Google Drive,Dropbox,Onedrive,iCloud - 这些都成为普通家喻户晓的名字。它们都是人们每天使用它们的云存储系统,以各种目的来说,从设备上同步信息同步到与他人实时合作。

然而,这些系统很复杂,用户并不总是对他们的工作方式良好理解。为了了解人们如何考虑这些系统,我们采访了8位与他们使用谷歌驱动器,OneedRive和Dropbox相关的做法。有些人还简要描述了他们与Apple的iCloud和Adobe的创意云等其他服务的经历。

复杂系统,简化心智模型

从用户的角度来看,在与网站或应用程序的正常交互中,通常只有一个代理力量:用户。系统状态的变化通常是对用户操作的响应,用户可以构建一个相当简单的心理模型基于之间的改变执行一个行动并评估系统响应- 至少,如果设计遵循可用性启发式#1:系统状态的可见性,以便用户知道系统做了什么。

基于云的系统在多个用户可以同时与系统交互;这些互动都可以改变系统的状态。(此外,系统可能有人工智能代理没有任何人类的动作,这导致额外的变化。Sure, traditional, noncloud systems can have this feature as well, but it’s more common in the cloud.) Because of that, it can be difficult for users to understand the state of the system at a given moment or predict the system’s reactions to any particular action.

我们的研究表明,用户试图以粗糙的方式适应多元指数:

  • 他们使用外部,传统渠道(如电子邮件或亲自通信)来共享信息并设定协作规则。
  • 他们在修改或删除可能与他人共享的数据方面或删除其他人或删除其他人或其他人的数据时,他们都会注意到其他人的贡献和过度简化。
  • 由于(1)缺乏对移动或删除信息如何修改访问权限从而影响他人的理解,以及(2)基于web的界面的UI限制(其中直接操作在其他类似类型的接口中的习惯性支持的程度较小)。
  • 隐私很少是一个问题:至少在谷歌和微软等知名公司的系统中,人们是这样愿意为了方便而忽略它
  • (重新)查找其他人共享的信息是具有挑战性的,并涉及使用电子邮件等外部工具。这一问题使这个问题变得复杂于一些共享信息在多个地方生存。

在此列出中列出了对传统,单机制机制的繁重依赖,以绕过复杂的云系统:电子邮件,亲自沟通,真实的品牌信托。

糟糕的信息管理导致旧信息的激增,对谁可以访问以及以何种方式访问(查看还是编辑)知之甚少。由于人们在检查权限时遇到了困难,通常机密信息会继续与不应该再拥有访问权限的个人共享(例如,因为他们不再为该组织工作)。

在很多方面,用户似乎都在尝试将这些多主体系统整合到现有的、更简单的心智模型中,而这些模型是用于类似的单主体交互的.一个例子是permission-clash当人们将云中的文档附加到电子邮件中,而没有意识到这些文档需要正确的权限才能被收件人访问时,就会出现这种问题。因此,他们将现有的电子邮件附件心理模型(即将文档发送给电子邮件接收者)转移到“附加”云文档。

虽然我们在云存储服务的使用案例中记录了这些问题,但它们很可能会在各种其他类似的云服务中遇到,其中多个用户可以改变系统的状态。

为什么人们要使用云存储

我们的研究中的参与者有几个主要原因报告用于使用这些系统,下面列出的顺序:

  • 与他人分享信息
  • 可以从任何地方获取文件
  • 跨设备传输和同步信息
  • 与他人合作处理文件和其他文件
  • 扩展存储和备份或文件归档

谷歌Drive和OneDrive在协作中使用最多- 因为它们分别与Google文档/ Google纸张和Microsoft Office 365各自的连接。Dropbox还有一个名为纸张的应用程序,允许文档Cocreation和Collaboration,但我们的用户都不熟悉它。

另一个特定服务与另一业务的选择通常由间接因素决定:

  • 与其他服务的集成.许多用户报告已经沉浸在谷歌或微软的世界中,因此使用云存储服务是他们实践的自然延伸(以同样的方式,例如,qr码扫描在中国变得很普遍,因为它嵌入了非常受欢迎的微信服务)。

    一位参与者描述了为什么她开始使用Onedrive:“我们已经是生态系统的一部分,所以它只是,它是有道理的,因为我们已经使用Microsoft Word,Excel,PowerPoint,甚至偶数Outlook。[…] We also use Skype for meetings, both personal and business.[…] So that made it easy just to say, ‘okay, let's just use OneDrive.’ Because that's a part of the ecosystem and it just makes it easier, more seamless to us to work across the board.”

