为了在当前环境中为员工和业务提供服务,Intranet Designers的优先级易于使用。肯定是员工直接发现,查找和消耗Covid-19等信息。

我与几个内联网设计师谈过,并在Covid-19次中查看了今天内联网的例子。以下是Intranet团队用于集成的一些策略Coronavirus的新信息进入他们现有的内部网设计:

  • 都在一个地方:将所有或大部分与冠状病毒相关的信息放在内部网的一个页面或专门的部分
  • 集成COVID-19内容:在信息架构(IA)和内部网的全球导航中拟合COVID-19信息
图表:2020年3月左右的“在一个地方”圈子(X轴)的大“全部”圈;“分散”和诱导且较小的圆圈中心;“分散”右侧圆圈 - 随着时间的推移
随着时间的推移,内部网上与covid -19相关的内容可能会分成几个部分,而不是合并在一起。

无论您要添加Covid-19内容,无论您如何添加Covid-19内容,都可通过以下方式进行问题:

  • 具有相关内容的交叉页面
  • 改进页面元数据(关键字标签,主题和页面标题),因此信息将在搜索中找到

所有(或大多数)在一个地方

已出现的一种设计方法是在一个地方提供covid -19相关信息:

  • 主页上的横幅与Covid-19相关部分的广告和链接
  • 一个包含简短描述和链接的集线器页面所有与COVID-19有关的内容
  • 一组Covid-19特定页面
带有图片和大文本的卡片:橙色和黑色的调色板
Covid-19关于的回应 SORINT.lab是意大利的数字技术咨询,内部网内容丰富,但UI特性一般:内部网主页顶部的Covid-19横幅指向一个包含重要信息链接的页面。
左上角的彩虹图像,4张牌与文本,“特色帖子”链接的右轨道和“流行帖子”
Sorint.Lab的Intranet上的此页面包括博客页面充满信息的主题,描述和链接。

massmutual据该公司数字沟通主管Betsy Codding报道,该公司在内部网上提供了“一个专门的主页信息和一个独立的信息页面:一个一站式商店,提供与在家办公、公司对危机的反应、工具和资源相关的所有信息。”“随着危机的形成,我们有大量的通信和信息资源可以与员工共享,我们希望提供一种简便的方式,以便在单一地点获取信息。”

左侧导航与“企业恢复行程”部分扩展显示“Covid-19更新和指导”链接;具有冠状病毒相关链接的一列内容部分
MassMutual的Covid-19页面提供健康和利益信息和链接。

Cerner Corporation.,Intranet团队创建了一个单个页面,其中包括所有更新,例如办公室关闭和更改组织的旅行策略。“我们是一家提供一家提供服务医院和其他医疗保健提供者的全球卫生科技公司,因此大流行为员工产生了相当大的内部信息,”Cerner Corp.Tara Saylor,Communication合作伙伴和Intranet战略家解释说,这个Intranet已经成功,通过记录流量和反馈,消息已经清晰且一致。此外,根据Saylor的说法,已经有“少于预期的问题,提交给支持人力资源服务中心等团队,并增加参与;[...]与副福祉和心理健康有关的“更柔软”的消息非常受欢迎。“

左中厅,前5名:彩色小文字卡片,下面2列有一组冠状病毒相关链接;右边的“最新网站更新和文章”manbetx官网手机登陆
Cerner Corp.创建了一个Unified Covid-19页面。

同样,国际亲善行业(GII),包括在美国和加拿大的157个社区,自治机构网络上推出的网络新冠病毒信息和资源在其内联网上的页面。Sarah Dipasquale,学习和参与经理,解释了如何回应Covid-19,该组织希望为其成员捕获所有Covid-19相关内容“在中心位置”。(每个本地善意组织都设计了自己的计划和服务,以帮助人们在他们生活的地方附近找到工作。为所有Covid-19新闻和文件标识网站的一个部分非常重要,以便我们可以将用户指向一个主页。我们确定了这一点损失预防和安全社区作为存放这些信息的场所,因为它与业务连续性规划和应急管理有关。

该战略似乎对发现COVID-19信息很有效,因为在3月份期间,该小组看到了大量访问冠状病毒信息和资源页面及后续特刊页面,流量远高于同期内内网其他站点。

第一款Solar,Inc。,能源公司采用类似的方法。“我们需要一个位于Coronavirus新闻和信息的一站式商店,”全球内部通信高级经理Amy Heisler报道。团队创造了一个冠状病毒新闻和资源集合站点建立在SharePoint现代界面上。Heisler说:“它驻留在我们的内部网中,可以被联营公司和承包商访问。”“信息过去(现在)来得很快,这个解决方案让我们能够将人们想知道的所有信息整合到一个地方。”海斯勒表示,公司对新冠肺炎的频繁更新表示赞赏,第一太阳能公司的新冠肺炎内部网工作也受到了员工的好评。

左导航链接,蓝色警报横幅在顶部,“保持我们的人民安全”页面标题,3个办公室的照片,右袭击
第一太阳能与COVID-19相关的新闻和资源整合在一个领域。

推荐的长期设计方法内部网的IA而全局导航是重新排序和重命名部分,以符合逻辑和可理解的所有内容。但是这种类型的重新设计是非常困难和费时的。因此,对于紧急的短期方法在有限的时间内,把所有coronavirus-related内容在一起,突出从主页链接到这个信息是一个安全策略,因为它很容易为(1)用户发现这个内容和(2)内容经理维护和更新它。

