今天的内部网门户位于企业世界的中心。它们提供了实用性和可用性,为员工的成功提供了所有或大部分的必要条件。流行的企业门户产品包括通过移动设备和家用计算机使用、整合和访问企业应用程序,以及为员工提供的通信工具。随着企业逐渐走向数字化工作场所,内部网门户开始充当企业轮子的中心,提供信息辐条和应用程序,为多样化和日益分散的员工提供服务。

并不是所有的组织都实现了全部集成所有企业应用程序的梦想,这通常是由于资源限制和安全方面的考虑。很明显,至少大多数人都有这个目标,并且正在朝着那个方向前进,即使有些人刚刚离开车道。

在更新我们的门户网站的报告,这是我们的第五个版本,很明显,大多数组织都希望为他们的员工提供最好的工具和企业门户的经验。但并不是所有的组织都有时间或专业知识来做这些。较少获得高级管理层支持的小型设计团队现在不得不开始朝着一个伟大的内部网门户开始工作,他们知道他们的工作将需要几个月或几年的时间才能产生可观的结果。尽管如此,我们还是可以从那些努力不够的公司身上学到很多经验。

报告中包含的门户网站

在这项最新的研究中,我们考察了16个组织的内部网门户,追踪了全球范围内连接内部网最佳实践的线路,从美国腹地堪萨斯州奥拉特市一直到市政设计和调查单一企业“Minskinzhproekt”最近的案例研究包括:

  • 卡尔基金会
  • 奥拉斯市,堪萨斯州
  • 可口可乐企业有限公司
  • 消费者金融保护局(CFPB)
  • FDC Solutions,Inc。
  • 弗劳恩霍夫·格塞尔沙夫特·祖尔·费尔德朗·德·安格万登·福松e.V。
  • 弗劳恩霍夫海因里希赫兹研究所
  • 市政设计勘察综合型企业“Minskinzhproekt”
  • 国家档案和记录管理局(NARA)
  • 北亚利桑那大学
  • 棕榈滩县委员会县长
  • 持续的系统有限
  • 资源数据有限公司
  • 想想共同银行
  • 交通部(加拿大)
  • 雅拉国际asa

我们对内部网门户的建议现在基于83门户案例研究

治理正变得更加分散

随着企业门户的成熟和发展,对更结构化但更分散的门户治理的需求也会增加。门户团队认识到,由于内部网门户涉及组织的所有层,因此治理也应该如此。新的案例研究揭示了向分散式或矩阵式治理模型的转变,这与过去几年的治理更加集中化(由企业门户所有者创建、沟通和管理)形成了鲜明对比。

一些组织发现自己在以前没有治理的地方创建治理,而另一些组织则充实其门户治理结构的更具体细节,以适应整个组织的接触点。

例如,Carle Foundation创建了一个正式而灵活的治理结构,具有定义的角色、职责和工作流。治理团队来自组织的所有级别,并将任务分配给组织中几乎每个操作领域的员工。从高级发起人到个别内容贡献者,每个人都要在确保内部网门户的维护和持续开发中发挥作用。

治理,就像门户开发的大多数方面一样,不是一个冲刺,门户团队意识到治理必须进化,门户也必须进化。

SharePoint可能非常有效,但存在其他好的技术选择

许多组织都乐于报告,包括开源工具在内的各种工具正在满足其需求。每个人都不一定能够集成和支持大型、复杂的intranet门户解决方案,如SharePoint。但随着技术的成熟,进入壁垒降低,更多的门户技术选项变得越来越重要可获得的

对于内部网门户设计来说,这并不是一个新概念。在2000年,当我们第一次开始研究内部网时,开源被大量使用。直到2008我们是否看到了SharePoint的强大影响力。即使在那一年,我们的10内联网设计年刊赢家为他们的内部网技术平台使用了41种不同的产品。在我们的最近(2014年)内联网设计年度10分中有5分赢家使用SharePoint。在我们的内部网行为研究研究在美国,企业使用了大约20种不同的门户软件工具。因此,能够产生有价值门户的内部网门户技术从来就不缺乏。今天的不同之处在于,技术已经发展到这样一个程度,即一个相当非技术的团队可以在不需要内部高级设计团队的情况下创建一个功能强大的门户。

加拿大奥拉斯(堪萨斯州),加拿大运输部和美国档案馆和记录管理局(奈良)是一些不同规模的组织的少数例子,选择在Drupal框架上建造他们的门户。这些组织看到一个开源解决方案和随附的工具,更灵活,更好地获得足够的需求。