    在谷歌Drive和OneDrive的例子中,人们觉得它也是易于访问该服务通过电子邮件和其他应用程序,他们已经在使用,因此,他们不需要登录另外:

    有些人开始使用谷歌Drive,因为他们已经开始使用谷歌Docs和谷歌Sheets进行协作。类似地,在微软的世界里,一些参与者回忆说,他们开始使用OneDrive是因为它与SharePoint或Office 365套件集成在一起。一些人使用iCloud存储照片,因为它已经链接到他们的iPhone。

    “我使用谷歌驱动器,因为有谷歌Sheets和谷歌Docs。你可以在特定的文档上进行协作,并将这些文档共享到你的硬盘上。我不知道Dropbox是否有同样的功能或者你是否需要在Excel中工作,然后保存一些东西。在我们开始使用谷歌Drive和谷歌Sheets之前,我们从未进行过任何形式的合作。”

  • 合作者和同事使用它.许多人报告使用系统,以便与已经使用该系统已经使用的特定人群进行协作。在某些情况下,他们的工作场所强制使用一个系统(例如,OnedRive),并且公司的IT部门已经集成并在用户的计算机上安装了该软件。

    一名参与者解释说:“基本上,我团队中的每个经理都有一个野外的,我们为我们管理的不同实体设置了它。我们为不同实体进行财务报告,因此我们将其用作文件存储区域,因此我们的团队也可以在[...]一个协作环境中,因此他们可以在我[...]时更新......]回顾一下。“

能力的限制

虽然用户没有报告担心Google Drive或OneDrive的存储容量,Dropbox较少用于文件归档或存储,尤其是因为其容量有限:我们的参与者不想为服务支付,因此他们避免在Dropbox上存储太多文件。一个参与者描述了她的策略,以避免超过存储限制:

“我有一个免费的Dropbox版本,它很快就被填满了。所以我会从客户或同事那里接收文件,然后,当我完成那个项目时,我会关闭那些文件,这样我就可以为其他事情腾出更多的空间。”

(这个策略不是大消息:每当他们处于耗尽空间的危险时,人们倾向于使用它的版本。例如,在我们对印度移动用户的研究中,我们发现他们经常倾向于将应用程序保存到他们的SD卡,以避免使用他们的手机有限的存储功能。)

Dropbox的一个常见问题是,为了能够主动使用共享文件夹,用户需要将其添加到我的Dropbox空间中,从而消耗自己的存储。一个参与者描述使用的待办的共享文件夹Dropbox的功能,它基本上允许用户跟踪与她共享的文件夹,而无需将其添加到她的Dropbox中。她提到等待添加那个文件夹,直到她准备开始工作。

“我不得不处理一些东西(为Dropbox腾出空间)——比如,这个文件夹,周年纪念相册,现在就在待定共享文件夹因为这个项目没有完成,但我有另一个进来的项目占据了很多空间,所以我不得不动出来。所以我有点把它从我的文件夹中移开,当我需要再次使用它时,我将不得不释放其他一些空间并将其放回。“

Dropbox:待定共享文件夹一个参与者使用该功能来绕过有限的存储容量。

另一种绕过Dropbox容量限制的方法是通过链接使用他人共享的文件,而不将文件保存在用户自己的账户中。这种做法很麻烦,因为用户每次想要使用文件时,都必须找到与他们共享的链接(通常通过搜索旧邮件)。

