为了在当前环境中为员工和企业服务,intranet设计者的首要任务是易用性。一定是的员工可以直接发现、查找和使用COVID-19和其他信息。

我和几位内联网设计师谈过,并查看了今天的内联网示例,共19次。以下是内部网团队用于集成的一些策略Coronavirus的新信息进入他们现有的内联网设计:

  • 一应俱全:将所有或大多数冠心病毒相关信息放在一个页面上或Intranet上的专用部分中
  • 集成Covid-19内容:在信息架构(IA)中的Covid-19和Intranet的全球导航拟合关于Covid-19的信息
图表:到2020年3月,大型“一体机”左圆圈(时间在x轴上)“分散”和大圆圈以及较小的圆圈居中;“分散”右边较小的圆圈——随着时间的推移
随着时间的推移,Intranet上的CoVID-19相关内容可能会在几个部分中放置在几个部分中,而不是在一个部分中。

无论您要添加Covid-19内容,无论您如何添加Covid-19内容,都可通过以下方式进行问题:

  • 链接包含相关内容的页面
  • 改进页面元数据(关键字标记、主题和页面标题),以便在搜索中查找信息

全部(或大部分)在一个地方

已经出现的一种设计方法是在一个地方提供与COVID-19相关的信息:

  • 主页上的横幅广告和链接到COVID-19相关部分
  • 一个包含简短描述和链接的中心页面到与Covid-19相关的所有内容
  • 一组COVID-19特定页面
带图像和大文本的卡片:橙色和黑色调色板
COVID-19在 索林实验室,意大利的一家数字技术咨询公司,Intranet的内容丰富,但UI功能是适度的:Intranet主页顶部的Covid-19横幅导致包括重要信息链接的页​​面。
左上角的彩虹图像,4张牌与文本,“特色帖子”链接的右轨道和“流行帖子”
此页位于索林实验室的intranet包括主题、描述和到充满信息的博客页面的链接。

万通该公司提供保险和其他金融产品,在其内部网上提供“一个主页特别信息和一个独立的信息页面:一站式商店,提供所有与在家工作、公司应对危机、工具和资源有关的信息,”数字通信主管贝齐·科丁(Betsy Codding)报道。“随着危机的形成,我们有大量的通信和信息资源可以与员工共享,我们希望提供一种在单一地点获取信息的便捷方式。”

左侧导航“企业弹性办公室”部分展开,显示“COVID-19更新和指导”链接;一列内容部分与冠状病毒相关链接
万通人寿的COVID-19页面提供健康和福利信息和链接。

Cerner Corporation.,Intranet团队创建了一个单个页面,其中包括所有更新,例如办公室关闭和更改组织的旅行策略。“我们是一家提供一家提供服务医院和其他医疗保健提供者的全球卫生科技公司,因此大流行为员工产生了相当大的内部信息,”Cerner Corp.Tara Saylor,Communication合作伙伴和Intranet战略家解释说,这个Intranet已经成功,通过记录流量和反馈,消息已经清晰且一致。此外,根据Saylor的说法,已经有“少于预期的问题,提交给支持人力资源服务中心等团队,并增加参与;[...]与副福祉和心理健康有关的“更柔软”的消息非常受欢迎。“

左中堂,前5名:彩色卡片和小文字,下面2列与冠状病毒相关的链接;右边“最新网站更新和文章”manbetx官网手机登陆
Cerner公司创建了一个统一的COVID-19页面。

同样,善意行业国际(GII),包括在美国和加拿大的157个社区,自治机构网络上推出的网络新冠病毒信息和资源在其内联网上的页面。Sarah Dipasquale,学习和参与经理,解释了如何回应Covid-19,该组织希望为其成员捕获所有Covid-19相关内容“在中心位置”。(每个本地善意组织都设计了自己的计划和服务,以帮助人们在他们生活的地方附近找到工作。为所有Covid-19新闻和文件标识网站的一个部分非常重要,以便我们可以将用户指向一个主页。我们确定了这一点防损与安全社区作为一个容纳这些信息的地方,因为它与业务连续性规划和应急管理有关。

这一策略似乎有效地使COVID-19的信息易于发现,因为在3月份,研究小组看到了大量访问COVID-19的人Coronavirus信息和资源页面和随后的特殊问题页面,流量远高于此时Intranet上的其他站点的流量。

第一款Solar,Inc。,能源公司采用类似的方法。“我们需要一个位于Coronavirus新闻和信息的一站式商店,”全球内部通信高级经理Amy Heisler报道。团队创造了一个冠状病毒新闻与资源在SharePoint Modern界面上构建的集合网站。“它驻留在我们的内部网中,员工和承包商都可以访问,”海斯勒说。“信息过去(现在)来得很快,这个解决方案让我们能够把人们想知道的一切都整合到一个地方。”海斯勒说,频繁的更新得到了赞赏,First Solar的COVID-19内部网工作也受到了员工的好评。

左侧导航链接,顶部蓝色警报横幅,“保护我们的人的安全”页面标题,3个办公室大厅的图像,右侧突袭
第一个太阳能的新闻和资源与Covid-19有关,在一个地区合并。

推荐的长期设计方法内联网IA全局导航是重新排序和重命名部分,以符合逻辑和理解的所有内容。但是这种类型的重新设计可能是相当困难和耗时的。因此,对于有限时间内的紧急、短期方法,将所有与冠状病毒相关的内容放在一起并从主页显著链接到这些信息是一种安全的策略,因为这样可以方便(1)用户找到这些内容,(2)内容管理器维护和更新这些内容。

