控制研讨会参与者是指那些出于各种原因,试图通过垄断对话或活动来控制研讨会的人,以便他们自己的想法成为小组关注的中心。(这种行为可能是故意的,也可能是无意的,可能是善意的,也可能是恶意的。)如果不加以限制,主导参与者的想法、意见或贡献就会成为对话输入的主要来源,淹没了有价值的不同观点,从而限制了小组讨论的多样性和丰富性。

为什么参与者主导

由于各种原因,参与者占据了研讨会的主导地位。他们可能是防御性的或焦虑的,因为他们会失去控制或权威,不信任团队或推动者,或者可能认为只有他们拥有与讨论相关的知识。虽然有些参与者可能会刻意寻求控制,因为他们夸大了自己的重要性、专业知识或权威,但不是每个支配者都有意识地试图控制。有些人可能只是对某个项目过于热情。另一些人,如高级利益相关者或经理,可能会无意中阻碍其他人的贡献,因为他们不愿表现出与他们相反的态度。

以下是主导参与者类型的3个常见例子:

  1. 帮助河马:" HIPPO "是"“大酒店”P援助P尔森的O,通常用来指房间里拥有最高头衔或最高权威级别的人。经常——虽然不是总是——在试图提供帮助的同时,HIPPOs无意中主导了研讨会。例如,直接报告或其他被HIPPO吓倒或只是尊重HIPPO意见的人可能会在HIPPO在场时少说话或保留相反的意见。即使是一个平易近人的,善意的河马的存在也会导致其他参与者听从他或她的想法。
  2. 渴望爱好者:研讨会参与者表现出渴望和准备贡献是一个积极的团队心态和研讨会气氛的关键。话虽如此,好事太多也难免。参与者如果对某一话题过于热情,可能会由于自己的热情而在不经意间主导集体活动。例如,一名长期支持某个项目的参与者可能有很多想法,并将研讨会视为确保自己的想法得到倾听的平台,而不考虑其他人的贡献。
  3. 开明的专家:许多倡议都有领导和专题专家,他们是研讨会成功的关键——然而其中一些人可能认为,他们应该独自掌舵。如果这些参与者害怕失去领导项目的权威或能力,他们可能会有意或无意地在研讨会上表现出防御性的姿态。他们可能会过度分享不相关的背景知识,重复已知的背景,或者突出自己的专长。
主导工作坊参与者的三种常见类型:乐于助人的河马、热心的热情者和开明的专家
3个主导参与者类型的常见例子

如何识别主导参与者

不管参与者的动机或意图如何,主导行为在参与者之间看起来是相似的。通常,支配型参与者的特征是以下行为之一:

  • 无情地打断、打断或打断那些想要加入讨论的人
  • 在小组讨论或头脑风暴活动中反复强调自己的想法或贡献
  • 重复同样的事情
  • 试图通过垄断小组讨论来证明自己的重要性或知识
  • 仅凭他们的存在就使他人沉默或改变群体动态或群体行为(例如,HIPPO)
  • 为了满足自己的目的而扰乱活动或质疑提示

那么,你应该怎么做如果你已经确定了一个主导者在车间?首先也是最重要的是,不要把主导者当成没有价值的讨厌鬼。假设研讨会上的每个人都是善意的,都有相同的期望目标——有效的研讨会成果——而且参与者可能对这种行为没有自我意识。这种态度有助于作为推动者保持客观性和公平性。其次,不要恐慌。有一些微妙的策略可以保持积极的团队动态和参与,即使在房间里有一个主导的参与者。

如何在研讨会中引导主导行为

值得承认的是,在很多情况下,明智的准备可以在防止支配行为方面发挥很大作用。在研讨会开始之前,采取尽可能多的步骤来规避或缓和这些行为可能出现的条件。例如:

  • 考虑只邀请已知的主导参与者参加研讨会的部分环节(例如,让参与者出席或与HIPPOs分享想法,但不与他们进行头脑风暴)
  • 计划将研讨会参与者分成个性和角色平衡的小团队
  • 为相互尊重的互动和倾听创造基本规则和期望
  • 在研讨会开始前,清楚地和反复地沟通研讨会的目标,以确保双方都能理解研讨会的目的

当提前做好的基础工作仍然不能阻止支配行为时,是时候进行干预了——而不是排斥或让支配的参与者感到尴尬。有3种提升的干预策略,促进者可以用来导航支配性行为:

  • 重定向:重新关注主导参与者的共同目标,使他们更有效地为团队目标做出贡献。
  • 平衡:邀请并鼓励其他参与者做出贡献,平衡支配者的声音。
  • 沉默:去掉每个人的口头贡献,平等参与并确保整个团队的贡献。
处理主导研讨会参与者的3个技巧:重定向、平衡和沉默
处理主要研讨会参与者的3个技巧