隐私问题

人们通常不关心存储在云中的信息的隐私。他们中的大多数人都是信任服务提供商,愿意分享诸如社会安全号码或税务文件等最私人信息。特别是在谷歌驾驶和砧物,部分原因是他们已经建立了相信在谷歌和微软之后,随着时间的推移使用许多产品。此外,在某些情况下,其雇主强制执行云服务,这增加了合法性。

“我有点担心,因为有些东西相当敏感,你知道,如果任何人都能接触到它们,那就不好了,但(……)我不会想太多。”

设备和渠道

我们所有的参与者报告主要在他们的台式机和笔记本电脑上使用谷歌Drive和OneDrive。虽然大多数人的手机上也安装了相应的应用程序,但他们倾向于只用它们来查看信息——有几个人提到在手机上编辑文件太复杂了(这一发现与我们对设备重要性的研究)。

一名用户解释道:“我手机上有谷歌Drive应用程序,我只会把它作为参考。所以,如果我在某个地方,我没有在手机上进行编辑,屏幕太小,我不喜欢在手机上打字;我会使用它,这样我就可以把东西拿出来,然后参考它们。”

Dropbox有点不同 - 因为它被视为作为共享和转移文件的方式,而不是存储或协作,有些人报告主要在手机上使用它来传输照片。

在电脑上,我们大部分的用户(有一个例外)通过web应用程序访问服务而不是安装本机桌面应用。一位与会者使用OneDrive只有通过桌面应用程序和几个安装(例如,因为他们的it部门安装了它),但没有利用它。网络的使用渠道影响了人们对这些服务的许多观点。

有趣的是,在电脑上安装OneDrive原生应用程序的人只把它用于文件存储和跨设备访问——他从不与他人共享文件。他有效地对待OneDrive,就好像它是他电脑上的另一个存储单元。

文件组织与管理

大多数Google Drive用户都没有明确的文件组织。有些人创建了文件夹以与特定的合作者分享,但许多文件刚刚倾倒,没有信息管理策略。要查找文件,人们报告了搜索它,依赖于最近的文件功能,或通过电子邮件搜索,以查找其他人共享的文件。

“我[找到文件]的方法是浏览我的Gmail,因为我认为有一个相应的电子邮件与分享。我会输入我关于那件事的粗略记忆,或者我认为是谁发的,然后搜索那个人的所有邮件。”

一个复杂的问题是,在一些服务中,其他人共享的文件可能出现在多个地方——例如,在谷歌驱动器中,它可能出现在和我分享空间,以及收信人可能放在文件夹结构中的任何地方。

糟糕的信息组织的影响之一是文件完整视线,无心效果:一些参与者完全忘记了云存储帐户中的东西 - 许多人在他们找到的文件中表达了惊喜:

“哦,我想我以前是用它来做生意的。哦,天哪,那真的很旧。很多东西都很老了。看起来我有一个食谱文件,我显然没有使用过。也就是说,我忘了它在那儿。”

一个用户提到她难以组织她的Google驱动器文件,因为她无法轻易拖放它们或一次看到多个窗口:

“我发现它实际上很难在谷歌驱动器上组织东西,因为我习惯了一个桌面,你可以拖放它,你可以一次打开多个窗口,我可以看到,你可以看到知道,三个或四个文件夹,我可以在这些文件夹之间拖动,我在谷歌驱动器中无法做到。所以,我经常希望我能比我更好地组织谷歌驱动器。“

在OneDrive上,用户往往对自己的信息更有条理。OneDrive的默认UI更接近于传统的文件系统界面,所以人们可能更容易组织他们的信息。尽管在所有三种服务中至少在某种程度上存在直接操纵,但某些服务的直接操纵似乎没有其他服务那么突出,这种突出影响了人们的信息管理实践。

谷歌驱动器web UI的默认视图
Dropbox web UI的默认视图
OneDrive web UI的默认视图,与典型的文件夹视图非常相似

文件存放在哪里

我们的用户都没有预期存储在云中的文件以脱机或依赖于所提供的云服务的脱机访问。即使是通过本机桌面应用程序专门使用OneDrive的参与者也没有意识到(某些)他的文件的副本存储在他当地的硬盘上。事实上,他提到了使用云释放他的本地存储:

