今天的内部网门户处于企业领域的中心位置。他们提供实用和可用性,为员工的成功提供所有或大部分的必需品。流行的企业门户产品包括通过移动设备和家用计算机使用、企业应用程序的整合和访问,以及为员工提供的通信工具。随着组织逐渐走向数字化工作场所,内部网门户开始成为公司车轮的中心,提供信息和应用程序的辐条,为不同的和日益分散的员工提供服务。

并非所有的组织都实现了对所有企业应用程序的全面集成,这通常是由于资源限制和安全方面的考虑。很明显,大多数人至少都有这样的目标,即使有些人刚刚离开车道,他们也已经上路并朝着这个方向前进了。

在更新我们的时门户网站的报告,这是我们的第五个版本,很明显,大多数组织都希望为其员工提供企业门户的最佳工具和体验。但不是所有的组织都有时间或专业知识来做这件事。没有高级管理人员支持的较小的设计团队现在必须开始向一个伟大的内部网门户工作,因为他们知道在他们的工作产生可观的结果之前需要几个月或几年的时间。尽管现实如此,我们还是可以从那些努力仍然有限的公司身上学到很多经验教训。

门户包括在报告中

For this latest research we looked at intranet portals in 16 organizations, tracing a line across the globe that connects intranet best practices from the City of Olathe, Kansas in America’s heartland, all the way to the Municipal Design and Survey Unitary Enterprise “Minskinzhproekt” in Belarus. The most recent case studies include the following:

  • 卡莱基金会
  • 堪萨斯奥拉西市
  • 可口可乐企业有限公司
  • 消费者金融保护局
  • FDC解决方案公司。
  • Fraunhofer-GesellschaftZurförderungder Angewandten Forschung E.v.
  • Fraunhofer Heinrich Hertz Institute
  • 市政设计勘察单位“Minskinzhproekt”
  • 国家档案和记录管理(NARA)
  • 北亚利桑那大学
  • 棕榈滩县的县委员会委员
  • 持续的系统有限
  • 资源数据有限公司
  • 思考共同银行
  • 加拿大运输部
  • 亚撒雅苒国际

我们对内部网门户的建议现在基于83门户个案研究

管理正变得更加分散

随着企业门户的成熟和发展,需要更结构化但更分散的门户管理。门户团队正在了解,由于内部网门户涉及组织的所有层次,因此管理也应该涉及。新的案例研究显示了向分散或矩阵治理模型的转变,而不是像过去几年那样,治理更加集中——由企业门户所有者创建、沟通和管理。

一些组织发现自己在以前没有治理的地方创建了治理,而其他组织则充实其门户治理结构的更具体细节,以适应整个组织的接触点。

例如,Carle Foundation创建了一个正式而灵活的治理结构,具有定义好的角色、职责和工作流。治理团队来自组织的所有级别,并将任务分配给组织中几乎每个操作领域的人员。从高级发起人到单独的内容贡献者,每个人都可以在确保内部网门户的维护和持续开发方面发挥作用。

治理,就像门户发展的大多数方面,是马拉松队不是冲刺,门户团队意识到治理必须发展,门户网站也是如此。

SharePoint是非常有效的,但是还有其他好的技术选择

许多组织很乐意报告各种工具,包括开源工具,正在追求他们的需求。每个人都不一定能够集成和支持SharePoint等大型复杂的Intranet Portal解决方案,如SharePoint。但随着技术成熟,进入障碍降低,更多的门户技术选择可用。

这不是内部网门户设计的新概念。在2000年,当我们第一次开始研究内部网时,开源被大量使用。直到2008我们是否看到SharePoint采取强大的持有。即使那年,我们的10内联网设计年度赢家使用了41种不同的产品作为内部网技术平台。在我们的最近的(2014)内部网设计年度10个中有5个赢家使用SharePoint。在我们的内部网行为研究研究在美国,企业使用了大约20种不同的门户软件工具。因此,能够产生有价值的门户的内部网门户技术从来就不缺乏。今天的不同之处在于,技术已经发展到一个相当非技术的团队可以在没有内部高级设计团队的情况下创建高功能的门户。

奥拉锡市(堪萨斯)、加拿大运输部和美国国家档案和记录管理局(NARA)是一些选择在Drupal框架上构建门户的不同规模的组织的例子。这些组织认为开源的解决方案和附带的工具更灵活,更能满足他们的需求。

