内部网门户(也称为“企业门户”)是以大量使用术语而闻名的行业中的热门术语。那么,这些门户是软件供应商从大多数大型内部网的混乱和糟糕的可用性中获利的绝望尝试,还是帮助员工更好地完成他们的工作?这两个问题的答案似乎都是一个响亮的“可能”。

门户网站帮助员工查找信息并执行工作,尽管很少有现成的最佳门户设计。此外,设计人员可以通过更简单的方法实现一些门户可用性优势,尤其是在较小的公司中。最重要的是,在我们研究的所有公司中,构建良好的内部网门户的关键问题是政治和组织问题,而不是技术问题。基本上,购买软件并不能给您带来一个好的门户,除非您还需要管理公司内部的政治。技术占推出好门户的大约三分之一的工作;其余部分由内部流程负责。

真正的挑战是让个别部门的贡献者遵守门户规则,输入体面的元数据,并避免在门户范围之外的Maverick Intranet服务器。许多我们谈过的门户团队已讨论已成功使用一些标准技巧,以产生买入,例如与重要部门的代表建立咨询小组,并在项目早期参与其中。

其他标准技巧:确保顶级管理支持,并使部门更容易加入门户,而不是做自己的事情。有趣的是,目前的经济可帮助后者有助于部门将享受省钱的机会他们可能会花费自己的内联网站。正如一位门户经理所说,“他们没有钱花在Intranet开发上,我们已经为他们做了它,所以为什么他们会坐在那里,咬牙切齿如何为自己做这件事?”

门户网站解决的问题

大多数内部网已经变得非常笨拙,呈现出高度分散和混乱的用户体验,没有一致性和很少的导航支持。门户旨在通过向所有公司信息和服务提供单个网关来纠正这个问题。

一种一致的外观和感觉减少学习负担并使用户更容易识别它们在哪里以及在导航大型信息空间时可以去的地方。此外,通过集成服务并在初始屏幕上呈现个性化片段,Intranet Portals会减少需要移动的需要为工作表现提供更有效的环境

理想情况下,Intranet Portals还将呈现统一的安全环境和支持单点登录。不幸的是,我们学习的门户网站几乎没有达到这一目标,尽管大多数帮助台呼叫是关于丢失的密码,但多个登录障碍对用户都有破坏性。

互联网与Intranet门户网站

门户网站的整个概念开始于互联网泡沫时代,当时出现了一系列网站,它们的目标是成为用户进入网络的一站式入口。比如AltaVista, Excite, Disney's Go和Lycos。雅虎仍然很强大但是,大多数其他门户网站现在都被死亡,或者已经缩减了他们的野心并再次专注于搜索。

在2000年和2001年期间,几个服务 - 例如章鱼和单体 - 让用户创建从各个网站刮下屏幕的自定义portlet视图。目标是备用用户必须访问多个站点来满足他们的信息需求:查看一个门户网站页面就足够了。这些服务也已经死了。

考虑到互联网门户糟糕的记录,为什么内部网门户会提供任何希望呢?答案在于公共网络和公司内部内部网之间的根本区别:互联网门户网站的弱点是内联网门户的优势

商业模式

互联网门户依靠广告,这对信息网站不适,用户专注于内容,而不是广告。广告在搜索引擎上效果很好因为他们是人们为了找别的地方而访问的唯一类型的网站。最初作为搜索引擎的门户网站现在大部分都回归到搜索引擎上来了,因为这是广告收入的来源。

Intranet Portals通过生产率增加来资助。如果他们可以让员工在工作中更高效,公司袋涨幅,可以使用它们支付门户项目。(相比之下,如果它帮助用户更快地完成任务,则互联网网站没有任何内容。)在我们与门户团队的访谈中,我们发现许多公司没有看到生产力作为门户ROI的主要论点。他们的假设是因为员工在这里节省了一分钟,几分钟就没有意味着业务会赚更多的钱。但是,我相信生产力改进是真正的经济效益。公司应该更愿意员工花时间致力于业务问题,与客户交谈,或执行其他生产力任务,而不是导航令人困惑的内联网或努力使计算机成为讲述。