“我知道计算机只能处理一定的空间。我使用OneDrive作为二级存储空间,就像一个数字文件柜。比如,如果有一些东西[…]我可能稍后需要访问[…],但可能不需要——让我,以防万一,确保我把它堆在某个地方。我要做的就是拿着它,把它剪下来,去我的OneDrive,我的文档……然后,你知道,它不在我的电脑上,但我仍然把它放在数字文件柜里。”

(OnedRive确实有一个指示灯显示文件在本地可用时,但其含义并不清楚我们的用户。)

我们的参与者不知道复选标记和云中的内容状态OneDrive应用程序的专栏意味着没有意识到他的OneDrive文件存储在他的计算机上。

一些谷歌Drive用户表示,他们认为谷歌Drive可以离线工作,但他们从未想过这一点。

When we asked them how they would access their file offline (e.g., on a plane with no Internet connection), all of our users said that they would take extra steps to download the file from the cloud service and save it as a separate file on their computer. Then, once they were back online, they would simply upload the modified file manually back into the cloud:

“我要做的是,我总是把我需要访问的任何文件或文件夹拖到(我自己的磁盘上),[……]这就像,好吧,好吧,不管我有没有上网,这是在我的实际(电脑)上。”

谁可以访问云文件

我们的大多数用户对访问权限非常浑浊,以及如何随着文件复制或移动的方式。甚至检查谁有难以访问的文件很难 - 云接口没有使它特别明显。很明显,大多数用户没有经常检查权限。

用一个参与者的话语:“实际上我真的不知道如何检查文件的[谁有权限] [...]我觉得我记得曾经在以前的人进入文件或编辑文件,但我不记得了我是如何做到的,我现在无法弄清楚它。“

谷歌驱动器:参与者不知道如何检查所选文件的访问权限,尽管文件详细信息显示在屏幕上。她最终弄清楚了在“图标”的外形上徘徊细节视图显示文件与谁共享,但她仍然不确定每个人拥有什么类型的权限(编辑与查看),最后做了谷歌搜索以找出它。即使在那个时候,她也很难按照指示去做

添加的并发症是可以通过向收件人发送链接或将该人与可以访问该文件的人员列表来共享文件。通过链接共享不允许用户查看谁可以访问该文件。有些人喜欢通过链接分享,因为它们觉得它更容易(通过向一群人通过电子邮件向一个人添加到许可列表中的那些是更简单的,也许是因为电子邮件已经保存在电子邮件客户端中,而且它适合存在共享网页的心理模型)。此外,一些电子邮件客户端与云服务集成,并轻松地附加基于云的文档(尽管这种做法经常导致许可冲突:如果权限不正确,附加它并不总是允许收件人访问文档)。

获得权限可见性的后果是宽松的信息安全.我们的几位与会者仍然可以从以前的作业访问与工作相关的内容,因为许可尚未在剩下时更新。(即使在更改作业时可能已删除本公司的帐户,也已通过链接或用户的个人帐户共享一些文件。)

新文件的访问权限

当人们在共享文件夹中创建一个新文件时,所有参与者都希望访问该文件夹的每个人都可以访问文件 - 基本上,该文件继承了父文件夹的访问权限。

但当我们问他们如果他们改变文件的位置或删除它会发生什么时,这个模型开始变得混乱。大多数人只是意识到,他们不太知道会发生什么,他们从来没有想过。由于缺乏清晰的模型,他们不太可能清理或重组信息,这也部分解释了为什么他们的云存储库通常相对混乱。

删除文件权限

参与者对于如果他们试图删除共享文件夹中的文件会发生什么有模糊和不一致的期望。一些人认为只有所有者才能删除该文件,其他人则认为任何人都可以编辑该文件。一个人认为,该文件将从她自己的视图中消失,但合作者仍然可以访问。