这些组织之间的主线是三个都是相关的政府在某些能力。当拥有熟练IT部门的大公司已经开始与SharePoint合作时,一些政府组织认为SharePoint的争论太过激烈,因此选择了另一条道路。

这些成功的例子证明了这一点一个内部网门户不必位于一个巨大的门户技术平台之上,这样才能保证功能齐全或有效。有时小就是美。

复杂的个性化

个性化社会工具曾经是企业内部网的可选组件,现在开始成为标准产品,几乎是所有功能齐全的站点所期望的组件。

随着企业门户上可用的内容和应用程序越来越多,对每个人所看到的内容进行管理的需求变得越来越重要,以防止员工真正感到不知所措。

例如,持久系统的团队以这种方式设计了该公司的门户,即几乎每个组件都是基于角色和所在的位置。这并不容易实现,因为公司的业务分析师必须创建一个角色功能矩阵,以确定基于角色和位置的每个类型用户的理想主页混合。从那里,用户可以自由进一步自定义他们的经验。

基于角色的个性化不仅是重新设计的优先级,而且还受到用户的热烈欢迎,帮助他们继续关注关键的操作项,同时仍然允许他们访问门户提供的所有其他内容。

自上一版报告以来,定制也出现了增长,但这是有针对性的定制。我们已经一次又一次地指出,更琐碎的定制特性,比如颜色、主题和布局,经常会失败。然而,面向任务和简化工作流的目标定制功能都受到用户的赞赏和使用。

一些组织在今年的报告中发现即使简单的自定义也具有这样的“我的”页面(我的网站,我的链接,我的工具等)有助于提高用户参与度。Carle Foundation,Resource Data,Inc。和加拿大的运输部门所有这些用户控制功能都会举报良好结果。很少有组织跟踪这些功能的具体使用情况,但轶事证据表明,他们正在使用,用户要求有功能增强,以继续使它们更好。

这个关于定制化的简单发现的寓意是质量高于数量:用户控制的特性是最受欢迎的,当他们是重点和战略而不是当他们是丰富的和压倒性的。

应用程序可以推动企业门户的采用

在本报告的前一版中,我们看到了一些非常好的应用程序示例,这些应用程序既具体、有针对性,又非常成功,它们本身以及作为门户使用总体的驱动因素都是如此。应用程序吸引用户并让他们回头客,企业开始真正理解这一点。创造创新的,甚至简单但有用的工具的公司可能会体验到更高的门户采用率。如果门户为用户提供了帮助员工完成工作的工具,那么他们会一次又一次地回来。

如果做得好,甚至基本工具(如基于技能的员工目录)也可以成为用户满意度和增加门户采用的关键驱动因素。当关键应用程序的目标用户是管理人员或高管时,它们会吸引门户项目的高层关注,并为门户团队带来胜利。许多企业门户团队使用应用程序来吸引人员。有用的、设计良好的应用程序会让人们回访。自该报告第一版以来一直如此,直到今天仍然如此。

Resources Data, Inc.(RDI)的项目门户是让用户经常访问门户的有用工具的完美示例。项目门户是与项目相关的所有事情的一站式商店,RDI人员和客户端人员可以在其中查看/设置日历事件、检查日程安排、确定关键里程碑、下载项目文档、查看正在进行的任务和任务分配、查看项目成本报告、查看时间表条目,等等。链接允许RDI的员工直接进入市场营销方案,从而引导工作、客户/联系人数据库和其他辅助信息。由于所有这些数据都在一个地方可用,项目门户已经成为员工工作流程中不可缺少的一部分,公司的门户也是如此。

虽然应用程序推动了采用率,但移动应用可以做得更多。事实上,移动应用可以成为门户网站的杀手级应用。

移动企业门户优化姗姗来迟,但很重要

移动内部网和企业应用程序仍然没有接近的渗透手机在现实世界中很享受。坏消息是,这种差距从未像现在这样明显。一个皮尤报告发现90%的美国人有手机,58%是智能手机。然而,只有少数组织的案例研究出现在这里,真正优化的移动体验或提供特定任务的应用程序,以支持日常工作。

在本报告的最后一个版本中,我们写道:“在防火墙外,移动空间凭借创新,但在公司内部,移动进步似乎正在以蜗牛的速度进展。”在此版本中,蜗牛将其速度升至慢跑的速度。我们可以希望乌龟和野兔的寓言将在移动内联网上有一些轴承,并导致(已次期待的)结束的真正设计。