这些组织之间的线索是,这三个组织都是相关的政府有一些能力。虽然具有诈骗的大公司与SharePoint一起跳进床,但一些政府组织说SharePoint对争吵太多,因此选择另一条路径。

这些成功的例子表明了这一点Intranet门户网站不必坐在巨型门户技术平台之上,以便是全功能或有效的。有时候小就是美。

复杂的个性化

个性化社会工具,曾经是企业内部网的可选组件,现在开始成为标准产品,几乎是任何功能齐全的网站的预期组件。

随着企业门户网站上提供的内容和应用程序越来越多,管理每个人看到的内容变得越来越重要,以防止员工真正不堪重负。

例如,Persistent Systems的团队在设计公司门户时,几乎每个组件都是基于角色和位置的。这并不容易实现,因为公司的业务分析师必须创建一个角色功能矩阵,以便根据角色和位置为每种类型的用户确定理想的主页组合从那里,用户可以自由地进一步定制他们的体验。

不仅是基于角色的个性化的重新设计的高度优先级,它已被用户热情地接受,帮助他们仍然专注于关键行动项目,同时仍然可以让他们访问门户网站所提供的所有其余部分。

自上次版本的本报告以来,自定义也看到了一个升值,但它是针对目标焦点的自定义。我们又一次地指出,诸如颜色,主题和布局等比较轻浮的定制功能经常失败。然而,有针对性的定制功能是面向任务和简化工作流程的升值和用户均受欣赏和良好使用。

一些组织在今年的报告中发现即使是简单的定制功能,如“我的”页面(我的网站我的链接我的工具等)有助于提高用户粘性。CARL基金会、资源数据公司和加拿大的运输部都以这些用户控制的特性报告了良好的结果。很少有组织跟踪这些特征的具体使用,但坊间证据显示它们正在被使用,并且用户要求特征增强以继续使它们更好。

这个关于定制的简单发现的寓意是质量高于数量:当用户控制的特性具有针对性和战略性时,它们是最受欢迎的而不是当它们丰富而势不可挡的时候。

应用程序可以推动企业门户的采用

在此报告的前一版中,我们看到了一些具有特定,有针对性的,高度成功的应用程序的一些优秀的例子,也是整体门户使用的驱动程序。应用程序吸引用户并将其保留回来,公司开始真正了解这一点。创造创新,甚至简单但有用的工具的公司可能会经历更高的门户采用率。如果门户网站为用户提供帮助员工完成工作,他们会再次回来。

如果做得好,即使是基本工具(如基于技能的员工目录)也可以成为用户满意度和增加门户采用的关键驱动因素。当关键应用程序面向经理或执行人员时,它们会吸引门户项目的高层关注,并转化为门户团队的胜利。许多企业门户团队使用应用程序来吸引员工。有用的、设计良好的应用程序让人们不断回访。自本报告第一版以来一直如此,今天依然如此。

Resources Data, Inc.(RDI)的项目门户就是一个很好的例子,这个有用的工具可以让用户经常访问门户。项目门户是与项目相关的所有事物的一站式商店,RDI人员和客户端人员可以在这里查看/设置日历事件、检查日程安排、确定关键里程碑、下载项目文档、检查正在进行的任务和任务分配、查看项目成本报告、检查时间表条目,等等。链接允许RDI工作人员跳转到导致工作、客户/联系数据库和其他辅助信息的营销建议。由于所有这些数据都可以在一个地方获得,项目门户已经成为员工工作流中不可或缺的一部分,公司门户也是如此。

虽然应用程序推动了采用率,但移动设备在这方面的作用更大。移动端实际上可以成为门户网站的杀手级应用。

移动企业门户优化姗姗来迟,但被认为很重要

移动内部网和企业应用程序仍然没有达到渗透的程度这是手机在现实世界中所享有的。坏消息是,这种差距从未像现在这样明显。一个PEW报告发现90%的美国人有手机,58%是智能手机。然而,在案例研究中,只有少数组织真正针对移动体验进行了优化,或提供特定任务的应用程序来支持日常工作。

在本报告的上一版中,我们写道:“在防火墙之外,移动领域充满了创新,但在公司内部,移动技术的进步似乎像蜗牛一样缓慢。”在这一版中,蜗牛加快了速度,向移动领域缓慢迈进。我们希望乌龟和兔子的寓言会对移动内部网的功能产生一些影响,并最终产生真正伟大的设计(期待已久)。

