今年早些时候,我们促进了一个研究的研究来更新内联网指南报告,即将出版第四版。我们已经完成了对15个组织的访问,并与大约100名员工进行了可用性测试和实地研究。在这项研究中,我们研究了数字办公工具是如何支持或阻碍员工的生产力、协作、沟通和士气的。

定义:数字化办公工具人们在工作场所使用的网站或应用程序是否包括但不限于公司内联网

我们已经研究过的数字工作场所工具用途广泛,从聊天平台到协作和文档平台,到特定领域的工作工具,到电子邮件、工作跟踪和任务管理应用程序。

通过观察和采访员工与数字工具的互动,我们可以发现当今有大量的工具可用。如果组织不小心将流行和功能区分开来,员工最终得到的工具集将更令人困惑,而不是建设性的。在本文中,我们将重点介绍我们的一些观察结果,并在采购数字化工作场所工具时提供10条建议。

与数字办公工具相关的行为

  1. 数字化办公工具的过剩给员工带来了认知负担,因为人们需要花时间停下来思考如何找到这些工具。在许多情况下,员工依赖内部网作为他们的数字工作场所工具的启动点,但是工具并不总是连接在内部网上。一些员工使用浏览器历史记录和书签来跟踪他们的数字办公工具,但公司强制的系统或网络更新通常会清除保存的浏览器历史记录或书签。

“我仍然必须在[工具#1]是的位置,在哪里,在其中[工具#2],[工具#3]是。我们需要一个仪表板,我可以将我最使用的工具[...]。也许我们已经有了那么,但我不容易找到它。“

“......再次,我们有这么多工具。所以,我相信你会听到来自大家的声音......我们可以访问所有这些工具和信息,但没有简单的方法来完成每个签名和安全过程。“

“......我知道我有[关于在哪里找到工具]某个地方,我永远不知道在哪里。”

  1. 记住许多不同工具的用户名和密码是很麻烦的,并可能导致安全风险。除了确定数字办公工具的发射台,它还需要员工时间和认知努力记住他们的用户名和密码,特别是当单签名功能不可用时。无法调用登录凭据时,员工浪费时间和能量应答安全问题,以重新获得对该工具的访问。在一个情况下,太多的登录尝试将产品管理器锁定出一种她所需要的工具,以便为每日突出会议准备。

我们还观察到,多个网站的员工将密码存储在办公室显示的便签上或基于云的文档工具中。

“我欺骗一点,但我把我的个人东西保留在[基于云的文档工具]中,包括密码。”

  1. 拥有太多工具导致未加工的任务切换和引起压力。当今工作场所的员工经常被打断,必须频繁地转换环境,经常更换团队。当人们已经在工作上花费了大量精力时,在许多不同的工具之间切换(或者不断地询问使用哪一种工具)会降低工作效率,降低士气。这种情况需要一种集中的、基于目的的工具集,这种工具集很容易在团队之间访问和扩展。在我们的研究中,用户表达了他们的沮丧:

“我整天都有干扰者,也没有办法处理它们。我在[工具#1]和[工具#2]之间翻转,但我全部通过构建我的笔记。“

  1. 工具过载会促使用户使用效率较低的模拟方法来管理他们的工作。数字办公工具可以帮助人们管理他们的时间,并模拟检查待办事项清单。然而,当有太多的工具可用而没有提供培训时,员工会觉得学习如何在工作中有效地应用这些工具需要很长时间。通常会默认使用老式的、非数字的方法来完成任务,但这是以牺牲团队或整个组织之间的透明度和开放交流为代价的。

“我每天都会让我的日历的纸张打印输出感到满意。我写下我所做的事情......我喜欢它因为,如果我在某事上记笔记,如果我看到它并触摸它,它就和我一起吧。像愚蠢一样愚蠢,它是令人满意的交叉。“

  1. 除非所有参与方(包括团队成员、领导、利益相关者和客户合作伙伴)都有适当的访问权,否则数字工作场所工具是无效的。我们观察到,一些研究参与者花了很长时间从协作工具中提取现成的信息,并以电子邮件、演示甲板或pdf的形式为其他人重新编排格式。这不仅是对时间的无效利用,而且还引入了在多个渠道上进行讨论和决策的风险(更不用说在传递信息时意外地犯的潜在错误)。

“现在,如果他们有意见,我们必须把这些知识带回(工具中)。”

当团队有多个沟通渠道,而不是每个人都在每个渠道上时,结果是混乱、重复和分散的沟通。

“我们使用1号聊天工具进行交流,但问题是并不是每个人都使用它,所以我们也必须使用2号聊天工具。”

获取新的数字工具的10条建议

  1. 在购买之前,使用员工和数字工作场所工具进行自己的研究。这项研究将帮助你做出最佳的购买选择。一旦使用了一种工具,继续研究,找出改进的机会。对使用的所有工具进行审计,不仅要调查工具的类型,还要调查它的功能。例如,人们可以在某些工具中进行评论吗?哪些工具是个人采购的,哪些是工作场所采购的?这项研究可以从一些简单的调查开始,以了解更广泛的员工当前的工具集和需求。
  1. 在不评估工具是否存在的情况下,不要获得新工具,或者是否现有的工具是否适用相同的目的。不要仅仅因为它们是流行的或者被初创公司使用而添加工具——仅仅因为一个工具是流行的并不意味着它对你的组织有用。如果不考虑员工当前的工具箱和需求而随意获取工具,那么您就有在工具之间引入冗余功能的风险,这会给员工带来额外的负担,因为他们必须跟踪针对特定任务使用哪一种工具。

“什么时候[文档工具]是真相的来源,什么时候它会跳到另一个地方?”