谷歌驱动器:从文件夹中删除文件将从视图中删除该文件,但合作者可以使用该文件(不管所有者是谁)。然而,大多数用户并不知道这种行为。

移动或复制文件

人们不知道如果一个文件被移动到另一个位置会发生什么。当被问及这个问题时,大多数参与者猜测,当文件从一个源移动到一个目标时,它的最终权限将是源和目标权限的合并。因此,他们认为如果他们将与a共享的文件移动到与B共享的文件夹中,那么a和B都可以访问该文件。

引用与会者的话:

“[如果在不同的文件夹中移动文件],我不会看到为什么[当前协作者]不会[可以访问它]即使[目的文件夹]是私有的,那么该文档仍然是共享的最初与所有其他人一起,所以他们仍然应该能够获得它。我从未尝试过。所以,再次,我不知道。“

“所以我从夏天文件夹中没有权限的测试我希望权限会改变。我希望使用许可的人仍然有许可,如果它在移动[…所以基本上许可将变得更加包容。”

然而,这种看法在不同情况下并不一致。例如,如果与a共享的文件被移动到私有位置(不与其他任何人共享),一些参与者认为该文件将变成私有文件,a将失去特权。

有些人认为,复制一个文件应该保留原始文件的访问权限,而与复制文件放在哪里无关,其他人认为该文件应该是私有的。

合作实践

我们的几个与会者使用Office 365 Live和Google文档或Google Sheet等服务,以协作创建和编辑其他人的云文件。我们注意到,通常,人们更愿意创建自己的协作政策,而不是依赖于系统提供的协作编辑或合并的机制。几位参与者报告了在同一时间编辑的多个人(例如,有些抱怨它们出错并无法保存文件时,让系统进行合并,因此不同的贡献者必须保存文件的副本合并单独更改):

“喜欢,我会遇到身体保存(按钮],它会说,由于某种原因,它不能更新文件。[…]这些实例非常讨厌,因为你必须接触到文件和其他的人有点像你知道,改变不储蓄,所以有人来拯救一个版本的文件,然后更新、基于的没有保存。”

基本上,大多数用户都说他们会尽量注意与他人在同一个文档上工作通常情况下,当他们开始合作时,要么就一个策略达成一致,要么就使用已经在他们的工作组中建立起来的实践。他们通常避免使用另一个人的文件的同一部分工作:“所以,我不会点击同一单元格,并尝试在同一件事上工作。而且我也没有这样做。“

出现了一些实践:

  • 划分和征服.不同的合著者会声称文档的不同部分,并确保他们只编辑了那些部分,就像几个参与者描述的那样:

    “人们将把他们的名字放在具体的分组旁边。因此,肖恩基本上拥有这两个部分[......和]这个整个领域。还有没有人拥有这个,所以即使我认为有人这样做,也是没有人应该调整它。所以,我们将通过此功能并使我们的编辑为此文档。然后我们将谈谈改变了什么,所添加的内容。“

    “我们这样做是为了让人们专注于自己的特定领域,而不是被别人的产品所影响。”

  • 集中的模型。合作者将同时发表评论和提出建议,然后主持人将汇总修改并提交。

    “先前,当我在文件上合作时,我们可能已经,如六个或八个人在文件中工作,而且经常有问题,因为人们互相打字。版本历史记录变得超级凌乱。我们会这样做的原因之一是,因为我们经常在最近的项目上工作。而且,这就像每个人都跳进去并将[他们]的反馈放在上面。而且,当这种情况时,我们将有一个人,其中一种人,他们的主持人,他们将负责关闭文件在一定时间,然后经历并了解每个人的评论并接受或删除这些评论。“

  • 颜色编码。在这个集中式模型的版本中,不同的人会为他们的贡献使用不同的颜色,文档管理员会通过最后的审核提交所有的更改和更改格式。
  • 时间分享。一个人将声称对文件的独家访问一段时间并在其上工作(有时离线),然后上传更改。

