 可口可乐企业有限公司
  • 消费者金融保护局(CFPB)
  • FDC解决方案公司。
  • 弗劳恩霍夫协会楚Förderung德angewandten Forschung E.V.
  • 弗朗霍夫海因里希赫兹研究所
  • 市勘测设计单一制企业“Minskinzhproekt”
  • 国家档案和记录管理局(NARA)
  • 北亚利桑那大学(NAU)
  • 棕榈滩县委员会的县委员
  • 持续的系统有限
  • 资源数据有限公司
  • 想想互惠银行
  • 交通运输部(加拿大)
  • 亚撒雅苒国际

我们对内部网门户网站的建议现在是基于83门户网站案例研究

治理变得更加分散

作为企业门户的成熟和成长也是如此更加结构化,分散尚,门户管理的需要。门户团队学习,由于内部网门户触及该组织的所有层,所以要治理。新的案例研究揭示移向一个分散的或矩阵管理模式,相对于过去几年在政府监管更集中 - 创建,沟通,并通过企业门户业主管制。

一些组织发现自己在以前没有治理的地方创建治理,而其他组织则充实其门户治理结构的更具体细节,以适应整个组织的接触点。

例如,卡尔基金会创造了一个治理结构是正式和灵活,具有定义的角色,职责和工作流程。治理小组,从组织的各个层面抽取,并已指派任务的工作人员从整个组织的几乎所有业务领域。从高级赞助商的个人内容提供者每个人都有责任确保内部网门户的维护和不断发展发挥。

治理,像门户网站发展的许多方面,是马拉松而不是短跑,和门户网站的团队意识到,治理必须发展一样,门户网站。

SharePoint可能非常有效,但也存在其他好的技术选择

许多组织都高兴地报告,各种工具,包括开源工具,正赶上他们的需要。每个人都未必能负担得起集成和支持大型,复杂的内部网门户解决方案(如SharePoint)。但是,随着技术的成熟,进入门槛降低,更多的门户技术选项可用。

这不是内部网门户设计的新概念。2000年,当我们第一次开始研究企业内部网,被大量使用开放源代码。才2008年的确,我们看到的SharePoint采取强抱。即使是今年,我们10企业网设计年赢家使用41种不同的产品,为他们的企业内部网的技术平台。在我们的最新一期(2014年)内部网设计年度10分中有5分赢家使用SharePoint中。在我们的内网行为,调查研究在美国,组织使用了大约20种不同的门户软件工具。因此,能够产生有价值的门户的内部网门户技术从来就不缺乏。今天的不同之处在于,技术已经发展到这样的程度:一个相当非技术的团队可以创建一个功能强大的门户,而无需内部高级设计团队。

奥拉西市(堪萨斯)、加拿大交通部和美国国家档案和记录管理局(NARA)是选择在Drupal框架上构建门户的不同规模组织的几个例子。这些组织认为开源解决方案和配套工具更灵活,更好地满足他们的需求。

这三个组织之间的联系是相互关联的政府在某些能力。当拥有熟练IT部门的大公司纷纷使用SharePoint时,一些政府机构表示SharePoint太过复杂,无法争论,因此选择了另一条道路。

这些成功的例子证明了这一点一个内部网门户并不一定要位于一个巨大的门户技术平台之上,才能达到功能齐全或有效的目的。有时小的就是美。

复杂的个性化

个性化社会工具,一旦企业内部网的可选组件,现在开始成为标准的产品,任何功能齐全的网站几乎是预期的成分。

随着企业门户上可用的内容和应用程序越来越多,管理每个人看到的内容变得越来越重要,以防止员工真正不堪重负。

该团队在持续的系统,例如,设计了公司门户网站以这样的方式,几乎每一个组件是基于角色和位置感知。这是不容易实现的,因为该公司的业务分析师必须创建一个角色的功能矩阵,以确定每个理想的网页结构和基于角色和位置每个类型的用户。从那里,用户可以自由地进一步自定义他们的经验。