许多团队发现了最引人注目的投资回报症消除重复的努力,都在技术基础设施中以及在内部网上放置内容和服务所需的工作。Sprint估计每年节省1 500万美元纯粹从硬件,软件和维护合同,以前需要运行它的五个最大的内部网站点。Verizon通过其门户网站提供报告,而不是每天三次向用户发送报告,因此每年节省了1500万封电子邮件。基础设施方面的节省是切实可见的,但我不得不提的是,减少用户收件箱的混乱也能提高工作效率。

电话公司很大,因此报告的数字最令人印象深刻,但即使是较小的公司也因消除重复工作和精简信息和服务提供而大大受益。

用户资料

互联网门户网站从未提供过非常有针对性的信息,即使在他们的“我的”页面上也是如此。这是可预测的两个原因。首先,一个网站对其用户不太了解,人们不愿花很多时间为隐私和懒惰的原因定制他们的观点。其次,一般网站仅限于提供将吸引许多用户的通用服务。互联网门户,真正的专业服务很少可在互联网门户网站上提供,尽管人们可以从满足其确切兴趣的服务中获益更多,而不是每个人的服务。世界新闻与俄亥俄州猪农业的新闻不如消息- 如果你是俄亥俄州的猪农,那就是。

Intranet Portals对其用户了解很多,而无需要求他们执行任何额外的自定义。基于角色的个性化使用现有数据库为用户提供与其工作,部门和特定位置相关的信息。对于跨国公司,也可以使用基于角色的个性化来提供特定国家的信息,并为大多数用户设置首选语言。

这是一个开放的问题,无论额外的个性化是否足以值得努力。我们采访的大多数门户网队都决定了;那些提供个人个性化(超越基于角色的个性化)的门户网站发现大多数用户没有费令使用它。

Intranet Portal应用程序对用户比在Internet Portals上的应用程序更有价值。例如,关键任务申请和个人就业福利是针对特定用户的目标,并且通常包括他们需要的元素,而不是那些只是娱乐或很好的元素。

搜索

即使是雅虎也没有完全自给自足,但它确实比任何其他互联网门户更具内部开发的服务,这可能是其生存的原因之一。Internet Portals依赖于Web的大部分价值,特别是关于他们的全部重要搜索能力。这是一个弱点,因为很难有效地将外部服务集成到单个用户界面中。因此,搜索引擎仅限于无法从蜘蛛独立页面收集的外部站点的贫困理解。

当同一系统操作搜索引擎和内容时,您可以通过使用更具结构化的理解,基于对用户行为和需求的分析来大大提高搜索性能,并根据哪些页面用户访问的分析以及它们如何遍历信息空间。此外,关键字索引可以在特定于域的空间中更强大,例如银行门户网站,用户“展示银行俚语”,作为信用瑞士斯的门户经理。

Search在Intranet Portals上有可能在Intranet Portals上工作得多,即使我们采访的门户网队迄今为止报告了一些成功的故事。

设计过程

就实际的开发过程而言,Internet门户确实比内部网门户有一些优势。特别是在繁荣时期,互联网门户拥有庞大的预算和庞大的专业设计团队,其中包括专门的可用性专业人员来执行频繁的用户测试。内部网一直缺乏资源,门户团队也不例外。他们很少包括全职的可用性专家,我们交谈的团队执行的用户测试比他们想要的少得多。有几个团队确实采用了“折扣可用性方法”,并通过简化的方法收集了有价值的用户反馈。但考虑到员工生产力方面的数百万美元,对于门户可用性而言,还应该更好。

野外网与单工具

在其开发的前十年,内联网在网上进行了建模,没有中央控制和不相容的服务。该模型在实验阶段具有优势,但最终导致浪费和重复的努力,并导致不合格的用户体验。

内部网门户旨在用工具隐喻替换野生网络模型,公司的内容和服务在一起,而不是互相破坏。具有单个起点,每个用户最重要的服务的单一概述,单个搜索,单个导航方案和信息架构而且一组一组一致的页面设计模板都结合,使Intranet门户成为更有前途的公司信息基础架构。

完整的报告

全部内部网门户设计案例研究报告可下载。(注意:链接指向比本文所讨论的报告更新的版本。)