如果您有一个小或延伸的内联网和内容团队,这可能是您最安全的策略。

集成COVID-19内容

随着时间的推移,一些intranet团队开始将COVID-19内容集成到站点的其他部分。这种方法需要更多的工作,但是intranet团队将来可能不需要重新检查内容的位置。

虽然GII在一个地方开始以所有Covid-19内容开始,但它已经创建了在Intranet的IA的永久性部分中的新页面。“由于情况发展了六个额外的页面,以解决特殊问题领域:财务和运营,使命和合作伙伴,人力资源和员工,政府回应,通信和数据”迪帕斯夸尔说。“每一页都链接到我们的原始Coronavirus信息和资源登录页对于信息的可查找性非常重要。

Megamenu,3个部分:助理公告,支持我们的客户,并保持联系;每个部分标题下面的链接
Cerner公司增加了一个新的顶级全球导航项目,covid-19更新,在它的MyCerner Intranet上。此项目扩展到具有3个部分和各种链路的Mega菜单。通过这种方式,员工可以从内联网上的任何地方看主Covid-19主题,而不进入主Covid-19页面。

未来的内容和IA战略

为新常态整合持久过程和程序的计划。一个普通的,严格的内容策略在内联网涉及在临时地方留下永久信息. 例如,策略可以从新闻项开始,然后在新闻Intranet的部分永远不会更新,移动或链接到网站的相关页面。或者,团队可能会在其SharePoint网站内永远创建一个有用的工具,而不是将其移动到Intranet上的一个地方,所有员工都可以找到它。换句话说,没有计划将被认为是临时信息的想法转换为永久性,逻辑,可发现和可搜索的格式和位置。两个错误的两个后果是:

  • 员工错过了可以提高生产力,安全,销售或客户忠诚度的相关,重要信息或工具。
  • 员工引用旧的、不准确的、过时的信息,浪费时间或犯严重错误,如向客户提供错误的服务或信息,或使个人和组织面临安全和法律问题。

不要让COVID-19信息和工具发生这种情况。相反,设计师应该确定临时信息何时变得持久。你什么时候会把那些很棒的在线会议技巧从冠状病毒页面转移到关于有效工具使用的部分?你会让团队分享他们关于COVID-19以外主题的安全视频吗?如果是的话,这些视频在内联网上什么地方最容易找到?你会继续做集体冥想吗?如果是的话,当冠状病毒页面不再重要的时候,你的时间表会去哪里?

鉴于科学预测,为长期信息转换为长期信息的计划和行动将是我们不会回到一段时间内互动的旧方式的科学预测。因此,内联网团队应该计划不同的阶段。

半永久性信息是我们知道会改变的信息。我们想让员工也意识到这一点。当社会距离规则和程序发生变化时,考虑员工的要求和流程,并且当您这样做时:

报告每个新阶段和员工应通过该阶段遵循的程序的变化。例如,想象一切都在家工作,但下一阶段要求一些办公室员工全职返回办公室。该网站将对变更的点进行通信,可能在以下示例中相同。

ACME CORPORATION:返回办公室工作:

5月30日,2020年5月

20%的上班族将被要求从一开始就定期回到办公室。您的经理已经与您联系,或将在2020年5月15日前与您联系,讨论此事。

截至2020年3月15日

80%的员工将继续在家工作,直到另行通知。

Acme采取的步骤,以确保办事处的清洁和安全性

办公室工作人员将被要求:

  • 每当他们在另一个人的6英尺范围内,戴面具。
  • 经常洗手,并且总是在接触任何共享工具(如打印机或扫描仪)之前和之后洗手。

通信哪个阶段是最新的,哪个阶段和程序不再是电流。如果用户碰巧发现一个过时的过程,他们应该马上意识到它已经被弃用了——因为页面明确地这样说。(理想情况下,应该完全删除该页面。)例如,假设一家已经关闭的餐厅开始提供路边外卖接送服务,然后,他们开始允许餐厅以25%的餐厅容量用餐。内部网将传达员工应如何亲自互动、如何设置表格、如何与公众共享这些信息以及每个人都应期望什么。内联网还应告知员工应继续支持和加快当前与外卖订单路边取货相关的流程。

可口餐厅的COVID-19响应阶段:

阶段1

从2020年3月2日起到2020年3月15日

完整的

阶段2

用于外带订单的路边拾取,开始于2020年3月16日至当前

当前

第3阶段

在2020年5月30日开始的用餐室中的25%容量座位,继续路边拾取订单

未来计划

顶级消息:4月9日上次更新,其中有关员工在现场COMIN时使用个人脸布覆盖物的信息。
在万通人寿的内部网上,在危机发生的初期,FAQ每天都会更新,并定期更新。这个上次更新[日期]功能有助于员工了解信息是如何。该最近的通信部分提供有关最新更新的详细信息。可扩展菜单提供对关键主题的快速访问。主题及其列出顺序随着时间的推移而发生变化,例如,旅游主题随着时间的推移而降级,而在家工作主题则随着时间的推移而升级。

结论

获取Covid-19关于内联网的信息,并确保它准确且可找到的是今天的主要重点。但是,当事情开始正常化时,明天计划。为如何提供和组织相关冠穴相关内容的长期策略,因此很容易找到和维护,并考虑如何将该内容的内容转换为内部网上的永久位置。

我想感谢分享他们的例子的内联网设计师和组织,并让我们分享他们,希望在大流行和超越期间帮助其他内联网团队。除了在文章中归功的人外,谢谢你索里安·福利·福利,ui专家&ux专家。

见相关文章:Covid-19内网上的内容.