在开发内容策略or undertaking broad sweeping improvements to your existing digital content, two important activities should happen first:内容库存and一个内容审计.

Definition: A content inventoryis a list of every piece of digital content you currently have, captured at either the page or asset level. It includes specific characteristics about each piece.

定义:内容审计检查、评估和评估清单中所列内容的质量。审核可以发现需要更新的内容,新内容可以填补哪些空白,以及某些内容是否可以删除。

Difference between content inventory and audit.
内容库存列出了您拥有的数字内容,并包括每个曲目的名称,格式,URL,创建日期,作者和元数据等方面。内容审核确定内容的质量以及是否需要更新或删除。

我需要一个内容库存和内容审计吗?

短暂的答案是是的.虽然内容库存是了解您内容深度和广度的良好第一步,但它不会告诉您内容的质量或如何改进它。这就是审计进来的地方,为什么我们建议一起完成这些活动,而不是仅做一个或另一个。

可以从内容清单开始,然后进行审核。目录中每一项内容的详细信息将帮助您了解在审核过程中所做任何决策的广泛含义,并使您能够对这些决策采取快速行动。

何时何地开始?

内容库存和审计可以在产品开发过程的任何阶段开始并继续。团队可以通过这些活动开始新的重新设计项目,以确定携带什么内容以及留下的内容。其他团队可能会随着时间而实现他们需要开始跟踪和评估他们的内容,以最大限度地减少用户混淆,冗余和信息超载。真的没有完美的时间开始;如果您还没有内容库存和审计,现在是一个好时机.

首先思考与人员、流程和工具相关的以下要素:

人们:

  • Establish ownership用于库存和审计 - 过程和工件。它可能是你一个人,或者你和一些同事。
  • 涉及其他人的早期;告知所有人,从利益相关者到作者、设计师和用户研究人员,您正在做什么,并遵循适当的审核标准。
  • 提供有效的更新最初,沿途的常规节奏。其他人更有可能关心并信任你决定如果你有意义地通知,那么就会对内容最终做出决定。不要在这里详细介绍它们。

过程:

  • 如果您正在处理大量内容,开发“开始 - 小”心态. 一开始很容易感到不知所措,但要把工作分解成小的增量。如果有太多的内容你无法掌控,那就从一个可管理但有影响力的子集开始。
  • 优先考虑库存和审核所需的内容most frequently accessed或支持最佳任务(为用户和业务)。
  • 划分和征服与其他人的任务。确定清晰的期望,并为您预期的合作伙伴做些什么以及如何提供具体的例子。您甚至可能想演示捕获库存详细信息的过程,并显示队友如何有效审核各种内容类型。

工具:

  • 选择一个工具to house both the inventory and the audit. It should have a low learning curve and barrier to entry. Use something you already have in your数字工作场所工具集并且已经熟悉所有合作者。
  • 探索你是否可以自动化一些过程使用数字工具(例如,爬行工具,CMS标题,日期,作者,元数据)。但是,如果实际人们通过查看和评估每件内容,最好的人是最好的。
  • TimeBox.:做你最初在给定的时间框架(例如,6周)中可以了解您的内容问题和成功。您将首先要使内容改进的势头和兴趣进行一些有意义的进展。本质上,内容库存和审计正在进行任务,因此他们从未真正完成。

选择要包含在电子表格中的范围和条件

您将希望为您的内容库存和审计选择适合您组织的需求和团队的能力的范围。您可以为整个网站或应用程序,网站或应用程序的本节进行这些活动,甚至是整个用户旅程多个触点.如果您正在跟踪和评估内容客户旅程,查看该旅程中用户所需的关键内容(即使是在音乐会中旅程地图)看,看看是否有任何知识差距或表现不利的内容,这对整体经验有害。

不管您选择的范围是什么,电子表格往往最适合内容清单和审计。团队远程工作在同一文档中协作可以使用Google Shotel等工具或在Excel或数字中创建电子表格。如果您在SharePoint或Team Server上共享文档,请允许每个人查看库存和审核,但确保适当设置权限,以便仅批准的个人可以更新。保留电子表格的备份副本,以防万一。

库存属性在您的电子表格中包含,但不限于:

  • Name or title of the piece of content (not the page title, the actual name or title); if it doesn’t have one, give it a clear name or summarize what it is
  • 指向其所在位置的URL或链接
  • 作者、所有者或来源(谁编写或创建了它,谁拥有它,它是用户生成的,从其他地方输入的,等等)
  • 它涉及的主题或主题
  • Format (article, video, image, web part or component, webpage type, PDF)
  • 创建或上次修改日期
  • 元数据(页面标题,元描述,alt文本等)
  • 在内部原始文件居住的地方