策略1:改变贡献的方向

有时候,主导性的参与者会被一些重要但又无关紧要的话题分散注意力,或者他们只是不确定研讨会的目标。方法,重定向的贡献帮助主导参与者记住并重新关注共同的目标,这样他们就可以更有效地为团队目标做出贡献。

尝试方法:组目的声明

组织的目的是描述研讨会共同的总体目标的简短陈述。它应该捕捉参与者一起努力实现的目标,它可以在研讨会开始或之前与参与者共同创建。(让参与者共同创造陈述是建立对目标的认同和接受的有效方法。)在研讨会期间,小组的目的应该在任何时候都非常明显。例如,它可以写在物理房间的白板上,或者在将要进行数字活动的Miro板(或任何其他协作平台)的顶部捕获。当主导参与者做出偏离主题的贡献时,主持人可以指出小组的目的,将其作为一种工具来引导对话,并让参与者保持在正轨上。

尝试方法:停车场

一个停车场是一个捕捉与小组目的无关的评论、主题或问题的地方。这样可以将注意力集中在当下的讨论上,同时将其他话题推迟到以后讨论。停车场的格式可以是物理的(例如,一个大的、画架大小的便利贴或白板),也可以是数字的(例如,一个共享的、协作的文档,例如谷歌文档)。当指向团体的目的没有改变方向时,偏离主题的想法或担忧就会在停车场被捕捉到。主持人可能会说,“这一点很重要。让我们在停车场捕捉到这个东西,这样当我们到达项目、讨论、时间轴的那个点时,我们可以重新审视它。”在停车场捕捉物品可以帮助参与者理解他们的贡献已经被听到,并继续前进。(只需要记得重新查看停车场里的物品,否则工具就会失去它的意义和目的。)

策略2:平衡贡献

有些参与者可能不会做出贡献,因为他们害怕被主导的参与者打断或覆盖。方法,平衡的贡献是鼓励其他非支配性参与者以结构化的方式做出贡献,以平衡支配者的声音。

尝试方法:轮询

在一个循环结构,主持人邀请参与者一个接一个地分享他们的观点,围绕着桌子。每个人都有机会做出贡献,因此,每个人的观点都会被听到。为每个人的贡献设定一个时限,可以进一步保持平衡。

尝试方法:配额

在一个配额结构,协调人请求并从每个参与者收集特定的、预先确定的贡献数量。例如,在设计评论研讨会中,每个参与者可能会分享两个似乎很好地满足用户需求的设计方面和一个可以改进的方面。在头脑风暴活动中,每个参与者都可能在限定的时间内想出一定数量的点子

策略3:让贡献沉默

有些参与者可能不喜欢在小组中发言,即使是在一个有组织的空间。方法,沉默的贡献是为了消除口头贡献的力量(因此会有不成比例的更大的声音),以平等参与,确保整个群体都听到自己的贡献,而不仅仅是那些说得最多的人。当身边有一个乐于助人的河马,而其他人却不愿说出来时,这种策略尤其有效。

尝试方法:静默张贴

一个postup是一种活动,参与者在便利贴上各自生成内容,然后贴在墙上分享和讨论。指导参与者安静地写下他们对提示或问题陈述的反应,每一张便利贴,然后把所有便利贴放在同样可见的地方。然后,主持人可以引导讨论,指出各种贡献,特别是那些具有不同观点的贡献。

尝试方法:大脑写作

Brainwriting是传统头脑风暴的一个替代方案,在传统头脑风暴中,参与者在定时的回合中写下想法,而不是大声分享。每个参与者都有一张纸,分成如下图所示的格子。第一轮,每个参与者在第一行写下自己的想法。时间一到,每个参与者都把自己的表格交给右边的人。另一轮开始了,但这一次,参与者可以阅读和建立其他人已经写在纸上的想法。这种模式会一直持续下去,直到出现所需的回合数。

大脑写作的常见结构模板是“6x3x6”(6个参与者每轮产生3个想法,共6轮)。
大脑写作的一个常见结构被称为“6x3x6”(6个参与者每轮产生3个想法,共6轮)。
使用谷歌Sheets进行数字大脑写作活动的截图
大脑写作可以很容易地转化为数字活动。我们在合作UX会议活动期间在谷歌Sheets中使用这个数字模板。

结论

在研讨会中处理主导行为可能会让人感到害怕;然而,像这篇文章中描述的那些简单的干预方法通常可以在挽救团队活力和保持积极势头方面走很长的路。

下次当有主导者威胁要破坏研讨会时,请记住这些提示:

  • 不要认为参与者是恶意的。一些占主导地位的参与者并不知道他们行为的结果,他们会感激有机会以一种富有成效和有帮助的方式做出贡献。
  • 不要排斥或使参与者难堪。在可能的情况下,使用引导而不是对抗的干预方法。
  • 推动者的角色是倾听和捕捉团队的共识——而不是最大声的人的观点。组织研讨会活动,让每个参与者都能得到倾听,并确保所有想法都具有同等的影响力。