它还意味着在某些情况下,项目点被迫更新具有相同信息的两种不同的工具。这个过程浪费时间并介绍一个工具中包含的信息的风险与另一个工具相矛盾。

  1. 研究一下允许员工使用免费或自行购买的工具是否对您的组织有帮助,并为下载这些工具制定指导方针。我们在某些网站上观察了员工,使用自己的自我采购的软件来执行常见任务,因为缺乏对现有工具的认识或接收许可时缺乏速度。这种做法导致员工之间的工具和混淆冗余,这是最好的工具。在有一个特定工作的规定工具(例如住房文档或工作跟踪)的情况下,我们建议不要允许员工使用自我获取的工具,并清楚地说明哪种工具在机构上批准,以避免颠簸的工具集并引入冗余。
  1. 立即将所有必要的人员引入您的数字工作工具,以提供包容性的访问和可见性。任何参与项目或受文件,谈话和状态更新的人往往包含的人通常包含在内数字工作工具应该访问;不要强迫人们反复要求访问或试图在没有访问的情况下保持消息灵通。
  1. 同意数字工作场所工具的关键绩效指标。你的工具是用来作为交流、记录决策、管理工作流或重述关键产品信息的平台吗?不管它们的目的是什么,收集你的工具使用情况的分析数据:跟踪每月创建了多少新页面,添加了多少评论,有多少人使用了这些工具,观察你的员工使用这些工具时的成功与否。
  1. 交流你的工具是如何工作的,它们是如何组织的,并培训员工如何使用它们。帮助员工认识到新工具的价值,并演示如何有效地使用这些工具来节省时间,避免沟通中断。考虑创建一个从内部网链接的全球应用程序目录,员工可以轻松访问他们在工作中最常用的应用程序。允许定制全球应用程序目录,这样员工可以看到所有可用的应用程序,但只能在定制版本中查看对他们最重要的应用程序。包括启动应用程序的链接(最好启用单点登录),获取帮助,以及概述每个平台确切用途的信息。
  1. 确保工具具有清晰,有目的的标签。例如,Concur是大型组织的员工用来预订旅行的工具。在我们研究的几个案例中,我们观察到从内部网导航和页脚直接链接到Concur。尽管经验丰富的用户都知道Concur是一个旅游预订工具,但我们一再发现,其他员工在寻找旅游政策和预订旅行的地点时遇到了困难。审计工具的名称。不要在工具上使用品牌名称。Frontload名称具有信息携带的单词,反映工具目的(例如,旅行预订 - 同意)帮助员工在第一次尝试时有效地选择正确的工具。
  1. 如果在特定工具中提供员工信息,请确保它与其他数字工作场所工具中可用的数据相匹配,例如Intranet。数字办公工具中的个人简介并不总是最新的,或者不能包含人们的有用信息。一名参与者试图找出一位同事坐在大楼的哪个位置,于是他在文档平台上打开了这位同事的个人资料,但没有提供详细信息。这名员工记得内部网上有一个座位计划应用程序,但想不起这个应用程序的名字。在内部网上搜索失败了,所以这名员工给另一位同事发了一条即时消息,询问在哪里可以找到这个应用程序。

“我不会浪费时间看[在内部网上]”

如果无法进行目录集成,则会鼓励用户使用诸​​如首选联系人信息,Office位置,以及直接从配置文件中的Cumicle映射,有机图或其他有用的工具的数据填写其刀具特定的配置文件。

  1. 删除多余的工具。对将用于特定工作任务的工具采取坚定的立场,并为不再使用的工具实现一个退役或迁移策略。指定工具管理员和内容管理员,他们负责监控整个工具集,并跟踪特定平台的更新和升级。在有意义的地方,构建模板或宣传现有的模板,以方便各个团队定制工具。
  1. 添加一个正式的密码管理器到您的数字工具集。在这个例子中,向数字工作场所工具集添加一个工具——密码管理器——是有意义的,而且有一个非常重要的用途:保护员工数据和公司数据的安全。

结论

当涉及到你的数字办公工具时,越多并不总是越好:这些工具会影响工作体验,跟踪它们会增加员工的工作量。避免多余的工具,不要仅仅因为新潮就引入新工具。例如,一个新工具可能允许员工比现有工具更快地执行一项任务。但是如果多花了两分钟来定位工具,那么净增益是负的。更糟糕的是,由于工具丰度的系统性影响,用户可能会延迟完成所有其他任务:更多的决定时间考虑可用的工具来决定使用哪一种,更多的航行时间从群众的选项中到达所选工具,更多执行时间因完成任务而减少的学习曲线每一种工具的使用频率越低,收益就越大。

当新工具被认为是可行的并被引入公司时,清楚地说明它们的目的,并以该工具的主要好处来引导,这样员工就不会把它们视为额外的负担。让每个人都有管理权限,并希望工具能够有机地流行起来,这不是一个可行的策略。您必须考虑新工具将如何与现有工具一起工作,以及在工作场所的采用和可用性方面的成功是什么样子的。