    “一些编辑者,我希望在Microsoft Word中编辑,因此他们将在Microsoft Word中拍摄Google Doc并编辑。我认为有时人们不喜欢其他人能够看到他们在文件上工作。[...]人们会下载它并在它上工作,然后只要备份人们,以便看到最终结果。“

谷歌Docs/Sheets和Microsoft Office 365都可以很容易地看到其他人是否同时在编辑文档,所以用户报告说他们利用了这些功能。他们还说他们喜欢看到对方的光标。有人提到利用文档相关的聊天功能。

访问编辑历史是一个很有价值的功能,但并不总是容易访问。一些人抱怨OneDrive并没有提供这一功能。即使在谷歌Drive,我们的许多参与者都称赞访问版本历史是多么容易,人们也不完全确定如何找到具体的更改。

”版本历史。这些是所有的版本,我可以看到谁对它们做了评论。我以为有办法知道是谁调整了特定的细胞,但我不记得怎么做了。在这个例子中,9月17日,大卫调整了这个叫做危险的单元。我不知道他用它做了什么,但我认为有一种方法可以看到具体发生了什么变化,但也许,也许我在这一点上是错误的。所以如果我真的想知道他改变了什么,我会问他。”

谷歌表:虽然有可能查看特定人员编辑哪些单元,但该应用程序没有显示那些编辑的内容。

Web Apps和桌面应用程序之间的连续性

微软Office套件在浏览器和本地都可以作为本地应用程序使用。许多人没有意识到他们可以在本地应用程序中打开云文档,并将其保存回云。他们认为桌面应用程序适用于桌面文件,而web应用程序适用于云文件。一些参与者认为,他们必须明确下载文件才能用桌面应用程序编辑它,或者,一旦他们在本地应用程序中打开了一个文件,就必须再次在云中上传它。

人们也很生气,即网络对应物中缺少一些本机应用程序的功能(例如,Excel中的过滤器功能)。

结论

我们发现,尽管我们研究中的参与者在工作和家庭中出于各种目的大量使用云存储系统,但他们对云存储系统的工作原理只有初步的了解,很少充分利用它们的特性和功能。大多数参与者使用云主要是为了能够访问他们所有设备上的文件,并与他人分享内容。有些人还利用了这些系统中的一些合作编辑软件,但他们对与他人同时编辑持谨慎态度,并经常创建自己的工作实践,以避免同步问题。

Many participants’ cloud storage lacked a good organization structure, for at least two reasons: (1) people tended to use the web UI for the cloud services, and these interfaces had limited direct- manipulation capabilities which did not completely follow the traditional folder-based mental model; (2) because people did not fully understand access rights for shared files, they often were reluctant to reorganize files that were shared with or by others or even thought it was not possible to do it. People also had a hard time finding files shared with them by others and often did an email search in order to retrieve links that others had sent them.

协作是一个很有价值的特性,但也需要额外的努力来确保更改不会丢失。由于版本控制不容易或不完全透明,人们不得不建立时间昂贵的策略(通常包括一个额外的人来调节输出或亲自会议来商定最终结果)。尽管有些人利用了文件聊天这些系统的特征,很多时间协作策略涉及外部交换(通过电子邮件或亲自)。

这些调查结果对两种不同的读者组有两种阶段:

  1. 云存储系统的设计者应该花更多的时间让它们的功能对用户透明。与脱机功能相关的技巧,更广泛地使用直接操作,显示文件访问权限,以及在文件移动或删除时对访问权限的明确反馈,都有助于使用户更容易地理解这些系统的行为。
  2. 在内部采用云存储系统的组织需要注意的是,人们很少能充分利用它们。他们可以通过制定关于如何在组织内部使用这些系统的明确政策和指导方针,帮助员工更好地利用这些系统。在人们的电脑上安装软件是不够的。(虽然我们不愿将用户培训作为可用性问题的解决方案,但在这种情况下,少量的培训可能会有很长的路要走,特别是在无法改进外包云解决方案设计的组织中。)