基于角色的个性化不仅是重新设计的优先级,它还受到了用户的热烈欢迎,帮助他们保持专注于关键的操作项,同时仍然允许他们访问门户必须提供的所有其余内容。

自上一版报告以来,定制也出现了上升,但它是有针对性的重点的定制。我们已经一次又一次地指出,更多琐碎的定制特性(如颜色、主题和布局)往往会失败。然而,面向任务和流线型工作流的目标定制特性受到用户的欢迎和良好的使用。

一些组织在今年的报告中发现即使是简单的定制功能,例如“我的”的网页(我的网站,我的链接,我的工具等等)有助于提高用户粘性。在卡尔基金会,资源数据,公司和交通运输的加拿大的部门都报告了良好的效果与这些用户控制功能。很少有企业跟踪这些功能的具体用途,但坊间证据表明,他们正在使用的和用户所要求的增强功能,继续使他们更好。

这一关于定制的简单发现的寓意是:质量高于数量:用户控制功能是最欢迎的,当他们的重点和战略而不是在它们大量泛滥的时候。

应用可以带动企业门户收养

在本报告的前一版中,我们看到了一些非常出色的应用程序示例,这些应用程序是特定的、有针对性的和非常成功的,它们本身以及作为门户使用的总体驱动因素都是如此。应用程序能够吸引用户并让他们回访,公司也开始真正理解这一点。那些创建创新的,或者甚至是简单但有用的工具的公司,可能会经历更高的门户采用率。如果门户为用户提供帮助员工完成工作的工具,他们将一次又一次地回来。

如果做得好,即使是基本工具(如基于技能的员工目录)也可以成为用户满意度和门户采用增加的关键驱动因素。当关键应用程序针对管理人员或执行人员时,它们会吸引门户项目的高层关注,并转化为门户团队的胜利。许多企业门户团队使用应用程序来吸引用户。实用、设计良好的应用程序让人们不断回访。从本报告第一版开始,情况就是如此,今天依然如此。

资源数据公司(RDI)的项目门户是一个有用的工具,得到用户经常访问门户网站的一个很好的例子。该项目门户网站是一个一站式的一切事物的项目有关,其中RDI员工和客户的工作人员可以查看空间/套日历事件,检查计划,确定关键的里程碑,下载项目文件,正在审核任务和任务受让人,查看项目-cost报告,审查的时间表项,依此类推。链接允许RDI人员跳进营销建议,导致工作中,客户端/联系人数据库,及其他辅助信息。随着在同一个地方提供此数据,该项目门户网站已经成为员工的工作流程中不可或缺的一部分,因此有公司的门户网站。

虽然应用程序推动了用户的接受,但移动设备甚至可以做得更多。事实上,手机可以成为门户网站的杀手级应用。

移动企业门户优化进展缓慢,但被认为是重要的

移动内部网和企业应用程序还没有接近渗透那款手机在现实世界中很受欢迎。坏消息是,这种差距从未像现在这样明显。一个皮尤报告90%的美国人拥有手机,58%的人拥有智能手机。然而,只有少数组织的案例研究出现在这里是真正优化移动体验或提供特定任务的应用程序,以支持日常工作。

在这份报告中,我们写的最后一版:“在防火墙之外,移动空间与充满创新,但是在公司内部,移动进展似乎在蜗牛的速度进行推进。”在本期的蜗牛回升的速度缓慢小跑走向移动。我们可以希望龟兔赛跑的寓言将对移动局域网功能的一些轴承和导致在(期待已久的)真正最伟大的设计。

好消息,然而,就是那些已经接受移动作为其企业门户战略的关键部分组织津津有味这样做,真正使他们的门户产品的手机的核心部分,如果不是它的核心。

持久系统在这方面起带头作用。在最近的门户网站重新设计中,该公司采用了移动优先的设计方法,并将其扭转过来。设计团队的任务分析首先关注移动用户的需求,并让桌面围绕核心移动功能展开,而不是针对桌面进行设计并使门户体验适应小屏幕。