如果您有一个小或延伸的内联网和内容团队,这可能是您最安全的策略。

集成Covid-19内容

随着时间的推移,一些内联网团队开始将Covid-19内容集成到网站的其他部分。这种方法需要更多工作,但Intranet团队可能需要重新审视未来内容的放置。

虽然GII开始时将所有COVID-19内容放在一个地方,但它已经在内部网IA的永久部分中创建新的页面。“随着情况的发展,增订了六页以处理特别问题领域:财务和运营、使命和合作伙伴、人力资源和员工、政府响应、通信和数据,“Dipasquale说。“这些页面与我们的原件相关联冠状病毒信息和资源登陆页面。”交叉链接对于制作信息是有可点的。

megamenu, 3个部分:同事公告,支持我们的客户,保持联系;每个部分标题下的链接
Cerner公司增加了一个新的顶级全球导航项,COVID-19更新,在myCerner的内部网上。这个项目扩展成一个大型菜单与3节和各种链接下每个。通过这种方式,员工可以从内部网的任何地方一目了然地看到COVID-19的主要主题,而无需进入COVID-19的主页面。

内容和IA战略前进

计划为新正常的持续流程和程序集成。普通的,严重,内容策略在内联网涉及把永久的信息放在临时的地方。例如,策略可以从新闻项开始,然后存在于新闻Intranet的部分永远不会更新,移动或链接到网站的相关页面。或者,团队可能会在其SharePoint网站内永远创建一个有用的工具,而不是将其移动到Intranet上的一个地方,所有员工都可以找到它。换句话说,没有计划将被认为是临时信息的想法转换为永久性,逻辑,可发现和可搜索的格式和位置。两个错误的两个后果是:

  • 员工会错过能够提高生产力、安全、销售或客户忠诚度的相关、重要的信息或工具。
  • 员工指的是旧的、不准确的、过时的信息,浪费时间或犯下严重的错误,如给客户提供错误的服务或信息,或使个人和组织暴露于安全和法律问题。

不要让COVID-19信息和工具发生这种情况。相反,设计人员应该确定临时信息何时成为持久的。什么时候你会把那些很棒的在线会议技巧从冠状病毒页面转移到关于有效使用工具的部分?你们会让团队分享他们关于COVID-19以外主题的安全视频吗?如果会,这些视频在内部网的哪些地方最容易找到?你会继续进行集体冥想吗?如果是的话,当冠状病毒页面不再重要时,日程安排会去哪里?

你将短期信息转化为长期信息的计划和行动将是一个长期的努力,因为科学预测我们在一段时间内不会回到面对面交流的老方式。因此,内部网团队应该为不同的阶段进行计划。

半永久信息是我们知道会改变的信息。我们想让员工也意识到这个事实。考虑当社交距离规则和程序发生变化时,对员工的要求和流程,当你改变时:

报告每一个新的阶段和程序的变化,员工应该遵循该阶段。例如,想象一切都在家工作,但下一阶段要求一些办公室员工全职返回办公室。该网站将对变更的点进行通信,可能在以下示例中相同。

Acme公司:回到办公室工作:

2020年5月30日

20%的在职员工将被要求定期回到办公室工作。你的经理已经联系过你或者会在2020年5月15日前联系你讨论此事。

截止2020年3月15日

80%的员工将继续在家中工作,直至进一步通知。

Acme为确保办公室清洁和您的安全所采取的步骤

在职职员须:

  • 当他们距离另一个人不到6英尺的时候,戴上口罩。
  • 经常洗手,始终在触摸任何共享工具之前和之后,如打印机或扫描仪。

说明哪些阶段是当前的,哪些阶段和过程不再是当前的。如果用户碰巧发现一个过时的过程,他们应该立即意识到它已经被弃用了——因为页面明确地说了这一点。(理想情况下,该页面应该被完全删除。)例如,假设一家已经关门的餐厅开始提供路边外卖服务,他们开始允许餐厅以25%的餐厅容量就餐。内部网将交流员工应该如何面对面交流,如何设置表格,如何与公众分享这些信息,以及每个人应该期待什么。内部网还应该与员工沟通,让他们继续支持和加快与外卖订单相关的当前流程。

Covid-19 Yummy Restaurant的响应阶段:

阶段1

从2020年3月2日起到2020年3月15日

完成

阶段2

从2020年3月16日开始到现在,路边的外卖车都是可以接外卖的

当前

第3阶段

在2020年5月30日开始的用餐室中的25%容量座位,继续路边拾取订单

计划未来

顶部信息:最后于4月9日更新员工在现场使用个人面罩的信息。
在MassMutual的Intranet上,常见问题解答在危机的早期及正在持续的基础上定期更新。的上次更新[日期]特性帮助员工了解信息的最新程度。的最近的交流部分提供有关最新更新的详细信息。可扩展菜单提供对关键主题的快速访问。随着时间的推移,主题和列出的顺序会发生变化——例如,旅行主题会被降级,而在家工作的主题会被提升。

结论

在内部网上发布COVID-19信息,确保信息的准确性和可发现性,是目前的主要工作重点。但是要为明天做好计划,因为明天一切都会恢复正常。制定如何提供和组织与冠状病毒相关的内容的长期战略,以便容易找到和维护,并考虑如何将这些内容的一部分转换到内部网的永久位置。

我要衷心感谢内部网设计者和组织,他们与我们分享了他们的例子,并允许我们分享它们,希望在大流行期间和以后帮助其他内部网团队。除了文章中提到的人员,感谢Andrea Forlani, sorin .lab的UI专家和UX专家。

参阅相关文章:Covid-19内网上的内容