然而,好消息是,那些已经将移动作为其企业门户战略的关键部分的组织已经兴致勃勃地这样做了,真正使移动成为其门户产品的核心部分,如果不是其核心部分的话。

持久性系统在这一努力中引发了收费。凭借其最近的门户重新设计,该公司采用移动势在必行,并以移动式设计方法将其转向头部。设计 - 团队的任务分析专注于移动用户的需求,而不是设计桌面并调整小型屏幕的门户体验,而是首先关注移动用户的需求,让桌面围绕核心移动功能扩展。

很明显,这种方法产生了有针对性的移动体验,但仍有使整个门户更加精简和以任务为中心的残余影响。其他门户团队可以借鉴Persistent Systems的做法,努力将门户膨胀减少到用户完成任务所需的本质。

建议任何想要启动移动内部网门户的人这么做为小屏幕和移动应用对内容进行优先级排序和优化.员工希望并且开始期望他们的门户网站不仅能在台式机上使用,还能在带有小型显示器的手机和平板电脑上使用。在移动设备上简化时间和位置相关的任务是一个很好的开始。

关键点是从用户最重要任务的任务分析开始,优先考虑门户布局有效满足用户需求。

一些组织正轻率地进军企业移动领域。最近的内部网设计年度的获奖者都集中在移动优化的一些能力上,其中三名获奖者参加了responsive-design设计和开发企业内部网的方法。

但在策略和执行方面,这一轮访谈的一个关键发现是,典型的设计团队还没有到位——现在还没有。我们上一轮研究已经过去了三年,但许多针对移动企业倡议的努力仍“即将到来”。

我们完全同意等待,直到你能把它做好;糟糕的手机设计对用户来说真的很痛苦。对于企业用户来说,你要为员工在糟糕的用户界面上浪费的每一分钟付费。尽管如此,我们还是建议公司尽早计划让他们的内部网在移动设备上可以访问和使用。随着员工越来越多地看到他们的移动用户体验在开放互联网上的快速改善,他们也会要求他们的组织也这样做。

用户研究:什么都懂一点

许多设计团队(几乎是我们为本报告采访的所有团队)以常规和可预测的方式进行用户研究。此外,他们计划在应用来自用户的反馈时迭代和改进他们的门户设计。

我们看到的变化不仅仅是用户研究的增加,而是涉及用户的迭代周期的增加随着设计和体系结构的发展,一次又一次。设计团队现在使用多种研究方法,从观察研究(如可用性测试)到数据挖掘(从呼叫日志和站点度量),再到态度方法(如调查)。

UX研究进入调整当前的设计,并规划重新设计。更多的门户设计师通过在推出新设计之前测试和重新设计线框来实现推荐的迭代设计。

虽然预算仍然很紧张,资源仍然紧张,但团队正在寻找一种方法来适应一个小的用户研究,不仅仅是一次,而是沿着项目连续体。NARA和卡尔基金会都在整个项目生命周期中进行了大量的研究活动。这些活动包括:

有研究总比没有好,这仍然是事实。但这绝对是一个非常低的目标。相反,努力实现我们报告中的门户设计人员所实现的目标:在每个阶段都做一点研究。这比一两个更大的研究要有效得多。

ROI:支持更温和的措施

随着企业门户网站的蓬勃发展和变得越来越不可或缺,衡量成功的标准是——投资回报率(ROI)- 是仍然不容易测量.虽然一些相关的UX相关的指标,如更快的完成任务和更高的成功率在可能测量的情况下,这种情况很少发生。而不是ROI继续以沟通或满意度等无形资产而不是美元和美分来衡量。

但是不要被这些措施的剥削脱落。这些改进对于争取参与或获取信息的组织非常重要。他们最基本的配置的门户网站提供统一的位置,员工访问工具以获得工作完成,而且单独的人可能会成为以前所做的事情的巨大进步。

当我们进行采访时,我们总是会问投资回报率,而在前几年,公司有时会羞于承认他们没有仔细衡量投资回报率,甚至把它作为目标之一。ROI对于获得吸引力和理解你的投入是否值得或更有价值非常重要。然而,数字的困境有时是难以置信或不可能达到的。

不管怎样,重要的是去做有明确的目标和有形的方法来衡量改进朝着这些目标努力。

请参阅我们的研究报告,了解更多关于内部网门户的信息。Intranet门户:来自现实项目的UX设计经验,第五版。”