内容可以制作或打破内联网。员工访问公司Intranet的特定信息与其工作有关。与公司面向公开网站上的内容不同,Intranet内容通常来自许多不同的跨功能贡献者,例如人力资源,内部通信和个别部门。Intranet的正确内容管理模型将保留其作为支持性和生产性数字工作场所集线器的完整性。

定义:内容管理模型是一个明确的角色,职责,标准和指导方针,涉及如何以及通过内容,发布,更新和退休的内容。

(这与内容管理不同系统[CMS],这是一种让内容轻松、一致地发布的技术。一些CMS软件包含支持跟踪甚至强制内容管理模型的元素的特性:例如,自动通知某部分内容的所有者,该内容在一定时间内没有更新。)

我们发现内部网遵循三种内容管理模型之一:集中,分布式或混合。在本文中,我们讨论每个内容管理模型,以及每个内容管理模型的益处和缺点。

集中内容管理模型

信息图表显示内容贡献者都通过中央团队进行,以获取内部网上发布的内容。
在集中式内容管理模型中,内容创建者在内部网上发布到内容之前,请在中央团队中寻求批准。批准后,中央团队代表创造者发布内容。

在集中内容模型中,单个团队(或非常少的团队)拥有内部网内容的生产、管理和发布。这个中心团队通常是内部通信团队或专门的内部网产品团队。

在一个集中式模型中,任何想要发布Intranet内容的人 - 无论是在主页上还是在特定部门或团队的页面上 - 向中央团队提交请求。我们使用的一些组织具有正式的流程,例如使用在线请求表单或专用电子邮件地址来管理内容请求。其他人使用ad-hoc安排,每个部门都有一个专门的联系点,以便提高请求。后一种方法通常会更好,因为它会提高效率,分配工作负载,并最大限度地减少中央团队上人们的上下文切换。

此模型的其他优势包括:

  1. 不需要的内容不会发布:中心团队扮演着内容看门人的角色,因此团队或部门发布内容不太可能仅仅因为他们认为自己需要它,而不是考虑用户的需求。
  2. 对所有内容进行审查:中央团队可以强制执行内容标准和指南,包括适当的格式化和演示。
  3. 很少有人需要接受培训许多组织遇到难以使用的内容管理系统(CMS)的挑战。使用集中式模型,只有中心团队需要频繁地使用它,因此不需要对中心团队之外的人员进行广泛的、持续的培训。此外,核心团队不需要对员工进行培训为网络写作因为只有它的团队成员负责确保发布的内容满足必要的标准。
  4. 中心团队对内部网的内容有全面的理解:假设所有的请求都来自中心团队,它的成员了解哪些信息是可用的,以及这些信息在内部网中的位置。当添加新内容时,他们能够确定将其放置在何处、如何标记它以及应该链接到哪些页面。此外,当发布的人更少时,一致的内容格式更有可能出现,这只是因为不考虑就偏离已同意的格式的风险更小。

不幸的是,该治理模型也有一些缺点:

  1. 中央团队耗时:中央团队必须有资源和时间来审查内容请求,并帮助个人草案适当的内容。
  2. 慢速内容 - 生产周期:因为内容作者必须经过审批程序,所以在内容发布之前通常需要提前准备时间。在某些情况下,这种提前时间完全阻止了内容创建者在内部网上发布内容,相反,他们通过其他方式共享信息。这些实践最终会降低内部网对用户的用处。

分布式内容管理模型

信息图显示了内容贡献者能够直接在内部网上发布内容。
在分布式内容模型中,跨组织的内容管理员可以自由地创建、编辑和发布内容。

在分布式内容管理模型中,内容生产已成为民主化。而不是拥有中央团队批准并发布新内容,而是在整个组织中传播所有权。通常,中央团队仅在内容管理系统上创建用户帐户,并为新管理员提供初始培训。在这个模型中,中央团队成员还可以控制主页上的全局导航,在主页上的某些内容功能(例如,新闻旋转木马)和搜索功能。

采用这种模式的好处包括:

  • 更强的主人翁意识和参与感:一般来说,支持内容生产和管理民主化的内部网创造了一种共享的所有权感,并促成了一种包容的文化,在这种文化中,所有的声音都很重要。
  • 更快的内容制作周期:由于管理员不需要寻求批准,可以快速传达或更新重要内容。这种能力在经历丰富的组织中特别有用。

不幸的是,这种方法还有缺陷的缺点:

  • 重培训需求:中央团队必须经常支持使用CMS培训,Web内容的最佳实践以及特定页面布局或设计系统组件的最佳实践的新管理员。在没有这些护卫舰的情况下,管理员可能太自由编辑了原始的HTML或者使用他们认为最适合页面布局的任何东西。毫无疑问,这些实践导致无法控制的不一致性,对内联网的视觉设计和用户体验产生负面影响。通常需要更多的培训来纠正这些坏习惯。
  • 需要定期审计:不是每个人都在为网络写作,假设非数字专家能够迅速掌握有效管理内容所需的适当技能也是不现实的。尽管提供了内容风格指南和标准,但内容管理员在创建内容时经常会成为不良实践的牺牲品。为了保持内容有用和可用,中央团队需要执行定期审计。需要纠正的常见问题包括:创建空白页面,因为预期它们将被需要,但随后就不用了;缺少页面描述,效果很差微内容创作。例如,页面可能会错过元描述,没有描述性的页面标题,或者缺少适当的标签,这样内容就无法出现在搜索结果页面中。
  • 质量的数量:采用分布式内容管理模型的内部网通常比采用其他模型的内部网拥有更多的页面。通常,这些页面没有合适的元数据(例如,页面标题中没有关键词或元描述不完整),这将导致网站搜索索引不相关或过时的结果,从而降低搜索效率。
  • 各部门存储的内容:为了使内容管理员更容易地生产内容,内部网的信息架构通常会在管理员和页面周围构建自己的。为人力资源管理员访问一个小时页面比预期她更新了10个不同页面的元素要容易得多。但是,这种方法通常意味着内容组织不支持用户的目标和任务。
  • 音质及语调不一致:当内容由许多不同的人创建时,内容的风格和语音的语气可以巨大变化。不一致的不一致性与面向消费者的现场不一样问题,但如果Intranet的一个领域友好和休闲,另一个是权威的和正式的,则确实降低了员工用户体验。

混合内容管理模型

信息图显示了一些内容贡献者通过一个中心团队发布内容,而其他贡献者能够直接发布到内部网。
在混合内容管理模型中,中心团队充当某些内容的看门人,而其他内容可以由跨组织的内容管理员自由创建、编辑和发布。

在混合模型中,一些内容由中央团队拥有,而其他内容所有权是分布式的。通常,中央团队将管理导航中的主页和顶级着陆页。新的导航项目或顶级页面通常会向中央团队提供。次要和三级页面由分布在本组织的内容管理员控制,但完全遵守出版指南。这种混合模型在体验框架内创建内容的自由度非常平衡:任何人都可以为Intranet贡献内容,但是管理员有助于确保它在发布之前满足相关性,写作风格和演示的标准。此方法将内容保持在Intranet相关,整洁和以下标准。在此级别,内容管理员还可以根据需要自己创建其他子类别页面和编辑内容。

采用这种内容管理模式的好处包括:

  • 控制大多数内容的结构:内部网内容的结构在顶层是固定的,在这个层次上的任何更改都是经过深思熟虑的。
  • 内容管理员的适当自由水平:与一个集中式模型不同,用户经常抱怨他们无法控制自己的内容,就像他们希望在混合模型中,内容管理员提供足够的控制轨迹。这意味着管理员可以为内容所涵盖的主题提供他们的主题专业知识,而数字和可用专家可以维护在内部网上维持有利员工经验所需的组织,展示和沟通细微差别。

缺点包括:

  • 需要适度的培训:虽然需要较小的内容管理员,但混合方法仍然需要适当的培训如何使用CMS,编写Web,以及正确使用页面级别组件,尽管不如完全分布式内容管理一样多模型。
  • 中等标准和审核要求:较低级别的内容仍然需要遵循特定标准,需要进行审计;但是,这种努力远低于分布式内容管理模型中所需的努力。

有效内部网内容管理的建议

无论您选择哪种内容管理模型,以下建议都适用:

  • 内部网应该始终有一个远景、目标和一个中心团队。应该始终有一个团队着眼于内部网的全局,以监视是否实现了目标,即使该团队可能不会产生太多的内容。搜索执行得好吗?生成的内容是否支持用户的任务?没有这些元素,内部网就有变成垃圾抽屉的风险。
  • 内容生产商必须接受培训。太多的组织只是简单地培训用户使用CMS,或者,更糟糕的是,他们为每个人提供管理访问权限,然后没有跟进管理员是否能够访问和正确使用CMS。培训不仅应该包括如何使用CMS,还应该包括如何写好文案和如何正确布局页面。模板超越了标题和左侧导航;管理员还必须学会如何正确地使用内部网组件来存放页面内容。
  • 您的内容管理和治理模型应广泛传播。我们已经研究过的伟大的内部网为谁创建内容、提出新请求的流程以及何时应该停用内容提供了具体的标准和指导方针。这些标准得到了认真的对待,并得到了广泛的传播,因此对于什么内容存在于何处以及存在多长时间,这是毫无疑问的。最好的内部网本身并没有规定这些标准,但是每个人,从知识工作者到领导中的利益相关者,都交流了这些准则存在的原因以及它们的重要性。任何人都可以在内部网上查阅设计原则和全面的风格指南,并且很容易理解。

为Intranet和组织选择正确的内容管理模型取决于各种因素,包括组织的大小,您的内部网的目标(是一个连接跨分布式办公室的员工的平台,或者它意味着支持生产力,福利和公司新闻?),拥有内联网的团队的能力,以及高级领导的买入和支持水平。了解每个模型要成功的需要什么可以帮助组织选择正确的内容管理模型,以便为员工经验提供更好的内联网。

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