这种做法导致,很明显,有针对性的移动体验,但不得不做更精简和任务集中在整个门户的残余影响。其他门户网站的团队将做好采取长期性系统的剧本一个页面在试图降低门静脉膨胀到的用户需要把事情做的事情的本质。

建议任何想要启动移动内部网门户的人这样做重点发展和优化内容的小屏幕和移动应用。员工希望他们的门户网站不仅可以在台式机上使用,还可以在带有小显示器的手机和平板电脑上使用。在移动设备上轻松完成与时间和地点相关的任务是个不错的开始。

关键点是从用户最重要的任务分析开始,并且门户布局的优先级有效满足用户需求。

一些组织正在轻率地进军企业移动业务。最近的内部网设计年度优胜者集中在移动优化的一些能力,有三位优胜者参加了a自适应设计企业内部网的设计与开发方法。

但在战略和执行方面,从这一轮访谈中得出的一个关键发现是,典型的设计团队还没有到达那里——仍然没有。许多致力于移动企业倡议的努力仍在“即将到来”,即使在我们上一轮调查已经过去三年的今天。

我们完全同意等待,直到你可以做对;糟糕的手机设计对用户来说真的很痛苦。对于企业来说,员工在糟糕的用户界面上浪费的每一分钟都是要付出代价的。尽管如此,我们还是建议公司尽快计划使他们的内部网可在移动设备上访问和使用。随着员工越来越多地看到他们在开放互联网上移动用户体验的快速改善,他们将要求他们的组织也这么做。

用户研究:什么都懂一点

许多设计团队(几乎所有我们为本报告版采访的团队)都以一种常规的和可预测的方式进行用户研究。此外,他们计划在应用用户反馈时对门户设计进行迭代和改进。

我们所看到的变化是不只是在用户调研的增加,而是的增加在涉及用户迭代周期一遍又一遍,随着设计和架构的发展。设计团队现在使用多种类型的研究方法,从观察性研究(如可用性测试),到数据挖掘(从呼叫日志和站点度量),到态度方法(如调查)。

用户体验研究致力于调整当前的设计,并计划重新设计。越来越多的门户网站设计师建议在启动新设计之前,通过测试和重新设计线框图进行迭代设计。

虽然预算是肯定还是偏紧和资源仍然紧张,团队正在想方设法,以适应在一个小的用户研究不只是一次,但所有项目沿线连续。无论奈良的卡尔基金会,例如在整个项目生命周期中进行了无数次的研究活动。包括这些活动:

有一些研究总比没有好,这一点仍然是正确的。但这绝对是一个非常低的目标。相反,努力实现我们报告中的门户设计者所实现的目标:在每个阶段都做一点研究。这比一两个更大的研究要有效得多。

ROI:支持软措施

作为企业门户蓬勃发展,成为更加不可或缺,标准度量成功的 -投资回报率(ROI)——是仍然不容易测量。而一些ux相关的度量,如更快的完成任务和任务更高的成功,是可以衡量的,它很少发生。代替ROI继续在无形诸如通信或满意,而不是美元和美分来测量。

但不要因为这些措施的软弱而退缩。这些改进对于那些难以参与或获取信息的组织来说意义重大。门户在其最基本的配置中提供了一个统一的位置,员工可以在这里访问工具来完成他们的工作,这本身就比以前的工作方式有了巨大的进步。

我们总是要求投资回报率时,我们进行的采访和往年公司有时羞怯的事实,他们没有仔细衡量投资回报率,甚至使他们的目标之一。投资回报率是获得牵引力,并了解是否你花了什么重要的是值得的,或更有价值。然而,数字的泥潭有时是非常困难或不可能实现。

不管怎样,重要的是去做是否有明确的目标和一些有形的方法来衡量改进朝着这些目标作出。

请阅读我们的研究报告中关于内部网门户网站的更多信息。”联网门户:从现实生活中的项目UX设计经验,第5版“。