这套evaluation criteria for the auditing process通常是双重的。它包括但不限于:

  1. web写作和其他内容格式的行业最佳实践:
  2. 组织自己的内容标准,用户需求,目标和性能指标集;例如:
    • 用户需求:Specify the audience,它的任务和需要. 你的内容用户是谁?他们试图做什么(例如,寻找答案、发现新信息、了解新主题、比较选项、做出决定、取得联系)?内容在多大程度上支持他们完成任务?他们有什么未回答的问题吗?
    • 内容标准:内容在多大程度上反映了组织的intended tonal values,包括适当的元数据,遵循格式化和结构化指南,并秉承设计原则?
    • 目标和性能指标:State what the content is supposed to be doing (e.g., create awareness, drive traffic, generate leads, sell something). Use performance metrics, such as clicks, views, bounce rates, likes, and shares, coupled with any qualitative insights from user research in your analysis. Does the content help reach the goal or detract from it?
Evaluation Scale for Content Audits 评级规模

水平content quality给定最佳实践、内部内容标准、用户需求、业务目标和度量。

高的

平庸

低的

填写每条内容的详细信息

获取电子表格设置后,按作品拍摄您的内容,并填写库存和审计中的详细信息。您可能无法通过单独查看它来审核每件内容;您可能必须挖掘您的内容管理系统,以查找作者,元数据和日期(如果您无法导出此信息)以及您的分析平台查看性能指标。您甚至可能需要进行定性用户研究要了解内容是否有效满足用户需求。在任何情况下,开始以您自己的审查和对内容的评估开始是可以接受的,然后决定哪些区域或作品需要进一步挖掘以确定其命运。

不要过度估算库存和审计内容的过程。如果您不确定某个内容是否满足用户需求、是否符合内容标准或潜水指标,请注意审计电子表格中的。这些作品是很好的例子,可以带到您的团队或内容创作者那里去获得他们的观点。它们还可能具有其他上下文来帮助您确定是保留内容、更新内容还是删除内容。这些实例还可以帮助您的团队认识到在内容创建开始或继续之前记录用户需求、内容标准、目标和成功度量的重要性。

确定内容的命运

仅仅完成内容清单和审计是不够的。你还必须对它进行全面的审查,以做出关于如何处理问题,不准确或过时的内容。寻找具有低质量的单个内容或整个部分。

在您的审计中查看所有因素和评级,记录每个部件的状态:保持,更新,或消除. 对于需要更新的部分,记录需要做什么来改进它,并为任务分配一个所有者。所有者可以是目录中记录的内容所有者或作者,也可以是其他人。从一开始就与涉众、内容所有者和创建者一起检查您提议的更改—特别是对于重大更改或完全删除内容。

一般而言,与行业最佳实践的内容达到达成协议,您的组织的内容标准可能是最容易做的,所以开始那里。确保每个件都遵循最佳实践网页写作包括一致的元数据。对内容进行迭代以使其更好地满足用户需求和驱动度量可能需要更多的时间。但是,在内容审核和清点完成之后,这些更大的努力仍然值得尽快进行,特别是对于那些对用户来说非常明显和有问题的内容。

维护内容库存和审计

一旦您开始使用您的库存和审计来指导与内容有关,它已经是更新的时间,以反映创建的新内容,对现有内容或退休内容进行的实际更改。对碎片或部分的任何修改都应尽快反映在电子表格中。

内容管理系统和工具可以帮助您将库存部分自动更新。但是,审计总是需要continuous monitoring and updating其所有者。作为审计的负责人是一项大而耗时的工作。人们总是试图把它附加到他们的其他职责上,但这永远不会成功。与它们所包含的内容非常相似,如果不进行维护和维护,库存和审计可能会很快变得过时和笨拙。与您一直参与的同一组人分担维护内容审核和库存的责任,或者将其他人带到您的流程中,以帮助您保持其最新和准确。

结论

内容库存和审计是评估框架,而不是精确的科学。他们是帮助您的团队转移焦点和的伟大工具心态源自quantity内容到质量of content.Use them together to keep track of what content you have, where it lives, who owns it, and how well it performs. This information will reveal whether you should let your content live as it is, improve it over time, or remove it altogether.

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