然而,好消息是,那些拥有移动作为其企业门户门户策略的关键部门的组织已经使用了Gusto,真正制作了他们门户网站的核心部分,如果不是其核心,那么它的核心部分。

持久性系统在这方面处于领先地位。在最近一次门户网站的重新设计中,该公司采用了手机优先的设计理念,并将其彻底颠覆。设计团队的任务分析没有针对桌面进行设计,也没有针对小屏幕调整门户体验,而是首先关注移动用户的需求,让桌面围绕着核心的移动功能展开。

显然,这种方法产生了有针对性的移动体验,但还有剩余的效果,即使整个门户更加流线型,更加专注于任务。其他门户团队最好借鉴Persistent Systems的做法,尝试将门户膨胀降低到用户完成工作所需的本质。

任何人想要启动一个移动内部网门户被建议优先顺序和优化小屏幕和移动使用的内容。员工们希望并开始期望他们的门户网站不仅能在台式机上使用,还能在带有小显示屏的手机和平板电脑上使用。在移动设备上轻松完成与时间和地点相关的任务是一个很好的开始。

重点是从对用户最重要的任务和的任务分析开始对门户布局进行优先排序有效满足用户需求。

一些组织正一头扎进企业移动领域。最近的内部网设计年度赢家集中在一定程度上的移动优化,有三名获奖者获得了aresponsive-design设计和开发企业内部网的方法。

但在战略和执行方面,这一轮访谈的一个关键发现是,典型的设计团队还没有做到这一点——仍然没有。即使在我们最后一轮研究已经过去三年的今天,移动企业的许多举措仍在“即将到来”。

我们完全同意等待的想法,直到你可以得到正确的;糟糕的手机设计对用户来说是非常糟糕的。对于企业来说,你要为员工在糟糕的用户界面上浪费的每一分钟付费。尽管如此,我们还是建议公司计划尽快让他们的内部网在移动设备上访问和使用。随着员工们越来越多地看到他们的移动用户体验在开放互联网上的快速改善,他们也会要求他们的组织也这样做。

用户研究:什么都了解一点

许多设计团队(几乎是我们为这个报告版本采访的所有人)都以常规和可预测的方式进行用户研究。此外,他们计划在应用来自用户的反馈时迭代和改进他们的门户设计。

我们看到的班次不仅仅是用户研究的增加,而是涉及用户的迭代周期的增加随着设计和体系结构的不断发展。设计团队现在正在使用多种研究方法,从观察性研究(如可用性测试)到数据挖掘(从通话记录和网站度量),再到态度性方法(如调查)。

用户体验研究的目的是调整当前的设计,并计划重新设计。更多的门户设计人员通过在启动新设计之前测试和重新设计线框来实践推荐的迭代设计。

虽然预算肯定仍然紧张,但资源仍然紧张,但团队正在寻找不仅仅是一次少量用户研究的方法,而且沿着项目连续。例如,奈良和卡尔基金会,在整个项目生命周期中进行了许多研究活动。这些活动包括:

有一些研究总比没有好,这仍然是事实。但这绝对是一个非常低的目标。相反,努力实现我们报告中的门户设计人员所取得的成果:在每个阶段进行一点研究。这比一两个更大的研究要有效得多。

投资回报率:支持更软的措施

随着企业门户的蓬勃发展并变得越来越不可或缺,衡量成功的标准——投资回报(ROI)——是仍然不容易衡量。而一些与ux相关的度量标准,例如更快的完成任务,更高的成功,是可能的衡量,它很少发生。而不是ROI继续在沟通或满足的无形资产中衡量,而不是美元和美分。

但不要被这些软绵绵的措施所阻碍。这些改进对于那些与参与或获取信息作斗争的组织来说是非常重要的。门户在其最基本的配置上提供了一个统一的位置,员工可以在此访问工具以完成工作,而这本身就比以前的工作方式有很大的进步。

在我们进行面试时,我们总是会问ROI,而在前几年,公司有时会因为没有仔细衡量ROI,甚至没有将其作为目标之一而感到羞愧。ROI对于获得吸引力以及了解你所花的钱是否值得,或者是否更值得是很重要的。不过,数字的泥潭有时是难以企及或不可能达到的。

无论如何,重要的是是否有明确的目标和切实可行的方法来衡量改进朝着这些目标努力。

在我们的研究报告中了解更多关于内部网门户的信息。Intranet门户网站:现实生活项目的UX设计经验,第五版。”